Виробництво кольорових металів
На сучасному етапі розвитку науково-технічного прогресу неможливо обійтися без кольорових металів, які є незамінними в машинобудуванні і особливо широко використовуються в таких його галузях, як електронна, електротехнічна, радіо-телевізійна, приладобудівна та ін.
В Україні кольорова металургія почала швидко розвиватися в радянський період у зв'язку з інтенсивним розвитком енергетики і машинобудування.
В повоєнні роки були розвідані і почалося промислове освоєння родовищ руд важливих- кольорових і рідкісних металів та їх виробництво. Разом з тим Україна залишалась крупним імпортером кольорових металів.
В Україні відкриті і розробляються родовища сировинних ресурсів — алюмінію, магнію, руд титану, цирконію, нікелю, ртуті тощо.
Алюміній — легкий, порівняно міцний метал, що має значне поширення. У зв'язку з широким використанням його назвали «крилатим металом». Він застосовується в усіх галузях народного господарства і має велике майбутнє.
Алюміній посідає перше місце серед металів щодо поширення у природі. Його вміст у земній корі становить 7,45 %. Рудами алюмінію є: боксити, нефеліни, алуніти і каоліни. Виробництво алюмінію складається із двох основних процесів: добування глинозему з руди та електролізу глинозему.
Глинозем одержують трьома способами: лужним, кислотним та електротермічним.
Найбільш поширений лужний спосіб (розроблений у Росії). За цим способом боксит після подрібнення і розмелювання вилуговують концентрованим розчином їдкого натру при температурі 523 0К і тиску 2500-3000 МПа. Електроліз глинозему проводять у розчині кріоліту (Nа3АlF6) у спеціальних електролізних ваннах. Дно ванни виложене з вуглецевих блоків і є катодом “-“ . Температура електролізу підтримується приблизно 1200 0К. Рідкий алюміній нагромаджується на дні ванни і періодично (через1-2 доби) забирається з ванни. Електролітичний алюміній піддають рафінуванню електролітичним способом або продуванням хлором. При електролітичному рафінуванні чистота алюмінію досягає 99,999%.
Як сировину для виробництва алюмінію можна використовувати боксити, алуніти, сієніти, нефеліни, а також каолін, запаси якого на території України дуже великі. Основною алюмінієвою рудою, на якій базується майже вся світова алюмінієва промисловість, є боксити. Запаси бокситів на території України незначні. Промислове значення мають родовища Смілянське (Черкаська обл.) і Високопільське (Дніпропетровська обл.). Вони в змозі забезпечити сировиною Запорізький алюмінієвий завод протягом певного часу, але їх запасів недостатньо для збільшення виробництва алюмінію в Україні. Родовища бокситів відкриті, але до кінця не розвідані на півдні Дніпропетровської області, в Приазов'ї, Карпатах. Цінною сировиною для виробництва алюмінію є алуніти. Значні запаси їх відкриті в Закарпатській області (родовища Берегівське, Беганське). Нефелінові сієніти як сировина для виробництва алюмінію є в Приазов'ї і Дніпропетровській області. ^Дуже важливою сировиною для виробництва алюмінію є каолін. Його родовища є в багатьох областях України, а видобувається він переважно у Вінницькій, Хмельницькій, Дніпропетровській і Запорізькій областях.
Головними родовищами калійно-магнієвих солей на Україні є Стебниківське і Калушське у Прикарпатті та сполук магнію — Сивашське в Криму [4].
В Україні відкрито цілий ряд родовищ нікелю, але всі вони дрібні за величиною запасів. Найбільшими з них, які мають промислове значення, є Побузьке і І Іридніпровське. Найбільші родовища титанових руд знаходяться в Житомирській (Іршанське і Стремигородське) і Дніпропетровській (Самотканське). Основні родовища хромітів на Україні відкриті в Кіровоградській і Дніпропетровській областях, але вони ще не експлуатуються. Потреба України в хромі задовольняється його імпортом з Уралу та Казахстану. Руди цирконію в Україні відкриті в Самотканському родовищі титанових руд, вони є також в Приазов'ї. В Україні є значні запаси ртуті. Основне її родовище — Микитівське, яке розташоване в межах м. Горлівки. Родовища ртуті є також в Закарпатті та Криму. Родовища з промисловими запасами молібдену, свинцю і цинку в Україні відсутні, а підвищені концентрації ванадію є тільки в Керченських залізних рудах, які можуть бути основною сировиною для його отримання. В Дніпропетровській, Кіровоградській, Донецькій і Закарпатській областях відкриті родовища золота і ведеться підготовка до їх експлуатації. Самостійні родовища ніобію і гафнію відсутні. Ці метали зустрічаються тільки в комплексних рудах з іншими металами.
Мідь у природі знаходиться у самородному стані, сульфідних і окисних рудах. На сульфідні руди припадає близько 80 % усіх світових запасів. З них найпоширеніші: халькопірит (мідний колчедан) СuFеS2, халькозин Сu2S, борніт Сu3FеS3, ковелін СuS. З окисних руд використовують малахіт СuСО3·Сu(ОН)2, куприт Сu2О, тонорит СuО, азурит 2СuСО3·Сu(ОН)2. Середній вміст міді в рудах не перевищує 3 %.
Технологічний процес плавлення міді складається з: одержання мідних концентратів (збагачена руда); одержання з мідних концентратів шляхом випалювання, мідного штейну; виплавляння з мідного штейну, шляхом продування його повітрям у спеціальних конверторах, чорнової міді; рафінування чорнової міді (вогневим і електролітичним способами).
Розвиток кольорової металургії як галузі металургійного комплексу почався з введенням у дію в 1933 р. алюмінієвого, а в 1936 р. — магнієвого заводу в Запоріжжі, а також з організації виробництва цинку в м. Костянтинівці (Донецька обл.). По випуску продукції кольорової металургії Україна займала третє місце в колишньому Радянському Союзі після Російської Федерації і Казахстану.
Комплекс підприємств цієї галузі в Україні здійснює видобуток, збагачення і металургійну переробку руд кольорових і рідкісних металів. До його складу входить виробництво сплавів, прокат кольорових металів і переробка вторинної сировини.
Розміщення підприємств кольорової металургії зумовлено переважно двома основними факторами — сировинним і енергетичним. Підприємства, які переробляють руди з незначним вмістом основного металу, тяжіють до джерел сировини (виплавка ртуті, нікелю, рідкісних металів та ін.) Енергомісткі виробництва (титано-магнієве, цинкове, алюмінієве) розміщуються в місцях дешевої електроенергії, як правило, поблизу потужних електростанцій.
У розміщенні підприємств кольорової металургії в Україні виділяються два основних райони: Донецький і Придніпровський.
