1. Порядок проходження та виконання вихідних документів. Вихідні документи обробляють і надсилають централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня. Не допускається надсилання без реєстрації. У реєстраційній картці або в журналі зазначають номер документа, дату реєстрації, заголовок документа і номер справи, у якій буде зберігатися його копія.
Під час приймання документів від виконавців слід перевіряти: 1) правильність оформлення документа і розміщення реквізитів; 2) правильність зазначення адреси; 3) наявність усіх підписів на документі та додатках; 4) наявність віз на копії, що залишаються в установі; 5) наявність відмітки про додатки; 6) відповідність кількості примірників кількості адресатів.
Документи, що надсилаються одному і тому самому адресатові, вкладають в один конверт; на конверті проставляють номери всіх цих документів та адресу і найменування установи-отримувача. Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в установах, які є автором цих документів; в інші установи надсилають їх завірені копії. Документи, виготовлені в автоматизованій системі, надсилають із супроводжувальним листом в упаковці. Копії супроводжувального листа підшивають до справи на загальних умовах.
2. Відбір документів з грифом “Для службового користування” для знищення. Відібрані для знищення документи, справи і видання з грифом “ДСК”, що не мають ніякої цінності та втратили своє значення, можуть оформлятися окремим актом або включатися у загальний акт про знищення документів і справ, які не мають грифа обмеження доступу. При цьому у графі “Заголовок справ” після номерів цих справ проставляють відмітку “ДСК”. Відібрані для знищення документи, справи і видання з грифом “ДСК” треба обов’язково подрібнити до стану, що унеможливлює їх прочитання. Після знищення матеріалів з грифом “ДСК” в облікових документах роблять відмітку "Знищено. Акт №___ від (число, місяць, рік)".
Інформаційні бюлетені, реферативні інформаційні видання, телефонні та адресні довідники, а також копії документів, стенографічні записи і друкарський брак знищують без акта, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами виконавця і працівника, відповідального за їх облік і зберігання.
3. Оброблення секретної інформації в автоматизованій системі. Перекрити всі канали витоку інформації, використовувати сертифіковане обладнання і т.д. своїми словами...
4. Інформаційні документи. Листи. Реквізити службового листа. Інформаційні документи несуть в собі певну інформацію. Є різні види листів: інформаційні (інформує про якісь факти чи заходи), супровідні (інформує про направлення документів, що додаються до листа), листи-відповіді (в яких дають відповідь), листи-запрошення (в яких пропонується взяти участь в якихось заходах), листи-повідомлення (в яких повідомляється про щось чи стверджується якийсь факт), листи-нагадування (в яких нагадується про наближення чи закінчення терміну виконання якихось завдань, проведення заходів і необхідність унаслідок цього вжити відповідних заходів), гарантійні (в яких гарантується виконання чогось) тощо. Реквізити: герб України; код підприємства чи установи; найменування організації вищого рівня; найменування самої організації; найменування структурного підрозділу; додаткові дані про організацію; дата; індекс; посилання на індекс; адресат; заголовок до тексту; відмітка про контроль; текст документа; відмітка про наявність додатка; підпис; гриф погодження; візи; відбиток печатки; прізвище виконавця; відмітка про виконання документа; позначка про перенесення на машинний носій; відмітка про надходження.
5. Приймання і облік документів з грифом "Для службового користування". Документи з грифом “ДСК”, що надходять до установи, приймає і розкриває у канцелярії працівник, якому доручена робота з такими документами. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документа, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі.
У разі недостачі певних документів або додатків складається акт у 2-х примірниках, один з яких надсилають відправнику для надіслання документів, яких не вистачає. Документи “ДСК”, які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилають адресатові. У неробочий час документи “ДСК” приймаються черговим працівником, який не розкриває і передає їх під розписку до канцелярії.
Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи “ДСК”. Їх обліковують за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) – за кількістю примірників, при цьому до реєстраційного номера додається позначка "ДСК". Після реєстрації всі документи підлягають попередньому розгляду, який проводить керівник канцелярії або інша уповноважена особа.
Облік таких документів та видань ведуть у журналі обліку документів та видань з грифом “ДСК” або на картці обліку документів та видань з грифом “ДСК” зазвичай окремо від обліку іншої кореспонденції. Облік магнітних носіїв інформації ведуть окремо від обліку паперових носіїв інформації у журналі обліку магнітних носіїв інформації або на картці обліку магнітних носіїв інформації.
Сторінки журналів реєстрації документів треба пронумерувати, прошнурувати та опечатати. На останній обліченій сторінці роблять запис про кількість сторінок у журналі, який підписує працівник канцелярії та завіряє печаткою “Для пакетів”.
Якщо обсяг документів і магнітних носіїв інформації “ДСК” незначний, дозволяється вести їх облік разом з іншою документацією. При цьому на картці або в журналі до реєстраційного номера додається позначка “ДСК”. На кожному зареєстрованому документі чи носії інформації з грифом “ДСК” проставляють штамп, у якому зазначають найменування установи, реєстраційний номер документа з позначкою “ДСК” та дату його надходження.
Додатково розмножені примірники документа обліковуються за номерами цього документа, про що роблять позначку на розмноженому документі та у формах обліку. Нумерація додатково розмножених примірників продовжується від останнього номера примірника, що був розмножений раніше.
