На мою думку, дана ситуація виникла на підприємстві, через порушення однієї із шести функцій управління підприємством за Анрі Файолем, а саме функції адміністрування. Виконання цієї функції потребує виконання таких дій як: передбачення, організацію, розпорядництво, узгодження і контроль. В наведеній ситуації ці дії не виконувалися. Керівник не зміг правильно передбачити і встановити програму дій по підготовці до конференції, тобто здійснити організаційні дії. А неправильна організація повлекла за собою невірні розпорядницькі дії Ольги – відповідальної особи за проведення конференції. Відсутність контролю та узгодження дій призвело до того, що Оксана відмовила Ользі без ніякого докору сумління.
Мої рекомендації щодо попередження виникнення подібних ситуації в майбутньому. Перед проведенням якихось заходів чи виконанням якихось робіт керівнику потрібно провести нараду з управлінським персоналом організації, на якій повідомити про запланований захід і призначити (чи з власної ініціативи) відповідальну особу, яка в свою чергу повинна розробити регламент під даний захід, подію. Відповідальна особа повинна узгодити кожен пункт регламенту з керівником і отримати згоду на його впровадження.
План дій для проведення разового заходу.
Визначення відповідальної особи за організацію і проведення міроприємства.
Продукт - успішно проведений разовий захід.
Споживач - учасники міроприємства.
Критерії оцінки:
- Результативність проведення заходу;
Доцільність;
Затрати часу та ресурсів;
Вхідний потік – дані про учасників заходу;
Регламент;
Складання кошторису на проведення заходу;
Надавати звітність в усному вигляді під час щоденних ранкових нарад.
Висновки.
Під час виконання даної роботи я усвідомив важливість розробки покрокового плану дій – регламенту, для підприємства і в цілому для кожної людини. Розробка регламенту під кожний, навіть «невеличкий» захід чи подію гарантує усішне та своєчасне його виконання.
«Щоб я зробив в минулому краще якби я знав те, що знаю зараз». Якщо чесно сказати напевно нічого. Це досить філософське питання. Під час прийняття рішення в якийсь певний момент я керуюсь знаннями, вміннями та досвідом які маю на цей момент, а говорити про те щоб я зробив, якби я знав, дуже важко. Потрібно сказати одне, що після виконання цієї роботи та вивчення лекції я став знати більше і почав розуміти, що таке системний підхід.