Лекція на тему:
Отримання, обробка, облік, зберігання і поводження з секретними документами. Класифікація і систематизація секретних документів.

Питання лекції
Вступ
1. вимоги до організації роботи із секретними документами:
класифікація та реєстрація секретних документів;
обладнання приміщень для зберігання матеріальних носіїв секретної інформації;
приймання та оброблення секретної кореспонденції;
передавання секретної кореспонденції на розгляд керівництву та виконавцям;
друкування секретних документів;
- оформлення та відправлення секретних документів;
попередній та інвентарний облік секретних документів;
складання, зберігання та видавання номенклатури справ;
- порядок забезпечення режиму секретності під час розмноження секретних документів
Заключення
Час: 11 год.
СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ:
Закон України “Про інформацію”: Закон України від 02.10.92 № 2657-ХII // Відомості Верховної Ради України. – 2002. – № 29. – Ст. 194.
Закон України “Про державну таємницю”: Закон України від 21.09.99 № 1079-XIV // Відомості Верховної Ради України. – 1999. – № 49. – Ст. 428.
Постанова Кабінету Міністрів України від 02.10.03 № 1561-12"Порядок організації та забезпечення режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях."
Постанова Кабінета Міністрів України від 27.11.98 № 1893 "Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави".
Постанова Кабінета Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. № 853 "Положення про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до Національного архівного фонду".
Постанова Кабінета Міністрів України17.10.97, № 1153" Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади. "
ДСТУ 3008-95 Документація. Звіти у сфері науки і техніки. Структура і правила оформлення. – Чинний від 1998-01-01.
ГолованьС.М. Загальне діловодство та ведення документів, що містять конфіденційну
інформацію з грифом “для службового користування”. Навчально-методичний посібник. – К.:
НАУ, 2003. – 176 с.
ГолованьС.М. Ведення документів з грифом секретності. Навчально-методичний посібник. – К..: НАУ, 2003. – 92 с.
Давиденко А.М., Головань С.М., Щербина В.П. Модель діловодних процесів обробки інформації з обмеженим доступом // Збірник наукових праць ІПМЕ НАН України. – Вип. 20. – К.: 2003. – С. 146-151.
Вступ
Відповідно до Закону "Про інформацію" вона поділяється на відкриту інформацію та інформацію з обмеженим доступом. Інформація з обмеженим доступом за своїм правовим режимом поділяється на кофіденційну і таємну (ст. 30 ).
Конфіденційна інформація - це відомості, які знаходяться у володінні, користуванні або розпорядженні окремих фізичних та юридичних осіб і поширюються за іх бажанням відповідно до передбачених ними умов. Таке визначення закріплене Законом України "Про інформацію", але має недоліки.
По-перше, у перелік суб"єктів права власності конфіденційной інформації не включено державу, яка також володіє відомостями конфіденційного характеру
По-друге, визначення слід після слова "відомості" доповнити конструкцією," що не становлять передбаченої законом таємниці. " Це пов"язано із встановленим законодавством поділом інформації з обмеженим доступом на таємну та конфіденційну.
Таємна інформація - це інформація, що містить відомості, які становлять державну та іншу передбачену законом таємницю( банківську, комерційну, службову, професійну, адвокатську тощо), розголошення якої завдає шкоди особі, суспільству і державі).
Відносини у сфері охорони державної таємниці регулюються Конституцією України, Законом України від 02 жовтня 1992 року № 2657- ХІІ " Про інформацію," Законом України від 21 вересня 1999 р. № 1079-ХIV "Про державну таємницю ", міжнародними договорами, згода на обов"язковість надана Верховною Радою України та іншими нормативно-правовими актами. Закон України "Про державну таємницю " регулює суспільні відносини, пов"язані з віднесенням інформації до державної таємниці, засекречуванням, розсекречуванням її матеріальних носіїв та охороною державної таємниці з метою захисту національної безпеки України.
Державна таємниця - вид таємної інформації, що охоплює відомості у сфері оборони, економіки, науки і техніки, зовнішніх відносин, державної безпеки та охорони правопорядку, розголошення яких може завдати шкоди національній безпеці України та які визнані такою( державною таємницею) у порядку втановленому Законом України "Про державну таємницю" і підлягають охороні державою.