6. Обладнання приміщень для зберігання матеріальних носіїв секретної інформації. Для постійного або тимчасового (протягом робочого дня) зберігання матеріальних носіїв секретної інформації приміщення забезпечуються необхідною кількістю сейфів, металевих шаф, а користувачі мають пам’ятку щодо користування сховищем (сейфом, металевою шафою), яке призначене для тимчасового зберігання матеріальних носіїв секретної інформації. Сховища, в яких постійно чи тимчасово зберігаються матеріальні носії секретної інформації, а також ключі від них, обліковуються в РСО у журналі обліку сховищ матеріальних носіїв секретної інформації та ключів від них. На верхній частині сховища необхідно наклеїти табличку, на якій вказати № сховища, відповідальну особу, № печатки, необхідність виносу під час пожежі (в першу або в другу чергу).
7. Класифікація документів. За найменуванням: накази, положення, протоколи, листи, телеграми, довідки, інструкції, правила тощо. За походженням: службові (офіційні) та особисті. За місцем походження: внутрішні та зовнішні. За змістом: організаційно-розпорядчі, організаційні (положення, статути, інструкції тощо), розпорядчі (постанови, розпорядження, рішення, вказівки тощо), інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, плани робот, звіти, доповіді тощо). За формою: стандартні (типові) та індивідуальні (нестандартні). За строками виконання: звичайні і термінові. За напрямком: вхідні, вихідні та інвентарного обліку. За стадіями створення: оригінали, копії. За строками зберігання: документи постійного, тривалого (понад 10 років) та тимчасового (до 10 років) зберігання. За технікою відтворення: відтворені рукописними, друкарськими засобами та із застосуванням автоматизованої системи.
8. Друкування документів з грифом "Для службового користування". Розмножують документи “ДСК” у друкарні або на розмножувальних апаратах з дозволу керівника установи (структурного підрозділу) і під їх відповідальність. Для розмноження документів використовують техніку, що обладнана технічними засобами захисту інформації. Документи “ДСК”, одержані від сторонніх установ, можуть бути розмножені тільки за їхньою згодою. Облік розмножених документів ведуть за кількістю їх примірників.
Друкують документи “ДСК” у друкарському підрозділі установи. Друкування дозволяється також у структурних підрозділах під відповідальність їх керівників. При друкуванні документів до реєстраційного номера документа додається позначка “ДСК”. На звороті останньої сторінки кожного примірника документа зазначають кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, друкарки, дату друкування документа і номер службового телефону виконавця.
Надруковані й підписані документи “ДСК” разом з їх чернетками та варіантами передають для реєстрації працівникові канцелярії, який веде їх облік.
9. Проведення службових розслідувань за фактами втрати матеріальних носіїв секретної інформації. Для розслідування факту втрати документів з грифом “Для службового користування” або встановлення факту розголошення відомостей, що містяться в них, наказом керівника установи призначається комісія, висновок якої затверджує керівник установи. І т.д. своїми словами (повідомити про втрату за 24 години; тривалість розслідування 30 днів, максимум +15 днів)...
10. Реквізити організаційно-розпорядчих документів. 1) Державний герб України. 2) Емблема підприємства, установи, організації. 3) Зображення нагород. 4) Код підприємства, установи, організації. 5) Код форми документа. 6) Найменування організації вищого рівня. 7) Найменування підприємства, установи, організації. 8) Найменування структурного підрозділу. 9) Додаткові дані про організацію. 10) Назва виду документа. 11) Дата. 12) Індекс. 13) Посилання на дату та індекс вхідного документа. 14) Місце складання або видання. 15) Гриф обмеження доступу до документів. 16) Адресат. 17) Гриф затвердження. 18) Резолюція. 19) Заголовок до тексту. 20) Відмітка про контроль. 21) Текст. 22) Відмітка про наявність додатків. 23) Підпис. 24) Гриф погодження. 25) Візи. 26) Печатка. 27) Відмітка про засвідчення копій. 28) Прізвище виконавця і номер його телефону. 29) Відмітка про виконання документа і направлення його до справи. 30) Відмітка про перенесення даних на машинний носій. 31) Відмітка про надходження документа.
11. Види додатків до документів з грифом "Для службового користування". Види додатків: 1) додатки, що вводяться в дію розпорядчими документами; 2) додатки, що доповнюють основний документ; 3) додатки, що є самостійними документами і надсилаються окремим листом. Також виділяють додатки, що пояснюють зміст основного документа, і затверджені додатки.
12. Підготовка й передача секретних документів на архівне зберігання. Підготовка полягає в організації й проведенні експертизи документів; складанні й оформленні описів справ та актів про відбір для знищення документів, що не підлягають зберіганню; створення науково-довідкового апарату; оформленні справ. Експертиза проводиться кожного року під безпосереднім керівництвом секретного архівного підрозділу і РСО. За підсумками експертизи цінності документів вносяться зміни до номенклатури справ. Відбір документів з грифом секретності для подальшого зберігання, а також документів для знищення здійснюється на підставі затвердженої номенклатури справ та інших форм обліку. До проведення експертизи цінності всі документи з грифом секретності мають бути сформовані у справи. Під час проведення експертизи виявляються особливо цінні документи на підставі правил і рекомендацій, розроблених Держкомархівом.