На території Донецького району знаходиться Микитівський ртутний комбінат, який включає завод, рудники і збагачувальну фабрику. Це підприємство дає понад 90 % продукції СНД. В цьому районі знаходяться Костянтинівський цинковий завод «Укрцинк», який працює на імпортній сировині з Північної Осетії та Західного Сибіру. Розміщено цей завод з орієнтацією на енергетичну базу Донбасу. В Артемівську працює завод по обробці кольорових металів, який випускає латунь, латунний і мідний прокат. Мідь і свинець імпортується з Російської Федерації. В м. Свердловську знаходиться завод алюмінієвого прокату. Придніпровський район кольорової металургії спирається на потужну енергетичну базу, яку утворюють Дніпрогес, теплові і атомні електростанції. В Запоріжжі зосереджені титано-магнієвий і алюмінієвий заводи. Титано-магнієвий завод одержує магнієву сировину з Калуша, Стебника і Сиваша, а титанову — з Іршанського і Самотканського родовищ. Алюмінієвий завод працює на імпортних бокситах з Уралу та інших територій зарубіжних країн. Для виробництва глинозему, яким забезпечується Запорізький алюмінієвий завод, біля Миколаєва побудовано великий глиноземний завод [9].
У Вольногорську поблизу Дніпродзержинської ГЕС знаходиться Верхньодніпровський гірничо-металургійний комбінат, який працює на титано-цирконієвих рудах Самотканського родовища, а в місті Світловодську, біля Кременчуцької ГЕС діють завод чистих металів і завод твердих сплавів.
В Кіровоградській області на базі недавно відкритого родовища нікелевої руди діє Побузький нікелевий завод. Для забезпечення заводу паливом використовується донецьке коксівне вугілля і електроенергія Південно-Української атомної електростанції. Виробництво магнію здійснюється також Калушським ВО «Хлорвініл».
Україна має тісні економічні зв'язки з іншими країнами СНД по забезпеченню її потреб у кольорових металах. Так, з Російської Федерації надходять мідь та її сплави, цинкові концентрати, олово, дорогоцінні метали, з Узбекистану — мідь, з Казахстану — свинець і мідь, з Киргизії — сурма.
Ще однією важливою умовою є наявність споживача металу.Досить велику частку металу споживає машинобудування . Оскільки Україна спеціалізується на виробництві продукції машинобудування,то чорна металургія також має бути розвинутою(для забезпечення сировиною основної галузі спеціалізації України). Останнім часом посилився розвиток металомісткого машинобудування,таким чином зростає потреба у виплавці більшої кількості металу.
В Україні є величезна кількість металобрухту, який ми поки що не використовуємо в повній мірі,а продаємо за низькими цінами за кордон .Але значно вигідніше було б використовувати його на власних підприємствах,переплавляти на метал,придатний ддля виробництва труб.
Досить розвинутою і потужною є науково-дослідна база (висококвалі-фіковані кадри) зайняті в цій галузі. Взагалі українські науковці вийшли на досить високий рівень розробок. Історично склалося так, що галузь чорної металургії постійно розвивалась, удосконалювались методи виробництва металу,адже Україна виплавляла основну частку металу в Союзі.Тому й нині багато людей займаються розробками в цій галузі. Досить актуальним це є нині, коли розроблені родовища руд вичерпуються на багаті залізні руди і по-трібно шукоти більш досконалі засоби їх збагачення .Крім того нам потрібні нові технології виплавки металу для збільшення його якості,а тому й його конкурентноздатності.
Звичайно,одним із найважливіших чинників розвитку данної галузі є наявність дешевої електроенергії, тобто розвитку базової галузі промисловості - електроенергетики.


Рідке паливо
Нажаль, природний газ доступний не скрізь. Та й у нові котеджні селища, які виникають далеко від сформованої забудови, природний газ приходить далеко не відразу. Тому, якщо Ваш будинок віддалений від газових мереж і немає якісного електропостачання, то, незважаючи на досить дорогий кіловат теплової енергії, як один з можливих варіантів можна розглянути систему опалення на рідкому паливі.
Незважаючи на те, що з системою опалення на рідкому паливі набагато більше мороки у зв'язку з тим, що запаси цього самого палива треба десь зберігати, поповнювати, система опалення на рідкому паливі поряд з системою на зрідженому газі є незалежною. Справді, адже можливо додатково до котла на рідкому паливі (або на зрідженому газі) встановити ще й автономне джерело електроживлення відповідно на солярці або зрідженому газі для забезпечення нормальної роботи автоматики котла, пальника, насосів. У цьому випадку, не буде залежності і від подачі електроенергії. Єдине, що знадобиться від "зовнішнього світу" - це підвезення палива, що при наявності відповідної ємності може бути зроблено раз в сезон. У цьому випадку, запас рідкого палива для такої системи опалення створює почуття впевненості в умовах нестабільного ринку енергоносіїв, однак, треба розуміти, що тривале (більше року) зберігання рідкого палива може призвести до його фізичного і хімічного"старіння". Звичайно, існують ємності для солярки, які мають подвійні стінки і практично стовідсоткову надійність, але це сильно збільшить і так чималі стартові витрати на обладнання для системи опалення, систему підводки та очищення палива. При виконанні системи опалення на рідкому паливі, для створення необхідного запасу великі баки-резервуари звичайно заглиблюють в грунт, а це веде до необхідності щорічно перевіряти їх на герметичність, а вода, часом присутня у рідкому паливі, при низьких температурах може замерзати і закупорюють теплопровід. При розташуванні ж витратного бака в котельні навіть якщо ємності забезпечені спеціальним клапаном SMP із захистом від розповсюдження запаху, швидше за все, у будинку буде присутній, нехай ледь помітний, але все-таки відчутний специфічний запах. До того ж, великим мінусом систем опалення на рідкому паливі є те, що при спалюванні рідкого палива утворюється більше сірчистих сполук ніж при спалюванні природного газу, які можуть конденсуватись на поверхні стінок котла, особливо при низьких температурах води.
Тому теплосприймаючі поверхні рідкопаливних котлів робляться, як правило, з чавуну, що сильно збільшує вагу котла. Такі котли виробляються тільки в підлоговому виконанні. Це виключає їх застосування у поквартирній системі опалення, а в приватному будинку найчастіше вимагає окремого приміщення.
Недоліком рідкопаливних котлів є й підвищена в порівнянні з газовими котлами зольність. Тому, незважаючи на те, що сучасні рідкопаливні котли також працюють повністю в автоматичному режимі, вони, тим не менш потребують періодичного чищення. При несвоєчасному очищенню забруднення спочатку призводить до зниження економічності, а потім може призвести й до повного виходу котла з ладу внаслідок місцевих програвав і розтріскування чавунного теплообмінника. Підводячи підсумок, можна сказати, що опалення на рідкому паливі має сенс тільки в тому випадку, коли недоступне підключення до газових мереж і не буде можливо в найближчому майбутньому або вартість прокладки газопроводу перевищує витрати на солярку.
