Практична робота №1
Чмаріної Олени, МО-31
У чому суть проблеми? Які управлінські упущення призвели до її виникнення?

Характеризуючи дану ситуацію спостерігається ряд проблем. Серед яких:
1. керівник даного підприємства не створив загальну програму для організації конференції, саме за якою відбувався хід подій;
2.не має визначених важливих завдань, а також цілей.
На даному підприємстві виникають незначні конфлікти, насамперед, через нечіткість та незрозумілість посталених перед самим підприємством певних завдань та цілей.
До виникнення даних проблем призвели наступні управлінські упущення: фактично не було встановлено пріоритетних напрямків роботи команди відносно конкретної цілі. Головними причинами цього було неналежне адміністрування «соціального» організму. До управлінських упущень можна віднести також:
відсутність точно визначених повноважень

У міру росту підприємства послідовно з’являється ціла ієрархія посад. Орган управління підприємством розвивається і вдосконалюється у міру зростання соціального організму. Він формує невелику частку «настанов» для робітника на конкретному робочому місці підприємства і формує найважливіші «настанови» для вищого керівництва підприємства. Незважаючи на неабияку працездатність і здібності, керівники великих підприємств не можуть самостійно виконувати всі обов’язки-кореспонденція, прийом відвідувачів,наради, інші організаційні заходи. Окрім того, вони повинні забезпечити керівництво і контроль, оцінювати результати, готувати рішення, визначати програму дій, стимулювати вдосконалення і розвиток. Форма та обсяг соціального організму підприємства мають відповідати його потребам, а кожен функціонер повинен бути здатним виконувати свої обов’язки. В удосконаленні організації управління на підприємстві однією з найбільш важливих і складних є операція відбору. Її рівень суттєво впливає на стан функції «організація» в цілому. Наслідки поганого відбору пов’язані із рангом функціонера. Зазвичай вони є незначними для службовця нижчого рівня і завжди є суттєвими для більш високої посади.
Вищому керівництву даної компанії провести ряд наступних змін:
точне визначення повноважень на даному підприємстві;
дотримання суворої дисципліни;
єдність розпорядництва;
формулювання програми наступних дій, у яких соціальний організм проводиться у відповідності до завдань і можливостей підприємства;
контроль за виконанням програми;
певне узгодження зусилль членів колективу;
запобігання помилкам і непорозумінням;
здійснення дієвого контролю;
заохочування відповідальністі та ініціативи.
Сформулюйте рекомендації у формі регламентного документу, який попереджатиме виникнення подібних ситуацій у майбутньому (стандарт підприємства)
Для попередження виникнення подібних ситуацій у майбутньому рекомендується наступне:
взаєморозуміння та взаємоповага між працівниками;
кожен працівник виконував ті обов’язки які покладенні на нього, відповідно до його посади;
правильний підбір кваліфікованих та відповідальних працівників;
дотримання директором з людських ресурсів загальних правил адміністрування;
особисті стосунки між керівництвом і підлеглими залишались поза роботою.
СТАНДАРТ ПІДПРИЄМСТВА
СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ ЯКІСТЮ
Проведення конференції
Редакція 1
Дата впровадження: 05. 02. 2010
Керівник підприємства
Директор з людських ресурсів
ПОГОДЖЕНО:
Заступник директора з комерції
Адміністратор проектів
Керівник служби якості
Юрисконсульт
1. ЦІЛЬ ТА ГАЛУЗЬ ВИКОРИСТАННЯ.
1.1. Ціль – встановлення вимог до організації конференції з метою забезпечення ефективного її проведення.
1.2. Галузь використання – узгодження та проведення робіт по організації та проведенню конференції.
2. НОРМАТИВНІ ПОСИЛАННЯ.
2.1. ISO 9000:2000. Система менеджменту якості. Головні положення і словник.
2.2. ISO 9001:2000. Система менеджменту якості. Вимоги.
2.3. Настанова якості.
- СТП 4.2.-01 «Управління документацією».
2.4. Технічні вимоги.
2.5. Методичні вимоги.
2.6. Організаційні карти.
3. ПОЗНАЧЕННЯ ТА СКОРОЧЕННЯ.
СУЯ – система управління якістю.
СТП – стандарт підприємства.
ВП – виробничий план.
4. ОПИС ВИКОНАННЯ.
4.1. Власником процесу «Проведення конференції» є директор з людських ресурсів:
Власник процесу має повноваження:
- Розробити програму дій щодо проведення конференції.
Планування, організація, аналіз і контроль роботи персоналу щодо якості підготовки та проведення, відповідно до встановлених вимог.
Координувати розробку проектних рішень що стосуються організації і проведення одноразових урочистих заходів.
Розглядати дії щодо впорядкування і розвитку джерел вхідної інформації про вимоги споживачів з метою задоволення їх потреб.
Надавати пропозиції щодо поліпшення процесу «Проведення конференції».
Власник процесу несе відповідальність за:
розробка проекту організації та проведення конференції з врахуванням можливостей підприємства і вимог споживача;
залучення до проведення конференції висококваліфікованого персоналу;
своєчасність виконання поставлених вищим керівництвом задач;
розробку і виконання заходів, спрямованих на покращення протікання процесу;
прийняття рішень з питань, що стосуються його компетенції.
4.2. Модель процесу «Проведення конференції».
Модель процесу «Проведення конференції» наведена у додатку 1.
4.2.1. Вихідні потоки:
Вихідний потік
Процес-споживач
Форма передачі вихідного потоку
Відповідальний за приймання