Документи та справи з грифом секретності, які були створені в процесі діяльності установи й попередньою експертизою визнані такими, що мають наукову, історико-культурну, практичну цінність, включаються до складу Національного архівного фонду України. Справи постійного й довгострокового зберігання, а також матеріали страхового фонду передаються до секретного архівного підрозділу тільки за описами справ. Справи тимчасового зберігання (до 10 років) передаванню до секретного архівного підрозділу не підлягають (але бувають і вийнятки).
13. Вимоги до ведення загального діловодства. Усі документи, що надходять до установи приймає канцелярія. Якщо документи надійшли в неробочий час, їх приймає черговий установи. У канцелярії розкривають усі конверти (пакети), за винятком тих, що мають напис “Особисто”.
Процес реєстрації документів складається із записів ряду конкретних відомостей про документ і його окремих реквізитів. Реєструють документи у журналах (журнальний облік), на картках (картковий) або із застосуванням автоматизованої системи (автоматизований). Основним принципом реєстрації документів є однократність. Документи реєструють в межах групи залежно від назви, виду, автора і змісту. Під час реєстрації документ дістає реєстраційний індекс.
Журнальна форма реєстрації документів допускається в установах з обсягом документообігу до 500…600 документів на рік. При картковій реєстрації реєстраційні картки групують в довідкові картотеки, які створюються окремо на кожний календарний рік. Автоматизовану реєстрацію документів проводять в місцях реєстрації документів, обладнаних автоматизованою системою.
Усі документи, що надійшли до установи, після реєстрації підлягають обов’язковому попередньому розгляду. Попередньо розглядає документи керівник канцелярії або інша уповноважена особа. Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду керівником установи або виконавцями відповідно до функціональних обов’язків, а також – встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділами чи безпосереднім виконавцям.
14. Групування документів у справи з грифом "Для службового користування". Документи “ДСК” після їх виконання формують у справи. Порядок формування цих справ передбачається зведеними номенклатурами справ установи. У номенклатуру справ в обов’язковому порядку включають всі довідкові та реєстраційні картки і журнали на документи "ДСК". Документи “ДСК” залежно від виробничої потреби дозволяється формувати у справи окремо або разом з іншими документами з того самого питання. Якщо в установі створюється велика кількість однакових видів документів “ДСК” та без цього грифа, доцільно формувати їх в окремі справи. При цьому до номера справи додається позначка “ДСК”. Якщо ж документ “ДСК” додається до справи з документами, що не мають такого грифа, на справі ставлять позначку “ДСК”, а до номенклатури справ вносять відповідні зміни.
В установах, у яких створюють незначну кількість документів “ДСК”, може запроваджуватися одна справа із заголовком “Документи з грифом ДСК”. Термін зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляють позначку “ЕК” (експертна комісія).
У справах з документами “ДСК” мають бути внутрішні описи.
15. Віднесення інформації до державної таємниці. Формування Зводу відомостей, що становлять державну таємницю. До ДТ відноситься інформація: 1) У сфері оборони. 2) У сфері економіки та науки. 3) У сфері зовнішніх відносин. 4) У сфері охорони державного правопорядку. Не відносять: 1) Про стан довкілля, харчових продуктів та предметів побуту. 2) Про аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події. 3) Про стан здоров’я населення, його життєвий рівень, включаючи харчування, одяг, житло, медичне обслуговування. 4) Про соціальні показники, стан правопорядку, освіту і культуру населення. 5) Про права і свободи громадянина. 6) Про незаконні дії органів державної влади. ЗВДТ – акт, в якому зведено перелік відомостей, що згідно з рішень державних експертів з питань держ. таємниці становлять державну таємницю у визначених цим законом сферах.
16. Історія діловодства. Діловодство в Київській Русі. Після створення древньоруської держави письменність стала необхідною для ведення листування з іншими державами, а також для укладання міждержавних договорів. Виникла необхідність у складанні заповітів, записах про борги, укладання торгових контрактів, написах на возах про їх призначення тощо. Важливі документи древньоруські князі зберігали (у Софіївському соборі, у Києво-Печерському монастирі) краще ніж коштовності, але через пожежі, міжусобиці, монголо-татарську навалу більша частина пам’яток древньоруських часів загинула. До нашого часу дійшли лише окремі пам’ятки („Остромирово Евангелие”, „Сборник Святослава”, „Слово о законе и благодати”, „Житие Бориса и Глеба”). Всі вони на сьогоднішній день є не тільки пам’ятниками письменності і літератури, але й документами тієї епохи. Одним з древніх та важливих документальних норм права є „Русская правда” (термін „правда” тут означає закон). Цей документ не зберігся, дійшли лише численні копії (XIII ст. і більш пізні). Важливим документом тієї епохи були „княжі устави” і „уроки” (постанови князів фінансового характеру про податки), а також церковні устави. Княжі устави були направлені на доповнення чи укріплення внутрішніх державних норм та порядків („Устав Владимира Мономаха”). Церковні устави мали на меті упорядкувати правове положення церкви у державі, а також церковні суди та забезпечити церкву матеріально. Найбільш важливим історичним документом є „Повесть временных лет”, яка дійшла до нас не в оригіналі, а в більш пізніх списках. В цьому літопису знаходяться відомості про перші міждержавні акти – договорах Русі з Візантіею.