Питома теплота згоряння дизпалива 42 мДж/кг, або, з урахуванням щільності 40 мДж / літр; враховуючи ККД котла на солярці (89%) отримаємо, що при спалюванні 1 літра отримаємо 35,6 мДж енергії, або в більш звичних одиницях 9,9 кВт/год. Вартість 1 літра солярки - 6 грн. Вартість 1кВт/год електричної енергії - 24 коп. Орієнтовні витрати палива при роботі котла на повну потужність (л / год) = потужність пальника (кВт) х 0,1.
Що ж таке нафта? Теплотехніка відповість, що це прекрасне, висококалорійне паливо. Але хімік заперечить: немає! Нафта - це складна суміш рідких вуглеводнів, в яких розчинені газоподібні і інші речовини.І щоб перерахувати всі продукти, що отримуються з нафти, потрібно витратити декілька листів, оскільки їх вже декілька тисяч. Ще Д.И. Менделєєв відмітив, що топити пекти нафтою все одно, що топити її асигнаціями. Нафта (від перс. neft) - горюча масляниста рідина із специфічним запахом, що поширена в осадковій оболонці Землі і є найважливішим корисним іскопаємим.
Поклади нафти знаходяться в надрах Землі на різній глибині, де нафту заповнює вільний простір між деякими породами. Якщо вона знаходиться під тиском газів, то піднімається по свердловині на поверхнюЗемлі. Мета нафторозвідки - виявлення, геолого-економічна оцінка і підготовка до розробки покладів нафти. Нафторозвідка проводиться за допомогою геологічних, геофизичних, геохімічних і бурових робіт в раціональному поєднанні і послідовності. На першій стадії пошукового етапу в басейнах з не встановленою нафтогазоносною або для вивчення слабо досліджених тектонічних зон або нижніх структурних поверхів в басейнах зі встановленою нафтогазоносною проводяться регіональні роботи.Для цього здійснюються аеромагнітна, геологічна і гравіметрична зйомки, геохімічні дослідження вод і порід, профільний перетин території електро- і сейсморозвідкою, буріння опорних і параметричних свердловин. В результаті встановлюються райони для подальших пошукових робіт.
.На другій стадії проводиться детальніше вивчення нафтогазоносних зон шляхом детальної гравіразведки, структурно-геологической зйомки, електро і сейсморозвідки, структурного буріння.Проводиться порівняння знімків масштабів 1:100.000 - 1:25.000. уточнюється оцінка прогнозів нафтогазоносної, а для структур з доведеною нафтогазоносною, підраховуються перспективні запаси. На третій стадії проводиться буріння пошукових свердловин з метою відкриттів родовищ. Перші пошукові свердловини буряться на максимальну глибину. Зазвичай першим разведуєтся верхній поверх, а потім глибші. В результаті дається попередня оцінка запасів. Розвідувальний етап - що завершує в геологорозвідувальному процесі.Основна мета - підготовка до розробки. В процесі розвідки повинні бути оконтурени поклади, визначені літологічний склад, потужність, нефтегазонасищенность. По завершенню розвідувальних робіт підраховуються запаси і даються рекомендації про введення родовища в розробку.Ефективність пошуку залежить від коефіцієнта відкриттів родовищ - відношенням числа продуктивних площ до загального числа розбурених пошуковим бурінням площ.
Маркування: промисловість випускає автомобільні бензини марок А-72, А-76, АИ-93, АИ-98. У марці бензину буква «А» показує, що він автомобільний, а цифра — мінімальне октанове число. У бензинах А-72 і А-76 октанове число (72 і 76) установлено моторним методом, а в бензинах АИ-93 і АИ-98 друга буква «И» показує, що октанове число (93 і 98) установлено дослідницьким методом. Для підвищення детонаційної стійкості в бензини вводять антидетонатори (тетраетил свинцеві рідини — ТЕС), які дуже отруйні, хімічно активні. Такі бензини називаються етилованими. Вони забарвлюються. Бензин А-72 випускається неетилованим, А-76 забарвлюються в жовтий колір, АИ-93 — в оранжево-червоний і АИ-98 — в синій. Усі бензини, крім АИ-98, поділяються на літні, призначені для використання в період з 1 квітня по 1 жовтня, а в південних районах — протягом усього року, і зимові, які використовуються в період з 1 жовтня по 1 квітня, а в північних і північно-східних районах — протягом усього року.
Таблиця 1.1
Види і марки моторного палива
МОТОРНЕ ПАЛИВО

Карбюраторне
Дизельне
Реактивне


Легке
Важке
Для двигунів

А-66
А-72
А-76
АИ-93
АИ-98
«Екстра»
ДА
ДЗ
ДЛ
ДС
ТЗ
ТЛ
ДТ
ДМ
З дозвуковою швидкістю
З понадзвуковою швидкістю




Т-1
ТС-1
Т-2
Т-5
Т-6
Т-8

Пальне для авіаційних двигунів, що експлуатуються в різних режимах: звичайному (крейсерському) і форсованому (режимі злету літака), повинно зберігати свою стійкість як на бідних, так і на багатих сумішах. Детонаційна стійкість авіаційного бензину при роботі на бідній суміші оцінюється октановим числом, а при роботі на багатій суміші — сортністю. Сортністю бензину називається число, що показує, яку потужність може розвивати двигун на випробному паливі в порівнянні з ізооктаном, сортність якого прийнята за 160. Наприклад, Б-95/130, Б-100/130.
Фракційний склад є важливим показником якості бензину та його випаровуваності, тобто здатності переходити з рідкого в газоподібний стан. Від випаровуваності палива залежать утворення пальної суміші, тривалість прогріву і легкість пуску двигуна.
Промисловістю випускаються сезонні (літні і зимові) автомобільні бензини. Для бензину зимового виду температура википання 10% палива має бути не більше 55°С, а літнього виду — не більше 70°С.
Особливості оформлення комплектів документів на процеси технічного контролю
Уніфікація документів заключається в установленні одностайного складу та форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипових управлінських функцій.Стандартизація - це форма юридичного закріплення проведеної уніфікації.Уніфікація документів проводиться з ціллю скорочення застосованих документів, типізація їх форм, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по сумісним функціям управління, більш ефективного використання обчислювальної техніки.
З 07.01.1997 року введений в дію Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) - це складова частина державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної Інформації. ДКУД - представляє собою номенклатурний перелік уніфікованих форм документів (УФД). Класифікатор необхідний для обліку та систематизації документі, організації ведення відповідних класів документації, автоматизованого пошуку уніфікованих форм документації.
Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД).ДКУД містить 15 класів:
1) організаційно-розпорядча документація;
2) первинно-облікова;
3) банківська;
4) фінансова;
5) звітно-статистична;
6) планова;
13) бухгалтерсько-облікова документація;
10) цінова документація і т. д.
Уніфікована система організаційно розпорядчої документації включає слідуючи системи:
1. документація з організаційної системи управління (акт про створення корпорацій, компаній, наказ про створення підприємства, про реорганізацію, про виробниче об'єднання, акт про ліквідацію корпорацій, підприємства і т. д,);
2. документація з організації процесів управління (посадові інструкції категорій службовців апарату управління, наказ про розподіл обов'язків між керівниками, статути, структури та штатні чисельності, наказ про внесення змін у штатних розкладах апарату управління, правила внутрішнього розпорядку);
3. документація з організації пересування кадрів (реєстраційно-контрольна картка, анкета, наказ про прийняття на роботу, наказ та заява про переведення на іншу роботу, заява про звільнення, наказ про звільнення;
4. документація з оцінки трудової діяльності (подання про заохочення, доповідна записка, пояснювальна записка, наказ про накладання дисциплінарного стягнення).
Уніфікована система фінансової документації включає:
- бухгалтерська документація бюджетних установ та організацій;
- первинна бухгалтерська документація бюджетних установ і організацій і т. д.
На сьогоднішній час застосовуються слідуючи основні стандарти стосовно документів та діловодства, які постійно поповнюються:
1. ДСТУ 2732-94 з 1.07.1995. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення.
2. ДСТУ 2394 - 94 з 1.01.1995. Інформація та документація. Терміни та визначення.
3. ГОСТ 3.1130 - 93. Загальні вимоги до форм і бланків документів. Київ, Держстандарт, 1996 рік.
4. УСД ГОСТ 6.38 - 90. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.
5. ДСТУ 3582 - 97 з 1.07.1998. Інформація та документація. Скорочення слів в українській мові. Загальні вимоги та правила.
6. ГОСТ 7.1 - 84. Бібліографічний опис документа. Загальні вимоги і правила складання.
7. ДСТУ 3008 - 95. Документація. Звіти у сфері науки і техніки.
2. Формуляр документів та його основні реквізити
Важливе місце в діловодстві належить правилам оформлення документів.
Кожен документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.Реквізит - це обов'язковіш елемент, який властивий кожному окремому виду документа (дата, підпис, адреса, заголовок тощо). Документи з використанням реквізитів оформлюють відповідності до формуляра-зразка.Формуляр зразок - єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розташованих у встановленій послідовності.Ряд документів, які видаються органами державної влади та державного управління, мають склад реквізитів, який впроваджено в законодавчих актах. Наприклад, паспорт, трудова книжка, акти громадянського стану.При розробці стандартів на систему документації перш за все визначається максимальний склад реквізитів документів, які входять до системи, і кожному реквізиту відводиться точно зазначене місце на аркуші паперу.Для організаційно-розпорядчих документів використовується папір форматом А4 (297 х 210мм) та А5 (146 х 210мм). Для окремих видів документів, які містять таблиці та графіки (відомості), можна використовувати формат АЗ (297 х 420мм). Формуляр зразок встановлює такий склад реквізитів та їх розташування. (Див. мал. ІД):
1. Державний герб.
2. Емблема організації,
3. Зображення державних нагород.
4. Код підприємства, установи або організації.
5. Код форми документа.
6. Найменування міністерства або відомства (вищої організації або засновника). засновника).
7 Найменування підприємства, установи або організації - автора документа.
8. Назва структурного підрозділу.
9. Індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телефону та телетайпу, факс, номер рахунку у банку.
10. Назва виду документа.
11. Дата.
12. Індекс (номер) документа.
13. Посипання на індекс та дату вхідного документа.
14. Місце складання або видання.
15. Гриф обмеження доступу до документа.
16. Адресат.
17. Гриф затвердження.
18. Резолюція.
19. Заголовок до тексту.
20. Відмітка про контроль.
21. Текст.
22. Відмітка про наявність додатків.
23. Підпис.
24. Гриф погодження.
25. Візи.
26. Печатка.
27. Відмітка про за свідчення копій.
28. Прізвище виконавця та його номер телефону.
29. Відмітка про виконання документа та направлення його до справи.
30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій.
31. Відмітка про надходження.
У формулярі - зразку вказано максимальний список реквізитів, проте при виготовленні установою бланків документів певного типу в них включаються реквізити, що відповідають документам тільки цього типу.
Закріплення за реквізитами постійних місць робить документи зручними для здорового сприйняття, спрощує їх обробку, дає можливість використовувати технічні засоби.Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення, виконання.Для зручності обробки документа з усіх боків сторінки залишаються вільні місця, так звані поля. Поле з лівого боку - 35мм, воно використовується для резолюції та інших позначок, а також дає можливість вільно читати текст підшитого до справи документа. Праворуч залишається поле не менше 8мм (це зберігає текст від пошкодження).
Поле верхнього кінця сторінки повинно мати 20мм. На ньому розміщуються відмітки діловода. На нижньому кінці сторінки поле не повинно бути меншим за 16мм.
Якщо текст документа займає більше, ніж один аркуш паперу, то на наступний аркуш паперу не можна переносити лише підпис. Крім підписів там має бути не менше двох рядків тексту.
Нумерація сторінок проставляється починаючи з другої сторінки. Номери сторінок позначаються на верхньому полі без крапок і тире.Реквізити 1-9 стосуються автора документа таж званого адресанта.
1. Державний герб. Свідчить про те, що документ видано органом державної влади або державного управління.
2. Емблема організації або підприємства - найчастіше використовується товарний знак (знак обслуговування). Наприклад, охорони здоров'я, торгово-промислова палата (чаша з крилами Меркурія), підприємства - постачальники (товарні знаки).
3. Зображення державних нагород (Московське торговельне об'єднання "Дитячій світ", Вінницький універмаг).
4. Код підприємства, установи або організації за класифікатором підприємства та організації - верхній правий кут
5. Код форми документа за класифікатором управлінської документації - нижче коду організації, верхній правий кут.
6. Назва вищої організації або засновника.
7. Повна назва автора документа.
8. Назва структурного підрозділу.
Це реквізити, які визначають авторство документа. Мають бути позначені в документі у повній відповідності до правових актів: статутів або положень про підприємство.Під час оформлення цих реквізитів слід пам'ятати, що символічні назви підприємств пишуться в лапках ("Дитячій світ", кооператив "Меркурій")
9. Індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номери телефону, факсу, рахунку у банку розміщуються тільки в бланках для листів. Порядок та форма запису повинні відповідати поштовим правилам міністерства зв'язку.Ці відомості потрібні для виконання розрахунково-грошових операцій та вивільнення від постійної інформації тексту документа.Особливе значення має вказівка на безпосереднього виконавця вихідного документа (листа, довідки). Прізвище виконавця та його номер службового телефону вміщують у нижньому лівому куту лицьового або зворотного боку останнього аркуша документа. Нижні вказують на індекс друкарки (перші літери прізвища та ім'я), кількість надрукованих примірників та дату друкування.