Вимоги споживачів
Визначення та аналіз встановлених вимог
Звіти про процес
Керівник проекту

Інформація про стан процесу
Визначення та аналіз встановлених вимог
Дані про протікання заходу
Керівник підприємства


4.2.2. Вхідні потоки.
Вхідний потік
Процес-постачальник
Форма отримання вхідного потоку
Відповідальний за передачу

Інформація про потреби споживачів
Визначення та аналіз поставлених вимог
Звіти про дослідження вимог споживачів
Відділ маркетингу


4.2.3. Ресурси процесу:
- підготовлений персонал;
- бюджет;
- оргтехніка, канцтовари, приміщення;
- довідкова література.
4.3. Опис виконання процесу.
Процес «Проведення конференції» складається з етапів:
планування проведення одноразових заходів;
аналізування попередньо проведення одноразових заходів;
розробка проекту проведення одноразових заходів;
затвердження проекту;
розподіл обов’язків між персоналом;
управління змінами в проекті;
проведення заходу.
4.3.1. Планування проведення конференції.
Планування конференції проводиться відповідно до затвердженого стандарту та правил етики бізнесу.
4.3.2. Аналізування попередньо проведених конференцій.
На основі отриманих матеріалів щодо результатів проведення конференцій і отриманої інформації щодо вимог споживачів проводиться розгляд можливості виконання робіт, термін їх виконання, обумовлюються умови виконання робіт.
4.3.3. Розробка проекту проведення конференцій.
Проект проведення відповідних заходів розробляється у письмовому вигляді з графіками робіт на основі планування та аналізу проведених заходів.
4.3.4. Затвердження проекту проведення конференцій.
Затвердження проекту проведення конференцій здійснюється для забезпечення заходу вимогам, що встановлені споживачами.
4.3.5.Розподіл обов’язків між персоналом.
Розподіл обов’язків відбувається у межах їх можливостей, компетенції. Персоналу чітко пояснюється що вони повинні робити, у які строки та як їх перевірятимуть.
4.3.6. Управління змінами в проекті.
Зміна проекту проводиться шляхом заміни частини проекту, яка не відповідає вимогам на нову скориговану відповідно до вимог зацікавлених сторін.
Відповідальність за внесення змін в усі примірники проекту несе куратор замовлення.
4.4. Вимірювання та моніторинг.
4.4.1. Критерії оцінки процесу та способи вимірювання.
Для контролю результативності процесу застосовуються такі критерії:
кількість виявлених помилок;
кількість змін у проекті;
кількість слабких місць у проекті;
кількість відхилень;
використання резерву часу.
4.4.2. Періодичність вимірювань.
Періодичність розрахунку критеріїв оцінки – щоденно.
4.4.3. Форма запису результатів вимірювання.
Результати вносяться в щоденний звіт про виконання плану робіт по підготовці заходу. За результатами оцінки визначаються коригувальні і запобіжні дії, що направлені на вдосконалення проекту.