17. Критерії віднесення інформації до конфіденційної. Віднесення інформації до категорії конфіденційної є доцільним, якщо несанкціонований доступ до неї може завдати шкоди інтересам її власника або іншим особам, а також якщо не існує іншого способу захисту такої інформації. Інформація, віднесена до категорії конфіденційної, вважається конфіденційною безстроково, якщо термін дії обмеження доступу до неї не визначений власником такої інформації або обмеження доступу до зазначеної інформації не зняті у встановленому порядку. До конфіденційної інформації, що є власністю держави і знаходиться в користуванні органів державної влади чи місцевого самоврядування, або підприємств всіх сфер діяльності, не може бути віднесена інформація: а) про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту; б) про аварії, катастрофи та інші небезпечні явища, що сталися чи можуть статися; в) про стан здоров’я населення, його життєвий рівень, включаючи харчування, одяг, житло та соціальне забезпечення, а також про стан соціально-демографічних показників та показників освіти; г) про стан прав і свобод громадянина та про факти їх порушення; д) про факти порушення закону органами державної влади та місцевого самоврядування; е) інша інформація, доступ до якої, відповідно до законів, не може бути обмежений.
18. Проведення службових розслідувань за фактами втрати матеріальних носіїв секретної інформації. Для розслідування факту втрати документів з грифом “Для службового користування” або встановлення факту розголошення відомостей, що містяться в них, наказом керівника установи призначається комісія, висновок якої затверджує керівник установи. І т.д. своїми словами (повідомити про втрату за 24 години; тривалість розслідування 30 днів, максимум +15 днів)...
19. Історія діловодства. Приказне діловодство. Період з XV до XVII століття прийнято називати приказним – за назвою перших державних установ – приказів, які відали окремими галузями в якості відомчих установ. На чолі окремих приказів стояв приказний суддя (або декілька) призначений із думних чинів. В його веденні знаходились дяки. В веденні дяків знаходились піддячі („старі” – старші, „середні” і „молоді” – молодші, писарів, переписувачів, перекладачів, охоронців, приставів). У діловодстві використовувалась специфічна форма документа – стовпчик (свиток із підклеєних один до одного вузьких аркушів паперу). Текст писали тільки з однієї сторони аркушу паперу, зворотна була лише для проставлення позначок, резолюцій, адреси. Документи були згорнуті в рулон або свиток і зберігались в ларах або скринях, а для важливих документів виготовлялись спеціальні футляри. Стовпчик був фактично „справою”, послідовно відображав „діловодство” з того чи іншого питання (включав ініціативний документ, всі проміжні документи та закінчувався рішенням).
В той же час зародилась та почала застосовуватися форма зошита. Зошит – це лист паперу, складений удвічі. Зошити збирались разом, переплітались при необхідності і складали книги. У формі книг велись фінансові, облікові, реєстраційні записи тощо. Документи, не сформовані в стовпчики, зошити чи книги, групувались до зв’язок.
Суддя приймав участь в прийнятті рішень але не ставив свій підпис на документах. Це входило в обов’язок дяка, який відповідав за ведення діловодства приказу. Підпис, якщо документ складався із кількох аркушів, дяк „прописував” на кожній склейці, проставляючи по одному складу своє прізвище, щоб букви захоплювали обидва аркуші. Це захищало документ від фальсифікації та підлогу. Документи розподіляли на законодавчі (царські укази, рішення Боярської Думи), розпорядчі, та від людей в прикази поступали чолобитні.
20. Віднесення інформації до державної таємниці. Формування Зводу відомостей, що становлять державну таємницю. До ДТ відноситься інформація: 1) У сфері оборони. 2) У сфері економіки та науки. 3) У сфері зовнішніх відносин. 4) У сфері охорони державного правопорядку. Не відносять: 1) Про стан довкілля, харчових продуктів та предметів побуту. 2) Про аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події. 3) Про стан здоров’я населення, його життєвий рівень, включаючи харчування, одяг, житло, медичне обслуговування. 4) Про соціальні показники, стан правопорядку, освіту і культуру населення. 5) Про права і свободи громадянина. 6) Про незаконні дії органів державної влади. ЗВДТ – акт, в якому зведено перелік відомостей, що згідно з рішень державних експертів з питань держ. таємниці становлять державну таємницю у визначених цим законом сферах.