Назва виду документу - один з обов'язкових реквізитів. Наприклад; акт, наказ, протокол.Виходячи з найменувань виду документа, встановлюється перелік необхідних для його оформлення реквізитів, структура тексту й особливості виконання його вимог.Датування документів. Позбавлений дати документ певною мірою втрачає юридичну силу.Датою документа може стати або день підписання (лист, наказ), або день затвердження (план, звіт, інструкція), або час здійснення зафіксованих у них вчинків (акт, протокол).Дата з пошуковою ознакою використовується при посиленні на цей документ разом з індексом. Проставляється власноручно особою, що підписує або затверджує документ.До складу реквізиту "дата" входять: число, місяць, рік. Най раціональніше написання трьома парами арабських цифр, розділених крапками. Рік, місяць та число позначаються двома цифрами. Якщо цифра одна, перед нею ставлять нуль.
04.03.99 -четверте березня 1999р.
Деякі особливості датування документів у США: спочатку вказується місяць, потім день, рік.
04.03.99 -третє квітня 1999р.
Американський варіант дати "4 березня" виглядатиме так 03.04.
У тексті самого документа користуються традиційним записом (18 грудня 1999 року).
Місце дати - в лівому верхньому кутку документа разом з індексом або поряд з підписом, або у грифі затвердження.На документах також ставляться дати написання резолюцій, погодження документа та ознайомлення з ним, контролю виконання. Проставляються також усі дати, пов'язані з проходженням документа та його виконанням: дата отримання (вхідний реєстраційний номер, штамп),дата виконання та направлення документа до справи, дата перенесення даних на машинний носій.
12. Індекс (номер) документа. Індекс - вихідний номер документа, який відправляється з підприємства, номер - порядковий номер внутрішнього документа.
Нумерація документів ведеться з січня до грудня. Лише в учбових закладах нумерація внутрішніх документів ведеться з початку учбового року (з вересня) та ведеться навчальними роками.Індекс складається, як правило, з індексу структурного підрозділу, яке склало документ, номера справи, де залишилася копія (отпуск) та порядкового номера вихідної кореспонденції. Наприклад, 03 - 10/214 - де 03 - шифр структурного підрозділу (відділ маркетингу, бухгалтерія і т. п.); 10 - номер справи, де зберігається копія документа; 214 - реєстраційний номер документа за журналом обліку вихідних документів в канцелярії.Посилання на індекс і дату вхідного документа - проставляються тільки в листах - відповідях. Реквізит цей має включати дату і індекс, вказані у документі організацією, що уклала або видала документ, на який дається відповідь.Наприклад, відповідаючи на лист 05.07.99 № 05 - 12 -154, ви обов'язково поставляєте посиланая на цей номер та дату. Ваша відповідь одразу буде направлена структурному підрозділу, же має індекс 05, а виконавець за номером номенклатури справ 12 одразу знайде копію ініціативного листа на який надійшла відповідь.Місце складання або видання оформляється відповідно до адміністративно-територіального розподілу країни. Наприклад, м.київ, м.Суми та смт. Жашків.Гриф обмеження доступу до документа / «секретно», «Для службового користування» / розмінується в загаловочній частині документа.
Адресат /кому направляємо документ/.
Документ адресується установі, організації, підприємству або їх структурному підрозділу /У називному відмінку /.
Міністерство фінансів УкраїниПланово-економічне управлінняВідділ праці та заробітної платиМожна адресувати документ посадовій особі:/посада у давальному Київське виробниче об'єднання відмінку / «Оболонь»Можна адресувати конкретній посадовій особі:
Дарницький шовковий комбінат/посада та прізвище - Заміснику директора
у загальному відмінку/ т. Сидоренко Н.С.
Найменування підприємства можна включати до складу найменування посади:
Директору Київського торгового об'єднання «Дитячий світ» т. Полутовій С. Г.
Конкретній особі документ адресують тоді, коли виконавець упевнений у тому, що ця особа займає саме цю посаду.
При адресуванні документа кільком однорідним підприємствам їх слід називати узагальнено:
Директорам орендних магазинів Подільського району м. Києва.
Якщо один і той документ розсилається кільком різним адресатам, усі вони зазначаються на документі / їх має бути не більше 4-х /. Якщо їх більше, то у такому випадку складається список розсилки. Зазначення на документах кількох адрес має на меті - проінформувати кожного одержувача про осіб в установах, яким одночасно направлено цей документ.
Кожну складову частину адресата - найменування підприємства, структурного підрозділу, найменування посади, найменування прізвища одержувача - пишуть з нового рядка.
Розділові знаки між окремими елементами адресата не ставляться, тобто використовуються правила відкритої пунктуації.
Якщо документ надсилається приватній особі / відповіді на заяви або листи трудящих / - спочатку пишуть поштову адресу, а потім прізвище одержувача та його ініціали. До складу реквізиту «адресат» може входити поштова адреса, яка позначається у повній відповідності о поштових правил Міністерства зв'язку: спочатку поштовий індекс, потім республіка, край, область, місто, /район, село/, вулиця, номер будинку, квартира. Коли документ адресовано до установи, поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи; коли приватній особі - тоді перед її прізвищем.Текст - головний реквізит документа. При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких - достовірність та обов'язковість змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість, що досягається викиданням осіб, які не несуть смислового навантаження.Достовірним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та виразів.Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі. Переконливо складений діловий лист може прискорити прийняття управлінського рішення, запобігти назріванню конфлікту.При оформлені службового документа необхідно пам'ятати, що його автор є не службовою особою, а юридичною - підприємство, установа або організація.Це покладає велику відповідальність на його укладачів та виконавців, форми вираження інтересів юридичних осіб повинні відповідати нормам адміністративного права.
Усі якості тексту існують у взаємозв'язку та взаємозалежності - текст не може бути переконливим без достатньої повноти і т. д.Правильно складеним є лише той діловий папір, який написано офіційно-діловою мовою.У стилістичному відношенні ділове мовлення відрізняється суворою логічністю міркування, послідовністю та переконливістю.Текст будь-якого документа складається з логічних елементів: вступу, доказу, закінчення. У вступі адресат готується до сприйняття теми /зазначається привід, що призвів до укладення документа, викладається історія питання і т. ін./. У доказі викладається суть питання /докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланням на законодавчі акти й інші матеріали/. У закінченні формулюється мета, за ради якої складено документ. Вона може бути активним чи пасивним.Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконувати адресат. Мета закінчення - проінформувати адресата про якийсь факт, обставину тощо.Текст документа, що складається з одного закінчення, називається простим, а той що містить ще й інші логічні елементи - складним.У залежності від змісту документів застосовується прямий або зворотній порядок розташування логічних елементів. У першому випадку після вступу іде доказ і закінчення. При зворотному порядку - спочатку викладається закінчення, а потім доказ. Вступ у таких документах відсутній.За вступом викладу матеріалу документи можна поділити на дві категорії: документи з високим рівнем стандартизації; документи з низьким рівнем стандартизації.Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою.Уніфікація як один з напрямків регіоналізації документів у наш час втілюється в розробці й застосуванні на практиці типізованих та трафаретних текстів.