Дія Закону поширюється на органи законодавчої, виконавчої та судової влади, органт прокуратури України, інші органи державної влади, Верховну Раду Автономної Республіки Крим, Раду міністрів Автономної Республіки Крим,органи місцевого самоврядування, підприємства, установи, та організації всіх форм власності, об"єднання громадян, що проводять діяльність, пов"язану з державною таємницею, громадян України, іноземців та осіб без громадянства, яким у встановленому порядку надано доступ до державної таємниці.
Державну політику щодо державної таємниці як складову засад внутрішної та зовнішної політики визначає Верховна Рада України.
Єдині вимоги до виготовлення, обліку, користування, зберігання, схоронності, передачі та транспортування матеріальних носіїв секретної інформації встановлюються Кабінетом Міністрів України.
Секретне діловодство в установах організується та ведеться режимно-секретним органом.
( Нагадати що таке РСО ст.21 " В органах державної влади, органах місцевого самоврядування, в установах, що провадять діяльність, пов"язану з державною таємницею, з метою розроблення та здійснення заходів щодо забезпечення режиму секретності режиму секретності, постійного контролю за їх додержанням створюються на правах окремих структурних підрозділів режимно-секретни органи. Створення, реорганізація чи ліквідація РСО здійснюється за погодженняміз Службою безпеки України). Обліку підлягають усі рукописні, машинописні, підготовлені з використанням засобів обчислювальної техніки секретні документи, робочі зошити для ведення записів, що містять секретну інформацію, машінні та інші матеріальні носії секретної інформації, робочі папки.
Облік секретних документів ведеться у журнальній або у картковій формах. Секретні документи справи, а також інші матеріальні носії секретної інформації видаються виконавцям безпосередньо режимно-секретним органом за підписом в картці обліку видачі документа (справи) ( показати картку ) і підлягають поверненню того самого дня.
Реєстраційний номер секретним документам за кожним видом обліку надається один раз.
Під реєстрацією секретних документів, інших матеріальних носіїв секретної інформації розуміється надання ім реєстраційних номерів шляхом нанесення на них умовного позначення з подальшим записом відомостей про ці документи або іншіматеріальні носії секретної інформації у журналах чи картках обліку за відповідною формою.
У журанлах обліку секретних документів зазначаються данні про обіг секретних документів та додатків до них з часу їх отримання або складання до заверщення виконання і долучення до справи, відправлення адресатові, передачі до секретного архівного підрозділу, знищення або перереєстрації. Записи в журналах обліку секретних документів не повинні, як правило, містити секретної інформації.
У разі наявності в записах інформації з обмеженим доступом журналу обліку надається відповідний гриф обмеження доступу. Гриф обмеження доступу - реквізит матеріального носія інформації з обмеженим доступом, який вказує на обмеження доступу до зазначеної інформації, а також відповідає категорії та виду інформації, яку зафіксовано на конкретному матеріальному носієві.
Реєстрація (облік) документів, що мають гриф секретності, поділяється на такі види:
попередній облік;
облік підготовлених (вихідних) секретних документів;
облік пакетів;
облік вхідних секретних документівдокументів;
облік секретних документів виділоного зберігання ( інвентарний облік ).
Реєстрація (облік) підготовлених вихідних документів охоплює всі друковані (в тому числі виготовлені за допомогою автоматизованої системи) та рукописні документи, які пройшли реєстрацію за журналами (картками) попереднього обліку.
Реєстрація (облік) пакетів з грифом секретності охоплює всі одержані установою та зареєстровані у пакетно-контрольному журналі пакети та документи.
Реєстрація (облік) вхідних документів з грифом секретності охоплює одержані установою документи, які пройшли журнальний (картковий, автоматизований) облік вхідних документів.
Реєстрація (облік) документів інвентарного обліку охоплює всі документи, які не підлягають підшиванню до справ, переведені з інших видів обліку або такі, яким надано номер за журналом інвентарного обліку технічних документів, журналом обліку секретних видань, журналом інвентарного обліку письмових зброшурованих матеріалів в момент їх створення (заведення) або надходження (після реєстрації в пакетно-контрольному журналі). До таких документів належать
креслярсько-графічні та текстові документи, які через виробничі умови, режимні обмеження щодо доступу чи зовнішні особливості (вид носія, формат тощо) неможливо або недоцільно підшивати до справ.
Гриф секретності форм облікової документації (журналів, карток) визначають залежно від відомостей, які в них містяться. На картках обліку гриф секретності не проставляють.
Гриф секретності- реквізит матеріального носія секретної інформації, що засвідчує ступень секретності данної інформації.
Ступень секретності ( "особливої важливості", "цілком таємно", "таємно") - категорія, яка характерізує важливість секретної інформації, ступень обмеження доступу до неї та рівень її охорони державою.