21. Підготовка й видання документів із грифом "Для службового користування". Якщо необхідно розробити службовий документ з грифом секретності необхідно пам’ятати: 1) службові документи з грифом секретності розробляються при необхідності; 2) категорично забороняється розробляти службові документи з грифом секретності і робити записи секретної інформації в особистих зошитах (блокнотах); 3) службові документи з грифом секретності виконуються у службових приміщеннях і тільки на папері, взятому на облік в РСО; 4) текст службового документа з грифом секретності повинен містити мінімум секретної інформації, викладатися стисло, грамотно, зрозуміло та об`єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження; 5) визначити та поставити на аркуші реквізити документа (гриф секретності, дату та строк засекречування, підпис, його розшифрування та посаду особи, яка надала зазначений гриф, а також посилання на відповідний пункт ЗВДТ); 6) забороняється надання грифа секретності матеріальним носіям іншої таємної інформації, які не становлять державної таємниці, або конфіденційної інформації; 7) не допускається необґрунтоване зниження або завищення грифа секретності; 8) забороняється передавати та приймати документи з грифом секретності без підпису за їх отримання або передачу та без дати; 9) друкувати службові документи з грифом секретності тільки в об’ємі необхідному для розсилки; 10) знищення службових документів з грифом секретності, їх чернеток та зайвих примірників виконуються тільки за участю працівників режимно-секретного підрозділу; 11) під час виконання документа з грифом секретності необхідно виключити можливість перегляду їх сторонніми особами. Під час перерви здати документи до РСО або покласти до сейфу (металевої шафи), що зачиняється та опечатується. Після виконання документа з грифом секретності або закінчення робочого дня, здайте його до режимно-секретного підрозділу.
22. Порядок знищення матеріальних носіїв секретної інформації. Знищення здійснюють: 1) з оформленням акту, який розглядається членами експертної комісії; 2) з оформленням акту, який не розглядається експертною комісією; 3) без оформлення акту, з оформленням позначок про знищення у формах обліку знищуються. Під час знищення відібраних документів з грифом секретності необхідно: 1) відібрати та підготувати документи з грифом секретності для внесення в акт на знищення документів і справ; 2) перевірити облікові номери, гриф секретності, найменування справи, дати, номер тому, строк зберігання і номер статті за переліком, перерахувати кількість аркушів у документі; 3) дані про справи і документи, занесені до акту, повинні бути ідентичні даним, зафіксованим у документах та справах з грифом секретності. Оформлення до знищення документів з грифом секретності здійснюється у такому порядку: 1) за відповідними формами обліку працівник РСО та виконавець документів перевіряють відповідність даних у формі обліку даним документа: облікового номера і грифа секретності, заголовка (якщо є), кількості (номерів) аркушів; 2) аркуші перераховуються; 3) документи надриваються і складаються в урну для макулатури, яка опечатується начальником РСО; 4) у журналі обліку знищення браку машинних носіїв інформації робиться відповідний запис, засвідчений підписами осіб, які здійснювали знищення, та проставляється дата.
23. Історія діловодства. Колежське діловодство. В цей період у Сенаті затверджується нова посада екзекутора – для записів усіх вихідних указів до особливої книги і контролю за їх відправкою і отримання рапорту про виконання указу. Всі пакети, адресовані на ім’я Сенату отримував обер-секретар, розпечатував їх і доповідав. Виключення складали пакети з написом „Секретно”, які передавались особисто генерал-прокурору Сенату. Усі папери вносились до реєстру і передавались на столи підготовки до розгляду на засіданні. Після обговорення сенатори записували свою волю, після чого формулювалось і приймалось рішення.
У результаті реформ в галузі управління у 1718-1720 р. замість застарілих приказів було створено 12 колегій. Спочатку кожна колегія керувалися своїм регламентом, а потім законодавчою основою реформи став „Генеральний регламент”, який ввів систему діловодства, що отримала назву „колежської” (за назвою колегій). Домінуючим значенням в цих установах було колегіальне прийняття рішень, у склад колегії входили президент, віце-президент, 2-3 радники і асесори. Було відокремлено прийняття рішення від діловодства, яке було закріплено за самостійним відділом – канцелярією. Центральною фігурою канцелярії став секретар. На нього була покладена відповідальність за організацію діловодства колегії, підготовка справ до слухання, доповідь справ на засіданні колегії, ведення довідкової роботи по справах, оформлення рішень та контроль за їх виконанням, зберігання печатки колегії.
Всі завершені справи здавались до архіву, який був окремим підрозділом. Для завідуванням архівом була введена посада – архіваріус. За всіма справами в архіві вівся опис за абеткою („абетка справ”). У 1722 році виходить „Табель о рангах”, який поклав початок системі чинів, звань та титулів котрі застосовувалися у діловодстві до 1917 року.
24. Порядок приймання, розгляд і реєстрація документів із грифом "Для службового користування". Документи з грифом “ДСК”, що надходять до установи, приймає і розкриває у канцелярії працівник, якому доручена робота з такими документами. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документа, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі.
У разі недостачі певних документів або додатків складається акт у 2-х примірниках, один з яких надсилають відправнику для надіслання документів, яких не вистачає. Документи “ДСК”, які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилають адресатові. У неробочий час документи “ДСК” приймаються черговим працівником, який не розкриває і передає їх під розписку до канцелярії.
Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи “ДСК”. Їх обліковують за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) – за кількістю примірників, при цьому до реєстраційного номера додається позначка "ДСК". Після реєстрації всі документи підлягають попередньому розгляду, який проводить керівник канцелярії або інша уповноважена особа.