Типізація текстів - процес створення тексту — зразка, тексту стереотипу, на основі якого можуть бути збудовані тексти аналогічного змісту, що відповідають подібним управлінським ситуаціям. При цьому мають бути як найточніше зображені основні конструкції й формування тексту зразка. Типові тексти як правило оформляють у вигляді спеціальних збірників.
Трафаретизація текстів - процес поділу всієї інформації групи однорідних документів на постійну і змінну наступним включенням постійної інформації до бланка документа. Отже, трафаретні тексти - це дослівне відтворення постійної інформації групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.
У документах з низьким рівнем стандартизації добір слів та словосполучень кожен раз залежить від конкретних ситуацій. За способом викладу документи з низьким різнем стандартизації прийнято поділяти на розповіді, описи, міркування.У розповіді йдеться про події /явища, факти / у тій хронологічній послідовності, в якій вони відбувалися в дійсності /автобіографія, пояснювальна записка, замітка, протокол /.В описі характеризуються явища /предмет, люди, події / з перерахуванням ознак, властивостей, особливостей / опис-характеристика, наказ, звіт, постанова/.Міркуванням називається вид тексту, в якому визначення, думки і висновки розкривають внутрішній зв'язок явищ, як правило, доводять визначену тезу. Розрізняють два основні вида доказів -дедуктивний, коли думка розвивається від загального до часткового, та індуктивний- у якому думка спрямована від окремих фактів до загального.При підготовці тексту документа слід дотримуватися таких правил.
1. Замінювати складні речення простими, що сприяє прискореному сприйняттю тексту документа.
2. Вживати стійкі (трафаретні) словосполучення, що виражають стандартні спектри змісту /з метою надання допомоги, у зв'язку з погіршенням стану, згідно з рішенням комісії /.
Наприклад, для висловлення мотивів, що пояснюють використання певної управлінської дії вживаються такі синтаксичні конструкції:
- у порядку обміном досвіду
- у порядку винятку...
- у зв'язку з вказівкою...
- у відповідності до попередньої домовленості...
- з метою подальшого співробітництва... Для висловлення прохання:
- Просимо...
Для нагадування:
- Нагадуємо Вам, що ...
- Незважаючи на багаторазові нагадування... Для підтвердження:
- Підтверджуємо...
- Універмаг «Дитячий світ» підтверджує...
Такі стійкі словосполучення й стандартні вирази полегшують сприйняття службового документа, а також увесь процес його складання, дозволяючи не витрачати час на пошуки формулювань.Наведемо кілька прикладів стійких моделей, які склалися для висловлення стандартних аспектів змісту. Укладачеві документа буде не важко побудувати стилістичну конструкцію речення чи кількох речень, якщо він матиме у своєму розпорядженні набір таких моделей:модель синтаксичної конструкції варіанти реалізації Доводимо до вашого відома, що ми досі не отримали від Вас протоколи погодження до Нагадуємо, що... договору...Повідомляємо, що ... ярмарок з продажу взуття таПідтверджуємо, що ... супутніх товарів відбудетьсяНагадуємо, що...
3. Уживати прямий порядок слів у реченні /підмет передує присудкові / у тому випадку, коли логічний наголос падає на об'єкт дії. Вживати зворотний порядок слів /присудок передує підмету / тоді, коли логічний наголос гадає на саму дію.
4. Для чіткості висловлювання в простих реченнях вживається певний порядок розташування їх членів /означення мають передувати словам, вставні слова краще ставити на початку речення /.
5. З метою скорочення тексту можна вживати дієприслівникові звороти, за допомогою яких можна сформулювати причини, що викликали прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковим зворотом треба починати, а не завершувати фразу. Наприклад: «Враховуючи ... Вважаючи ... Беручи до увалі ... Керуючись ... Розглянувши поданий до затвердження проект...»
6. Замінювати займенники іменниками.
7. Не вживати емоційних виразів.
В управлінській документації не повинно бути особистого моменту /суб'єктивного ставлення до оцінки фактів, що констатуються у тексті документа /. Тон службового документа - нейтральний.
Слід пам'ятати, що автором управлінського документа є юридична особа і через це його текст викладається від третьої особи. Наприклад:
фірма просить...
Дирекція клопочеться...
колегія ухвалила...
Від першої особи викладаються накази, заяви, службові листи, доповідні й пояснювальні записки, автобіографії.
Кожну нову думку в документі треба починати з абзацу. Текст складних документів /доповіді, інструкції, протоколи / поділяється на складові частини: розділи, пункти та підпункти.
Кожна складова частина нумерується арабськими цифрами з крапками.
Деякі особливості має оформлення таблиць.
Якщо в тексті наведено одну таблицю, то її не нумерують. Якщо таблиць декілька, то над таблицею пишеться слово «Таблиця» з порядковим номером /без знаку № /. Наприклад: «Таблиця 6 - Основні техніко-економічні показники діяльності підприємства». На всі таблиці повинне бути посилання в тексті документа.
Всі службові документи формату А4 незалежно від виду, змісту та значення документа повинні мати заголовок до тексту.
Без заголовків дозволено залишати лише документи на форматі А5 - телеграми, телефонограми, листи, довідки.
Заголовок формулює складач документа. В ньому коротко і точно відображується його основний зміст. Розміщується заголовок у лівому верхньому кутку документа під позначенням автора, номера, дати та виду, після всіх інших постійних реквізитів.
Цей реквізит відбиває головну ідею документа і, як правило, починається з прийменника «про» /про що йдеться в документі /.
Наприклад: «Про придбання факсимільної техніки» «Про надання приміщення в оренду».
Заголовок, полегшує реєстрацію, встановлення виконавця, контроль документа, пошук. Має бути лаконічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа.
Друкується малими літерами через один міжрядковий інтервал. Обсяг заголовка не повинен перевищувати 5 рядків машинописного тексту з довжиною рядка в 28 друкованих знаків. Допускається продовження заголовка при його великому обсязі до межі правого поля документа.
Досить часто службові документи мають додатки, які роз'яснюють, деталізують окремі питання основного документа.