Документи зі ступенем секретності “цілком таємно” і “таємно” реєструються разом. Для документів зі ступенем секретності “особливої важливості” заводяться окремі форми реєстрації з такими самими реквізитами. У формах обліку документів після реєстраційного номера проставляють відповідно літери "ОВ", "ЦТ" та "Т".
Форми реєстрації (обліку) документів, які ведуть протягом календарного року і по закінченні його роблять підсумковий запис про кількість взятих на облік документів:
пакетно-контрольний журнал;
журнал (картка) обліку підготовлених документів;
журнал (картка) обліку вхідних документів з грифом секретності;
журнал обліку документів, надрукованих у друкувальному підрозділі;
журнал обліку вхідних, надрукованих вихідних і інвентарних документів;
журнал обліку розпорядчих документів;
журнал обліку видачі працівникам довідок про допуск;
журнал обліку осіб, які прибули у відрядження.
В установах з незначною кількістю вхідних, підготовлених та вихідних документів (до 100 од. на рік разом) їх реєстрацію дозволяється вести в одному журналі обліку вхідних, надрукованих, вихідних і інвентарних документів.
Якщо обсяг документів, які обліковуються за зазначеними вище формами обліку, незначний – журнали дозволяється вести як перехідні декілька років. У цьому випадку реєстрація документів щорічно починається з першого номера.
Невиконані у поточному році документи після проведення річної перевірки і закриття відповідних справ підлягають переведенню на облік документів наступного року з позначкою про це в облікових формах поточного року, засвідченою підписами працівників режимно-секретного органу. Журнал інвентарного обліку письмових зброшурованих матеріалів, журнал обліку журналів, картотек і закінчених справ та журнал облік робочих і стенографічних зошитів; спецзошитів (блокнотів), окремих аркушів паперу, бланків (форм) ведуться безперервно упродовж усього часу існування конкретного РСО або виду обліку. Номери документів кожного наступного року є продовженням номерів попередніх років.
У журналах і картках обліку подають дані про обіг документів від часу їх одержання або підготовки до завершення виконання і підшивки до справи, відправлення адресатам, передання на архівне зберігання або знищення.
Для забезпечення контролю, швидкого пошуку та виконання документів можна вести картки, в тому числі в автоматизованому режимі із застосуванням автоматизованої системи.
У формах реєстрації (обліку) документів з грифом секретності заборонено робити підчищення та виправлення із застосуванням засобів типу коректуючої рідини. Кожне виправлення, внесене працівником режимно-секретного органа засвідчується його підписом із зазначенням дати та скріплюється печаткою режимно-секретного органу.
Всі журнали та картотеки обліку документів і виробів беруть на облік за журналом обліку журналів, картотек і завершених справ ( показати журнал ). Журнали реєструють в момент їх заведення за окремими номерами.
У журналах обліку документів з грифом секретності перед їх заведенням аркуші повинні бути пронумеровані, прошиті нитками та опечатані шляхом наклеювання на кінці ниток паперових наклейок з чітким відбитком печатки режимно-секретного органу. Паперові наклейки повинні бути виготовлені із тонкого паперу, якій не розшаровується, розміром 3-4 міліметри більш ніж діаметр відбитку печатки. На поверхню наклейки накладається тонкий шар прозорого клею, який повинен виходити за її края. На зворотіі останнього аркуша журналу робиться запис про кількість пронумерованих і прошитих аркушів, якій засвітчується підписом начальника режимно-секретного органу або його заступника.
Всі журнали обліку ведуться протягом календарного року. Після закінчення року в журналах роблять підсумкові записи про кількість взятих на облік секретних документів (пакетів) та використаних у журналі аркушів. Якщо у журналах реєструється незначна кількість (до 100 на рік ) секретних документів (пакетів із секретними документами), їх дозволяється вести кілька років. У такому разі облікова нумерація щорічно починається з першого номера.
Для забезпечення контролю за виконанням секретних документів, проведення довідкової роботи може вестись контрольно-обліковий журнал.
Журнал обліку журналів, карток і завершених виробництвом справ включається до номенклатури справ.
За допомогою документів можливо проаналізувати і проконтролювати процес діяльності РСО, особливо там, де ведеться автоматизований процес створення і обробки документів з грифом секретності (на якому у комп"ютері це можливо?). В теперішній час передбачається всебічне сприяння раціоналізації та автоматизації діловодних процесів, запровадження необхідних заходів до оснащення РСО сучасним обладнанням (автоматизованими системами) та автоматизованими робочими місцями.