25. Порядок проведення перевірок стану режиму секретності і секретного діловодства в установі. Перевірки бувають щоденні, щоквартальні, річні. У випадку заміни начальника РСО; заміни співробітників, відповідальних за режим секретності та організацію захисту секретної інформації; у випадку евакуації документів, стихійного лиха, аварійних ситуацій, при порушенні печаток – організовуються позапланові перевірки. По обліковим матеріальним носіям секретної інформації проводиться перевірка. Організація перевірок покладається на начальника РСО. Квартальні перевірки проводяться РСО. Річні перевірки проводять комісії.
26. Історія діловодства. Міністерське діловодство. На початку XIX століття створюється нова система управління – міністерська, основана на принципі єдиноначальності. Міністерства складались із департаментів, які ділились на відділи, а відділи – на столи. Канцелярія міністерства діяла на правах департаменту, яку очолював правитель канцелярії, та мала штат чиновників.
Кожний важливий документ складався із трьох частин: вступу із викладом суті справи, обґрунтування з посиланням на законодавство та нормативні акти, клопотання чи прохання. У кожній установі вхідні і вихідні документи повинні були зареєстровані в журналах, який мав три частини: для реєстрації документів вищої влади, для звичайних документів та для секретних. Справи, котрі розглядались у департаментах, були розділені також на три категорії: термінові, невідкладні (які розглядались у першу чергу) та поточні. Остання стадія „ведення справ” – звіт. Були три види звітів: звіт у сумах (фінансовий звіт), звіт у справах (звіт про діяльність) та звіт у „видах і додатках” (план роботи на наступний рік).
В цей час з’явились бланки із кутовим розміщенням реквізитів, друкувались типографським способом або писались від руки. У склад реквізитів бланку включалась назва установи, назва структурного підрозділу, дата і реєстраційний індекс документа, займає своє місце заголовок до тексту, з’явились посилання на отриманий документ тощо.
У останній треті XIX століття починають застосовувати друкарські машинки і встановлюють порядок їх використання для виготовлення документів. Поява телеграфу викликала новий вид листування – телеграми, які дуже швидко зробились масовим документом, винахід телефону привів до появи телефонограм – письмовий запис повідомлення яке передається по телефону.
27. Порядок розмноження й розсилання (відправлення) документів із грифом "Для службового користування". Розмножують документи у друкарні або на розмножувальних апаратах з дозволу керівника установи (структурного підрозділу) і під їх відповідальність. Для розмноження документів використовують техніку, що обладнана технічними засобами захисту інформації. Документи “ДСК”, одержані від сторонніх установ, можуть бути розмножені тільки за їхньою згодою. Облік розмножених документів ведуть за кількістю їх примірників.
Друкують документи “ДСК” у друкарському підрозділі установи. Друкування дозволяється також у структурних підрозділах під відповідальність їх керівників. При друкуванні документів до реєстраційного номера документа додається позначка “ДСК”. На звороті останньої сторінки кожного примірника документа зазначають кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, друкарки, дату друкування документа і номер службового телефону виконавця.
Пересилають документи “ДСК” до інших установ рекомендованими або цінними поштовими відправленнями, а також кур’єрами установ. Доставляють документи представники інших організацій на підставі письмового доручення. Документи, справи і видання “ДСК” слід вкладати у конверти або упаковувати, щоб виключити можливість доступу до них. На пакеті або конверті зазначають адресу і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з позначкою “ДСК”, і забороняється зазначати прізвища і посади керівників установ (структурних підрозділів) і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів.
28. Порядок друкування секретних документів. Розмноження документів повинно здійснюватися за такими правилами: 1) отримати наряд на розмноження документів з грифом секретності від виконавця; 2) підібрати документи згідно з нарядом на розмноження та проставити облікові номери на лицьовій стороні документа і внести документ у внутрішній опис документів; 3) прийняти з розмноження після виготовлення копій; 4) перевірити нумерацію додатково розмножених примірників документів; 5) повернути оригінал, отриманий для розмноження з переліком аркушів та списанням з особистого рахунку; 6) отримати розмножені документи з перевіркою облікового номера; 7) проставити позначки в наряді про взяття на облік розмножених документів і завірити їх підписом.
29. Історія діловодства. Діловодство Гетьманщини. ???
30. Порядок формування виконаних документів у справи з грифом "Для службового користування". Документи “ДСК” після їх виконання формують у справи. Порядок формування цих справ передбачається зведеними номенклатурами справ установи. У номенклатуру справ в обов’язковому порядку включають всі довідкові та реєстраційні картки і журнали на документи "ДСК". Документи “ДСК” залежно від виробничої потреби дозволяється формувати у справи окремо або разом з іншими документами з того самого питання. Якщо в установі створюється велика кількість однакових видів документів “ДСК” та без цього грифа, доцільно формувати їх в окремі справи. При цьому до номера справи додається позначка “ДСК”. Якщо ж документ “ДСК” додається до справи з документами, що не мають такого грифа, на справі ставлять позначку “ДСК”, а до номенклатури справ вносять відповідні зміни.
В установах, у яких створюють незначну кількість документів “ДСК”, може запроваджуватися одна справа із заголовком “Документи з грифом ДСК”. Термін зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляють позначку “ЕК” (експертна комісія).
У справах з документами “ДСК” мають бути внутрішні описи.