Якщо документ має додатки згадувані в тексті або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють за такою формою:
Додаток: на 5 арк. у 3 прим.
Якщо документ має додатки не зазначені в тексті, то їх назви необхідно перелічити із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку й кількості їх примірників.
Додаток: Дислокація мережі їдалень на 2 арк. у 2 прим.
Якщо додатків кілька, вони перелічуються за назвами й нумеруються.
Реквізити 24, 25. Відмітай про узгодження. Узгодження документа полягає в попередньому розгляді його проекту. У процесі узгодження визначається правильність зафіксованих положень, їх обгрунтованість, правомірність стосовно діючого законодавства. У процесі узгодження виявляються і враховуються інтереси різних підрозділів, реалізується комплексний підхід до вирішення питань.
Проекти документів узгоджуються з установами, організаціями, структурними підрозділами, які компетентні в питаннях, що відображені в документі.
Розрізняють дві форми узгодження документів - внутрішнє /з підрозділами та службовими особами установи / і зовнішнє /з підвідомчими та непідвідомчими організаціями /.
Внутрішнє узгодження документів відбувається у такій послідовності: з функціональними, галузевими, територіальними підрозділами, дорадчими органами даної установи та громадськими організаціями; з працівниками, які відповідають за рішення функціональних питань /головні та старші спеціалісти /; з фінансовими підрозділами або з головним бухгалтером, юридичною особою, з замісником керівника, який займається цим питанням.
Внутрішнє узгодження документа оформляється візою. Візи складаються з особистого підпису та дати. Якщо необхідно, позначаються посада візуючого та розшифровується його підпис /ініціали та прізвище /.
Наприклад:
Начальник відділу кадрів /підпис / С. І. Петров 25.04.00
Доцільність розшифрування підпису зумовлена тим, що в більшості випадків особистий підпис буває нерозбірливим і по ньому важко встановити з ким погоджено цей діловий папір.
Якщо виниклі зауваження та доповнення до проекту документа, вони викладаються на окремому аркуші. В цьому разі віза має такий вигляд:
Ст. юрисконсульт /підпис / В. А. Коваленко .
Зауваження додаються. 05. 06. 99
Якщо обсяг зауважень малий /1-2 рядки/, їх краще розташувати перед візою.
Наприклад:
Вважаю за потрібне випустити пункт 1 через те, що його зміст суперечить діючому законодавству.
Юрисконсульт /підпис / А. В. Гудкова
18. 01.-00
Проставляють візи на першому примірнику, якщо документ внутрішній. Якщо документ буде відправлено з установи, віза проставляється на тому примірнику, що залишається в установі.
Розміщують візи нижче підпису або на лівому полі документа.
Зовнішнє узгодження документа може бути оформлено довідкою, протоколом узгодження або грифом узгодження на документі.
У відповідності до вимог стандарту гриф погодження розмішується нижче підпису або у верхньому лівому кутку сторінки. Гриф складається зі слова погоджено, назви посади особи, а з якою погоджується документ /включаючи назву організації/, особистого підпису, його розшифрування, дати.
Наприклад: погоджено
Начальник відділу кадрів Подільського універмагу /підпис/ А. В. Борисенко 03. 11.00
Якщо узгодження проводиться з колегіальним органом або громадською організацією, то гриф оформляється таким чином:
погоджено
Протокол /найменування колегіального органу в родовому відмінку / від /дата / /номер /
Наприклад:
ПОГОДЖЕНО Протокол засідань місцевого комітету Залізничного універмагу від 05.10. 99 №27
8. Засвідчення документа
Основні способи засвідчення документа - підписування, прикладання печатки, затвердження. Воно надає документу юридичної сили, підтверджує відповідальність певної особи за його зміст.
В установах, що функціонують на основі єдиноначальності, документи підписує одна службова особа - керівник закладу, його заступник чи керівник структурного підрозділу. Право підпису документів закріплюється в положенні або статуті установи та її структурних підрозділів. Порядок підпису документів встановлюється наказом керівника установи або інструкцією з діловодства. Підпис - обов'язковий реквізит документа. Складається з назви посади особи, яка підписує документ, її особистого підпису і розшифрування цього підпису /обидва ініціали і прізвище /. Ініціали проставляють попереду прізвища. Розшифровка підпису не береться в дужки.
Назва посади може бути короткою /ге: бланку / і повною /до й складу входить повна назва установи/, якщо документ друкується на чистому папері.
Підіте вміщується праворуч під текстом на відстані двох-трьох рядків після закінчення його /або після перерахування у додатку документів /.
Найменування посади звичайно пишеться ліворуч від прізвища, саме ж прізвище друкується тоді на рівні останнього рядка назви посади.
Начальник товарного відділу Г. Б. Середа
У підписах під офіційними документами прийнято вказувати, крім посади, також персональні звання і вчені ступені: спочатку посада, потім персональні, почесні звання та інші звання. Завідуючий кафедрою управління торгівлею, професор М.Д. Виноградський.
Особистий підпис на документі повинен бути достатньо розбірливим /іноді виникає необхідність установлення саме того, хто підписав даний документ /. Надто широкі, розгонисті підписи справляють неприємне враження, свідчать про поспішливість або неуважність.
Два підписи або більше ставляться тоді, коли відповідальність лягає на кілька осіб. Наприклад, на протоколах - підпис голови та секретаря, на атестатах - підпис директора школи, завуча та вчителів, на договорах - підписи сторін, на фінансово-розрахункових документах - підпис керівника та головного бухгалтера.
Підписи кількох службових осіб на документах розміщуються один під одним у послідовності, яка відповідає посаді:
Директор об'єднання їдалень А. В. Сиротенко
Головний бухгалтер М.. С. Сущук
Якщо документ підписують кілька осіб з однаковою засадою, їх підписи розміщують на одному рівні:
Директор центрального Директор фабрики, універмагу /особистий підпис / «Прогрес» /особистий підпис /
Т. А. Коваль Г. С. Сніженко
Коли документ підписує комісія, позначаються обов'язки покомісії, а не посади:
Голова комісії /особистий підпис / С. Г. Боровський Члени комісії /особистий підпис / А. В. Сердюк / особистий підпис / Г. А. Ганюк
З метою підвищення юридичної сили на документах, які потребують особливого засвідчення їх дійсності, прикладається печатка.
Печатки можуть бути гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб: що встановлюють акти, які викликають витрату грошових коштів та матеріальних цінностей; до статутів, положень, що вимагають відповідно до нормативних актів наявності відбитка печатки. Прості печатки можуть мати різну форму: круглу, квадратну та трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів при їх розсиланні, до довідок з місця роботи і т. д.
Перелік інших документів, до яких прикладається печатка, визначає установа. Якщо печаткою засвідчується копія документа, вона ставиться перед особистим підписом у такий спосіб, щоб захопити частину слів назви посади особи, що підписала документ.