Впровадження автоматизованої системи, яка призначена для обробки секретної інформації, складається з окремих етапів, до яких входить: ( на підставі якого нормативно-правового документу це робbтисья ? ДСТУ 3396.2-97 4 -етапа)
розробка переліку завдань, які повинні вирішуватися в автоматизованій системі;
узгодження переліку завдань з підрозділом, відповідальним за захист секретної інформації;
визначення доцільності впровадження автоматизованої системи;
проведення фахівцями попереднього обстеження об’єкта та наявних технічних засобів з розробкою першочергових заходів щодо забезпечення вимог технічного захисту інформації і у разі необхідності переліку додаткових технічних засобів;
визначення можливості придбання необхідних технічних засобів і програм та використання комплексу робіт з технічного захисту інформації, а також підготовки або залучення фахівців з обслуговування, супроводження і ремонту цих засобів;
придбання необхідних технічних засобів і програм, виконання робіт з технічного захисту інформації, підготовки фахівців, розробка і затвердження документації та інструкцій;
затвердження акта приймання робіт з технічного захисту інформації;
атестація автоматизованої системи підрозділом технічного захисту інформації;
одержання атестату відповідності;
видання наказу керівника установи щодо експлуатації автоматизованої системи.
Вибір конкретних заходів, методів і засобів захисту секретної інформації визначається залежно від вищого ступеня секретності інформації, що обробляється, розміщення автоматизованої системи, технології обробки секретної інформації та результатів спеціальної перевірки. У разі потреби для підвищення ступеня захищеності інформації застосовуються засоби спеціального перетворення інформації – програмні, апаратні і програмно-апаратні криптографічні засоби або шифрувальна техніка.
Для кожного завдання, що вирішується, необхідно визначити гриф секретності усіх складових частин (вхідних даних носіїв інформації, вихідної інформації, програм) і гриф завдання в цілому.
Захист секретної інформації в автоматизованій системі забезпечується шляхом:
виконання атестації засобів обчислювальної техніки, програмного забезпечення, засобів зв’язку і автоматизованої системи в цілому;
дотримання норм, вимог та правил організаційного і технічного характеру;
здійснення контролю.
Рекомендований алгоритм обстеження містить такі процедури:
аналіз потоків секретної інформації у технічних засобах;
визначення складу основних і допоміжних технічних засобів та систем на об’єкті;
визначення складу кабельних ліній, що виходять за межі контрольованої території і мають паралельний пробіг з кабелями автоматизованої системи;
виявлення комунікацій, що проходять через територію об`єкта і мають вихід за межі контрольованої території;
інструментальне вимірювання інформативних побічних електромагнітних випромінювань та наводок;
оцінка відповідності рівнів сигналів і параметрів полів, які є носіями інформації з обмеженим доступом, норм ефективності захисту.
Обробка секретної інформації в автоматизованій системі дозволяється тільки після завершення робіт по створенню комплексної системи захисту інформації, проведення випробувань та оцінки рівня захищеності інформації на відповідність щодо вимог до нормативних документів системи технічного захисту інформації, за результатами якої надається атестат відповідності. Атестат засвідчує наявність в автоматизованій системі необхідних умов для обробки інформації відповідно до грифа секретності та достатність вжитих заходів. Дозвіл на експлуатацію автоматизованої системи надається наказом керівника установи на підставі атестата відповідності.
1.1 ПРИЙМАННЯ ТА ОБЛІК ВХІДНОЇ СЕКРЕТНОЇ КОРЕСПОНДЕНЦІЇ
Секретна кориспонденція, що надходить до установи у робочий час приймається тільки працівником режимно-секретного органу і реєструється в пакетно-контрольному журналі ( показати взірець журналу). Отримавши пакети (конверти) з грифом секретності від кур’єра працівник режимно-секретного органу повинен перевірити правильність адресування, цілісність пакету, правильність і цілісність прошивки, відповідність відбитку печатки найменуванню відправника і облікові номери на пакеті (конверті) в реєстрі або розносній книзі, наявність грифа секретності, завіреного особою, яка конвертувала пакет і печатки, наявність номерів документів, зробити підпис про отримання пакета (конверта) та скріпити його печаткою режимно-секретного органу. Записати в пакетно-контрольному журналі кількість отриманих пакетів (конвертів), дату і обов’язково підпис особи, що доставила пакет (конверт).