31. Порядок оформлення та відправлення секретних документів. При отриманні документів на відправку необхідно перевірити наявність усіх примірників та аркушів надрукованих документів і чернеток, відповідність реєстраційних номерів на документах номерам у журналах (картках) обліку, правильність адресування, оформлення та наявність додатків, правильність оформлення документа (наявність на документі підпису та адреси), точність даних про додатки, наявність вказівки про місце знаходження копії тощо. Звірити гриф секретності і реєстраційні номери на кожному аркуші документа, перерахувати аркуші в документі і чернетці та списати документ і чернетку у внутрішньому описі документів, які знаходяться у виконавця.
Під час відправлення документів адресату необхідно проставити адресу, перерахувати аркуші відправленого документа, звірити реєстраційні номери, покласти в конверт документи. Підібрати та скомплектувати додатки до супроводжувальних листів. Звірити гриф секретності, найменування, обліковий номер, номер примірника додатку з супроводжувальним листом та відповідність найменування документа. Перевірити наявність усіх необхідних підписів на документі. Перерахувати аркуші та додатки. Сортувати підготовлені документи для відправлення за адресами. Звірити правильність адрес, вказаних на документах, з картотекою реквізитів.
32. Історія діловодства. Діловодство Галичини. ???
33. Правила оформлення змінних реквізитів організаційно-розпорядчих документів. Змінні реквізити наносять під час складання документа. Вони доповнюють склад обов’язкових реквізитів і наносяться тільки, якщо цього потребує призначення документа або його обробка. Кожний із реквізитів має свою довжину. Довжина реквізиту – це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі. Розглянемо деякі змінні реквізити:
Резолюція – напис на документі, зроблений керівником установи, що містить вказівки щодо виконання документа (кому, що робити, в який термін). Відмітка про контроль – контроль за виконанням певних документів (включає постанову документа на контроль, формування картотеки виконаних справ, попередні перевірки ходу виконання). Текст – поділяється на вступ, основну частину і закінчення. Відмітка про наявність додатків – показує наявність додаткових документів. Відбиток печатки – ставиться не на кожному документі; ставиться для підтвердження певних прав осіб; використовується 2 види печатки: з гербом (основна) та відповідного відділу.
34. Види реєстрації (обліку) документів, що мають гриф секретності. Під реєстрацією секретних документів, інших матеріальних носіїв секретної інформації розуміється надання їм реєстраційного номера, шляхом нанесення на них умовного позначення, з подальшим записом відомостей про ці документи, або інші матеріальні носії у журналах за відповідною формою. Види реєстрації документів, що мають гриф секретності: 1) попередній облік (всі паперові носії, призначені для складання чернеток і проектів документів); 2) облік підготовлених вихідних секретних документів (всі друковані та рукописні документи, які пройшли реєстрацію за журналами чи картками попереднього обліку); 3) облік пакетів (всі одержані установою та зареєстровані у пакетно-контрольному журналі пакети та документи); 4) облік вхідних секретних документів (одержані установою документи, які пройшли журнальний, картковий чи автоматизований облік вхідних документів); 5) облік інвентарних документів (всі документи, які не підлягають підшиванню до справ, переведені з інших видів обліку, або такі, яким надано номер за журналом інвентарного обліку технічних документів, журналом обліку секретних видань, журналом інвентарного обліку письмових зброшурованих матеріалів в момент їх або надходження). Документи «цілком таємно» і «таємно» можна реєструвати разом. Для документів зі ступенем секретності “особливої важливості” заводяться окремі форми реєстрації з такими самими реквізитами.
35. Історія діловодства. Діловодство Лівобережної України. ???
36. Порядок виготовлення копій документів із грифом "Для службового користування". Розмножують документи у друкарні або на розмножувальних апаратах з дозволу керівника установи (структурного підрозділу) і під їх відповідальність. Для розмноження документів використовують техніку, що обладнана технічними засобами захисту інформації. Документи “ДСК”, одержані від сторонніх установ, можуть бути розмножені тільки за їхньою згодою. Облік розмножених документів ведуть за кількістю їх примірників.
Друкують документи “ДСК” у друкарському підрозділі установи. Друкування дозволяється також у структурних підрозділах під відповідальність їх керівників. При друкуванні документів до реєстраційного номера документа додається позначка “ДСК”. На звороті останньої сторінки кожного примірника документа зазначають кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, друкарки, дату друкування документа і номер службового телефону виконавця.
37. Оформлення та відправлення документів з грифом секретності. При отриманні документів на відправку необхідно перевірити наявність усіх примірників та аркушів надрукованих документів і чернеток, відповідність реєстраційних номерів на документах номерам у журналах (картках) обліку, правильність адресування, оформлення та наявність додатків, правильність оформлення документа (наявність на документі підпису та адреси), точність даних про додатки, наявність вказівки про місце знаходження копії тощо. Звірити гриф секретності і реєстраційні номери на кожному аркуші документа, перерахувати аркуші в документі і чернетці та списати документ і чернетку у внутрішньому описі документів, які знаходяться у виконавця.