Наприклад:
Директор готелю /підпис /А. Р. Інков Печатка.
Після підписання деякі види документів, нормативні акти передбачають їх затвердження. Це статути та положення про підприємства та їх структурні підрозділи, штатні розклади, інструкції звіти, баланси, окремі різновиди актів та ін.
Затвердження має на меті санкціонувати поширення дії документа на певне коло підрозділів, організацій чи структурних осіб. Затвердження документів здійснюється двома способами: грифом затвердження або виданням розпорядчого документа /наказу, рішення /. Елементи грифа затвердження: слово ЗАТВЕРДЖЕНО, назва посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, що затвердила документ, дата затвердження.
Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ Директор ресторану /підпис / О. П. Білоус 05.10. 99 Гриф затвердження розмішується в правилу кутку документа
й оформляється великими літерами.
При затвердженні документа розпорядчим актом:
Наприклад: ЗАТВЕРДЖЕНО наказом директора фірми від 04. 02. 00 №16
Документ що підлягає затвердженню, отримує юридичну силу лише з моменту його затвердження.
9. Проходження документів
Проходження документів супроводжується відповідними позначками на документах. Це позначки про надходження /31/, про контроль /20/, про виконання документа та ін. Відмітки ставляться з лицьового боку першої сторінки документа, що полегшує візуальне сприймання й підвищує оперативність у роботі. Усі службові відмітки на документі, які вказують на його проходження та виконання, повинні обов'язково датуватися.
При отриманні документа на ньому проставляється реєстраційний штамп - відмітка про надходження /31/. У відповідності до стандарту він ставиться на нижньому полі першого аркуша, праворуч. Включає скорочене найменування підприємства, в яке надійшов документ, дату отримання та вхідний реєстраційний номер. Відмітка робиться від руки або за допомогою гумового штемпеля /реєстраційного штампа/.
Порядок та характер виконання документа вказується в резолюції, яка повинна відображувати ставлення керівника до питання, про же йдеться в документі та вказувати на порядок його вирішення.
Резолюція власне складається з таких елементів: прізвища й Ініціалів виконавця, якому відправлено документ; вказівки про порядок виконання документа /що і як треба робити /; про термін виконання документа; особистого підпису керівника; дати резолюції.
На документі у більшості випадків не повинно бути більше за одну резолюцію. Інші резолюції накладаються при необхідності деталізації порядку виконання документа або уточненім його виконавця. За наявності двох і більше резолюцій неприпустиме їх дублювання або їх суперечливість.
У резолюції вказується обмежена кількість виконавців - один, два, рідко три, чотири. Крім того, зазначається що відповідальною за виконання документа є особа, що значиться в резолюції першою. Перелік інших виконавців /співвиконавців / свідчить про вимогу керівника залучити цих осіб до виконання документа. Відповідальному виконавцеві надається право скликати співвиконавців та отримувати від них необхідні матеріали,
Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. У резолюції як правило, вказується рішення керівника з розглянутих у документі питань та шляхи його здійснення. Формулювання резолюції повинні вичерпно розкривати виконавцеві ідею керівника. Якщо в резолюції бракує вказівок на те що і як спід робити, це означає, що приймати рішення мусить виконавець. Резолюції типу «Прошу переговорити», «Прошу зайти до мене»не несуть нової інформації виконавцеві й уживати їх недоцільно.
Резолюції з конкретними вказівками передаються за допомогою наказового способу або неозначеної форми дієслова і адресуються підлеглим особам. Наприклад:
Терміново вжити заходів щодо забезпечення...
Про результати і вжиті заходи повідомте заявників ...
Терміново відрядіть...
Негайно підготуйте листа...
Резолюцію пишуть з лицьового боку у верхній частині першої сторінки документа. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом /наприклад, адресатом/ резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документ крім полів. Наприклад:
т. Сергієнко В. А. Зв'яжіться з постачальниками та підготуйте відповідь до 03. 08. 99 /особистий підпис /
01.08.99
Документи, які потребують виконання, беруться на контроль. На лівому полі першої сторінки робиться позначка літерою «К» /червоним, зеленим, синім олівцем/ або гумовим штемпелем
«Контроль».
Відмітка про виконання та направлення документа до справи містить такі дані: стисла довідка про виконання.
Слово «До справи», вказівка на номер справи, до якої має бути підшитий документ, дата виконання і підпис виконавця або керівника структурного підрозділу. Вміщується на нижньому полі першої сторінки.
Цей реквізит свідчить про те, що роботу з документом закінчено. Розміщується він на нижньому паті першої сторінки.
Наприклад:
Ухвалено протоколом погоджування від 12.04.99.№8
До справи №03-12 18.04.99/особистий підпис / З.І. Трохін
Надано усно пояснення та рекомендовано звернутися безпосередньо до фабрики, яка виготовляє ці товари. До справи №0418 /особистий підпис/ В. І. Симоненко
Відмітка про перенесення даних до машинного носія проставляється в тому випадку, коли відомості з документа закладаються до пам'яті ЕОМ. Складається з напису «Інформація перенесена до машинного носія», особистого підпису особи, яка відповідальна за перенесення даних, дати перенесення. Розміщується в нижньому полі аркуша між відміткою про виконання та відміткою про надходження.
В установах та на підприємствах документа складаються на бланках.
Бланк - це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію.
Найпоширенішими є бланки листів, довідок, актів, наказів.
Застосування бланків при складанні документів підвищує культуру пращ управління, надає інформації офіційного характеру, полегшує сприймання, виконання та подальше використання документа.
Якщо документ - обличчя установи, то бланк - її візитна картка.
Бланк може бути віддрукований у друкарні або відтиснутий штемпелем. Бланк повинен бути виконаний бездоганно: хороший шрифт, продуманий текст.
Кожне підприємство повинно розробити та застосувати два види бланків: для листів та для всіх інших документів.
Виготовлення бланків доцільне в тому вигадку, якщо кількість документів певного виду досягає 200 на рік.
Невеликі підприємства, в яких кількість вихідних документів менша 200 на рік, при оформленні документів можуть використовувати замість друкарського бланка кутовий гумовий штемпелі, у відбитку містяться ті ж реквізити. Державні стандарти передбачають і кутове, і повздовжнє розміщення реквізитів. Група реквізитів і їх постійних частин, відтворювана на бланку документа у вигляді єдиного блока, зветься штампом бланка.Бланк з кутовим штампом раціональніший, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізит «адресат». Кількість документів з цим реквізитом становить 85 % усіх організаційно-розпорядчих документів.Кутовий варіант бланка особливо зручний дня документів, які підлягають затвердженню /акти, інструкції/, тому що гриф затвердження, розміщується у правій верхній частині документа.Бланки документів виготовляють на білому папері однією фарбою, переважно чорною.