При виявленні пошкодження пакета (конверта), розходжень або невідповідності відбитка печатки, назви відправника, пакет приймається із одночасним складанням акта в двох примірниках, який підписується особою, яка доставила пакет, та співробітником, який приймає його. Про це у реєстрі (розносній книзі або у розписці) робиться відповідна позначка. Один примірник акта пересилається до органу зв’язку, що доставив пакет, або відправнику документів для вживання заходів. У разі пошкодження пакета, що дає змогу ознайомитися із змістом вкладеного до нього документа, негайно повідомити керівника установи та орган Служби безпеки України. Пакет разом з документом зберігається недоторканим до прийняття ними рішення, про що у реєстрі (розносній книзі або у розписці) робиться відповідна позначка.
Про пошкодження упаковки
Ми, що підписалися, начальник режимно-секретного органу Сивко М.П. та кур’єр Сумського відділення спецзв’язку Сидоренко С. В., склали цей акт про те, що пакет № 251 (вих. № 0129) з військової частини 0100 доставлений до РСО механічного заводу в пошкодженій упаковці – розірвана одна із сторін пакета. Вміст пакета не переглядається.
Акт складений у двох примірниках:
прим. № 1 з додатком лицьової сторони пакета – Львівському відділенню спецзв’язку,
прим. № 2 – до справи РСО механічного заводу.
Начальник режимно-секретного органу
механічного заводу Підпис М. Сивко
Кур’єр Львівського відділення спецзв`язку Підпис С. Сидоренко
Записати ручкою у пакетно-контрольному журналі за відповідним порядковим номером відомості про отримані документи, перерахувати номери, що вказані на пакетах (конвертах), звідки поступив документ, номер реєстру (в розносній книзі чи у розписці) і дату. Пакети (конверти), передані до режимно-секретного органу за журналом обліку пакетів, обов’язково реєструють в пакетно-контрольному журналі. Переглянути та відсортувати пакети (конверти) на предмет їх розпечатування (“особисто”, “терміново”), розмірів та інші. Відкрити пакети (конверти) шляхом розрізання з трьох боків, вилучити металеві скоби (розрізати шпагат, яким прошито пакет (конверт), дістати вміст пакета (конверта); звірити номер вкладеного документа з номером, що вказаний на пакеті (конверті), адресу, гриф секретності, номер примірника документа і кількість аркушів (якщо вказані на пакеті), повноту вилучення кореспонденції з пакета (конверта).
У документах звірити: гриф секретності, індекси документа та кількість аркушів з перерахунком, кількість примірників. При наявності додатку перевірити: найменування, кількість аркушів з перерахунком, відповідність індексів, гриф секретності.
Зробити відмітку про звірку у правому нижньому куті документа (олівцем).
Додатки до документів можуть бути трьох видів:
додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);
додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;
додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супроводжувальним листом.

У разі наявності у пакеті (конверті) кількох документів, кожний з них реєструється за окремим номером.
У разі виявлення відсутності вкладних документів у пакеті (конверті) чи невідповідності облікових номерів, складається акт у двох примірниках за підписом начальника та співробітника режимно-секретного органа, в якому вказуються виявлені розходження. Перший примірник акта разом з лицьовою стороною пакета, в якому знаходилися отримані документи, направляється до режимно-секретного органу відправника, а другий – підшивається до справи. Про складання акта на документі робиться відповідна позначка. З отриманням акта режимно-секретний орган відправника вживає заходи до усунення відмічених у акті розходжень з наступним письмовим повідомленням про це адресата.
Про відсутність (невідповідність)
вкладень у пакеті (конверті)
Цей акт складений на підставі Положення начальником режимно-секретного органу Кравець Т.В у присутності фахівця з організації захисту секретної інформації Мокрого С.П про те, що цього числа при розкритті пакета (конверта) з документами № 35 надісланого “25” січня 2007 р. із установи ______ відсутній документ за № 2 (невідповідність облікових номерів). Ознак відкриття пакета (конверта) при доставці не виявлено.
Акт складений в двох примірниках:
прим. № 1 з додатком лицьової сторони пакета – відправнику,
прим. № 2 – до справи РСО.
Начальник РСО (Підпис) Кравець Т. В.
Фахівець з режиму (Підпис) Мокрий С. П.
Невірно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертають відправнику або пересилають адресатові у нових пакетах (упаковках) за їх реєстраційними номерами та з додатком лицьової сторони пакета відправника, а в пакетно-контрольному журналі ставиться номер реєстру і дата відправлення.