Під час відправлення документів адресату необхідно проставити адресу, перерахувати аркуші відправленого документа, звірити реєстраційні номери, покласти в конверт документи. Підібрати та скомплектувати додатки до супроводжувальних листів. Звірити гриф секретності, найменування, обліковий номер, номер примірника додатку з супроводжувальним листом та відповідність найменування документа. Перевірити наявність усіх необхідних підписів на документі. Перерахувати аркуші та додатки. Сортувати підготовлені документи для відправлення за адресами. Звірити правильність адрес, вказаних на документах, з картотекою реквізитів.
38. Історія діловодства. Міністерське діловодство. На початку XIX століття створюється нова система управління – міністерська, основана на принципі єдиноначальності. Міністерства складались із департаментів, які ділились на відділи, а відділи – на столи. Канцелярія міністерства діяла на правах департаменту, яку очолював правитель канцелярії, та мала штат чиновників.
Кожний важливий документ складався із трьох частин: вступу із викладом суті справи, обґрунтування з посиланням на законодавство та нормативні акти, клопотання чи прохання. У кожній установі вхідні і вихідні документи повинні були зареєстровані в журналах, який мав три частини: для реєстрації документів вищої влади, для звичайних документів та для секретних. Справи, котрі розглядались у департаментах, були розділені також на три категорії: термінові, невідкладні (які розглядались у першу чергу) та поточні. Остання стадія „ведення справ” – звіт. Були три види звітів: звіт у сумах (фінансовий звіт), звіт у справах (звіт про діяльність) та звіт у „видах і додатках” (план роботи на наступний рік).
В цей час з’явились бланки із кутовим розміщенням реквізитів, друкувались типографським способом або писались від руки. У склад реквізитів бланку включалась назва установи, назва структурного підрозділу, дата і реєстраційний індекс документа, займає своє місце заголовок до тексту, з’явились посилання на отриманий документ тощо.
У останній треті XIX століття починають застосовувати друкарські машинки і встановлюють порядок їх використання для виготовлення документів. Поява телеграфу викликала новий вид листування – телеграми, які дуже швидко зробились масовим документом, винахід телефону привів до появи телефонограм – письмовий запис повідомлення яке передається по телефону.
39. Організація контролю за виконанням документів з грифом "Для службового користування". ???
40. Виготовлення та облік копій секретних документів і витягів із них. Копію документів з грифом секретності виготовляють і видають тільки з дозволу керівника установи чи керівника відповідного структурного підрозділу або начальника РСО, його заступника. Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній. Копія документа точно відтворює інформацію документа, а також всі його зовнішні ознаки чи частину їх. Копіювання документів з грифом секретності, що надійшли від іншої установи і не містять у собі відомостей про її виробничу діяльність, допускається лише з дозволу установи, від якої одержано документ.
Копіюванням вважається: розмноження вхідних документів поточного року; вхідних підготовлених документів минулих років; усіх документів, що знаходяться на зберіганні у секретному архівному підрозділі. Копії документів з грифом секретності та витягів з них (окрім виписок у робочих зошитах) враховуються за новими обліковими номерами. При копіюванні документів в друкувальному підрозділі копія обліковується в журналі обліку документів, видрукованих у друкувальному підрозділі, а в РСО – за журналом обліку підготовлених документів, карткою обліку підготовлених документів (журналом обліку вхідних, видрукованих, вихідних і інвентарних документів).
41. Історія діловодства. Актове діловодство. Як форма ведення діловодства актові книги почали застосовуватися на теренах західних слов’янських земель вже в XIII столітті. Вони з’явились в результаті діяльності гродських і земських судів. На землях Правобережної України, яка входила до складу Великого Князівства Литовського, судова і адміністративна влада до середини XVI сторіччя здійснювалась старостами і воєводами. Вся територія Князівства була розділена на волості, у кожній з яких діяли по три судових установи: бродський, земський і підкоморний суди. На початку своєї діяльності суди мали чітке коло діяльності. Бродський суд вів староста у кожній волості воєводства від імені князя Литовського. Земський суд складався із судді, підсудка, писаря і вибирався поміщиками. Він розглядав цивільні справи, його канцелярія мала право придання юридичної сили різним документам (контрактам, купчим тощо). У компетенцію бродських судів входили кримінальні справи. Підкоморні суди займались вирішенням кордонних суперечок землевласників. У подальшій практичній роботі судів їх функції змішались.
Все, що діялось в судах, заносилось до актових книг. У залежності від характеру розглянутих справ вони ділились на: декретні, записні та поточні. До декретних книг велись виключно протоколи кримінальний і цивільних справ. Записні – мали деяку аналогію із нотаріальними книгами. Поточні книги призначались для скарг, свідоцтв та „реляцій возних”, заяв та інших повідомлень різнопланового характеру. Більшість книг велось за подвійною системою: спочатку акти записувались до „чернетки” – „протоколу”, скорочено, без вступних та заключних формул, а потім переписувались до чистовика – „индукту”. Акти, як правило, записувались у зошити, складені із 4-6 аркушів паперу, котрі за підсумком року зшивались в актові книги. Якщо документів було багато, книги по їх тематиці формувались в томи. Вірність написання актів перевірялась. Нумерація актів (слов’янськими і арабськими) проводилась по місяцях, нумерація сторінок була введена пізніше. Актове діловодство проіснувало на території Правобережної України до кінця XVIII століття.
42. Основні види управлінських документів, на які проставляють гербову печатку. ???