Лабораторна робота № 5
Розроблення форм вихідних документів
Мета роботи: вивчення порядку та засобів розроблення вихідних документів в середовищі СУБД, об’єктів звітів та їх властивостей, видів звітів та засосування обчислюваних об’єктів.
Теоретична частина
У звіті користувач може розташувати інформацію, винесену їм з бази даних в процесі аналізу, в найбільш зручній для себе формі. Щодо оформлення звіту, Access надає користувачу повну свободу. Він може сам вибирати елементи інформації з бази даних, елементи управління, що дозволяють дещо інтелектуалізувати звіт та елементи оформлення. В Access передбачена загальна структура звіту, що включає основну частину та колонтитули.
Користувачеві доступні два способи створення звіту. Можна скористатися майстром звітів спроектувати звіт і самостійно, “вручну”, використовуючи набір інструментів, пропонованих конструктором звітів.
Звіт створити дуже просто, коли дані впорядковані. В деяких випадках для створення звіту доведеться застосувати декілька запитів. Конструктор звітів – це частина програми, яка отримує на вхід потік даних і впорядковує їх у форму більш зручну для читання. Конструктор звітів надає такі можливості:
групування записів за значенням в декількох полях, сортування записів, створення спільних та проміжних підсумків та виконання довільних обчислень над числовими полями декількох записів.
Майстер по створенню звітів бере управління процесом проектування на себе. Він ставить користувачу запитання стосовно структури, змісту та оформленню звіту, виключаючи можливість непродуманих і некоректних дій.
Якщо результат роботи майстра не повністю задовольняє користувача, можна самостійно внести зміни у звіт в режимі проектування.
Підготовка звіту
Конструктор звітів Access дозволяє створювати звіти на екрані у тому вигляді, який вони будуть мати після виводу на папір. Іншими словами, конструктор звітів підтримує технологію WYSIWYG (What You See Is What You Get) – “що бачиш, те й отримуєш”. Розташовуючи елементи управління у звіті, відкритому у режимі конструктора, можна контролювати вигляд звіту на папері. Спеціальні ефекти значно поліпшують зручність читання звіту. Щоб надати звіту виразності, можна використовувати колір, тіні або ефект негативних зображень, навіть фон звіту можна зафарбувати у певний колір та забезпечити його тінню – всі зміни негайно будуть відображені у вікні попереднього перегляду. Та хоча цілком природно очікувати, що все побачене у вікні конструктора звіту у такому ж вигляді з’явиться на папері, слід пам’ятати про деякі фактори, що впливають на точність відповідності між тим, що зображено на екрані, і тим, що видруковано на папері. Одним з таких факторів є шрифти. У Windows зі шрифтами TrueType переважно близько 95% шрифтів коректно відображаються на екрані і виводяться на принтер. Розповсюдженою проблемою є невідповідність розмірів літер на екрані та на папері. Тобто, значення може не поміститися на папері, хоча у полі конструктора воно поміщалось. Ще одною проблемою є незначне зміщення елементів звіту відносно їх положення у вікні конструктора. Деякі проблеми можуть з’явитись, коли елементи управління всередині прямокутника чи групи розташовуються дуже близько один до одного. Вікно попереднього перегляду практично завжди дає точне уявлення про вигляд роздрукованого документа, тоді як у вікні конструктора цей документ може відрізнятись. Вибір некоректного драйвера принтера або некоректного драйвера дисплея також може значно вплинути на результати попереднього перегляду.
Зміна кольору фону звіту
Ідеальним кольором фону звіту, особливо, якщо це офіційний документ, є білий. Щоб створити звіт з фоном відмінним від білого найкраще скористатись папером відповідного відтінку.
Використання автоформату
Access має функцію автоформату, яка дозволяє застосувати для текстових елементів звіту наперед визначенні типові стилі. Як і інші програми пакету Microsoft Office, Access має кнопку копіювання формату.
Застосування спеціальних ефектів
Обравши необхідний елемент звіту і застосувавши один із спеціальних ефектів, можна надати звітові ліпшого вигляду і привернути увагу до важливих розділів звіту.
Використання багаторядкових текстових елементів
Якщо дані не поміщаються у полі, варто скористатися властивостями Can Grow та Can Shrink. Це дозволить полю вмістити весь рядок або навпаки, позбутися порожніх лінійок.
Виведення графічних зображень у звітах
За допомогою елемента управління малюнком у звіти можна включати графічне зображення, наприклад, BMP – файли. Але не слід плутати цей елемент управління з елементом OLE, який використовується у таблицях і формах для збереження зв’язаних об’єктів OLE (таких, як аудіо- або відеозаписи, документи Word або Excel) або вільних об’єктів OLE, які використовуються безпосередньо у звітах.
Елемент управління “малюнок” використовується для графічних зображень, які потрібно вивести на екран або на друк у звіті. З іншого боку, об’єкти OLE використовуються, коли виникає потреба у редагуванні графічних зображень. Елементи управління OLE займають багато ресурсів, тому надмірне їх використання може стати причиною зниження швидкодії та браку ресурсів. На відміну від елементів OLE, елемент "малюнок" вимагає ресурсів тільки для зберігання розмірів графічного зображення.
Графічне зображення можна вставити у звіт шляхом його копіювання з буферу обміну, а також через зв’язування з файлом, в якому міститься графічне зображення.
Задання послідовності сортування у звіті
Незважаючи на те, що послідовність сортування можна задати у запиті, у звіті також потрібно вказувати послідовність.
Згідно зі структурою звіту існують такі елементи звітів:
Заголовок звіту: розміщений на першій сторінці звіту перед верхнім колонтитулом. Містить заголовок звіту.
Верхній колонтитул: міститься по замовчуванню на кожній сторінці звіту. В загальному випадку він містить заголовки стовпців.
Заголовок групи: складається з імені групи і слова Заголовок групи. Область даних: елементи цієї області повторюються для кожного вибраного з таблиці запису.
Примітка групи: міститься в кінці групи записів. Призначена, головним чином, для вказування числа записів чи суми значень в полях груп.
Нижній колонтитул: присутній на кожній сторінці звіту. Найчастіше його використовують для вказування номера сторінки.
Примітка звіту: міститься в кінці звіту і містить резюме звіту.
Опис виконаної роботи
- Одиничний звіт.

- Табличний звіт.

- Графічний звіт.

- Етикетковий звіт.

Висновок: в даній лабораторній роботі ознайомилася з порядком та засобами розроблення вихідних документів в середовищі СУБД ACCESS, об’єктами звітів та їх властивостями, видами звітів та засосуванням обчислюваних об’єктів.