Після реєстрації у пакетно-контрольному журналі пакети з позначкою “Особисто” реєструються в журналі обліку вхідних документів або картці. Якщо в пакеті з позначкою “Особисто” знаходяться декілька номерів документів, то кожний документ обліковується у журналі обліку вхідних документів або в картці за окремими номерами. Реєстраційні номери вхідного обліку проставляються на пакеті. Пакети (конверти) з позначкою “Особисто” розкриваються особисто адресатом або особою, яка письмово уповноважена ним (див. зразок оформлення доручення). Запис даних про документ робиться зі слів особи, яка розкрила пакет (конверт), або з документа, якщо він повертається для виконання до режимно-секретного органу. У журналі обліку вхідних документів або картці обліку вхідних документів робиться запис: Пакет з позначкою “Особисто”.
Після розкриття пакетів (конвертів) документи негайно реєструють у журналі обліку вхідних документів ( показати взірець ). Реєстраційний номер вхідного документа обов’язково вказується у пакетно-контрольному журналі.
Реєстраційний (обліковий) номер документам надається в одному й тому ж режимно-секретному органу за кожним видом обліку одноразово. Супроводжувальні листи та додатки до вихідних документів реєструються (обліковуються) за різними номерами, вхідні документи і додатки до них – за одним номером.
Метою реєстрації (обліку) є: забезпечення збереження та запобігання втрати документів, перевірка наявності, контроль виконання документів, наведення необхідних довідок про документи без використання самих документів, а також – максимальне обмеження кола осіб, допущених до роботи з документами, забезпечення обліку їх проінформованості.
Автоматизована реєстрація документів проводиться в місцях реєстрації документів, обладнаних автоматизованою системою. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, побудованої на базі обов’язкових реквізитів, що забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого введення з документа встановленого обов’язкового складу реквізитів: назва виду документа; гриф секретності; автор (кореспондент); дата та індекс відправленого документа (дата та індекс надходження – для вхідних документів) та номери примірників; заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа-відповіді).
Кожний документ реєструють у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.
Отримані розпорядчі документи з грифом секретності (укази, постанови, накази, розпорядження) з вищестоящої установи реєструють в журналі обліку вхідних документів, або у журналі обліку розпорядчих документів. Облік розпорядчих документів, які видають по установі, здійснюють за журналом обліку розпорядчих документів, їх нумерація повинна кожний рік починатися з першого номера ( показати журнал ). Облік спільних розпорядчих документів здійснюють в кожній установі за журналом обліку розпорядчих документів і записують через косу риску.
Під час реєстрації на першому аркуші вхідного секретного документа у правому нижньому куту ставиться штамп, в якому вказується найменування установи, обліковий (вхідний) номер, дата реєстрації, кількість аркушів основного документа та додатків до нього (аркуші додатків без грифа секретності вказуються окремо). На першому аркуші додатку ставиться штамп “До вх. № __”, де вказується рік реєстрації, назва установи. На зброшурованих додатках (книги, звіти, зошити тощо) вхідні номери проставляються на титульному аркуші
( на дошці написати взірець )
Після цього у пакетно-контрольному журналі проставляються вхідні номери документів, що надійшли.
На документах, які були надіслані у тимчасове користування, реєстраційний штамп з вхідним номером проставляється на звороті останнього аркуша документа.
Видання, що надійшли без супроводжувального листа, зброшуровані документи, облікові картки громадян, яким надано допуск до державної таємниці, та деякі інші документи враховуються у пакетно-контрольному журналі. Сюди вносяться інвентарні та інші облікові номери, надані документам під час їх реєстрації у відповідних журналах режимно-секретного органу.
Якщо додатки неможливо або недоцільно підшивати у справу (брошури, інформаційні книги, документи великого формату тощо), вони беруться на інвентарний облік ( показати журнал ) з відміткою про це на супроводжувальних листах та у журналі (картці) обліку вхідних документів, а супроводжувальні листи підшиваються до справи.
Додатки, без грифа секретності, до документів з грифом секретності, якщо вони не підлягають спільному зберіганню, передаються до канцелярії під розписку у журналі чи картці обліку вхідних документів з відміткою на супроводжувальному листі.
Всі документи, що надійшли до установи, після реєстрації підлягають обов`язковому попередньому розгляду. Попередній розгляд документів здійснюється керівником режимно-секретного органу або іншою уповноваженою для цього особою відповідно до розподілу обов’язків між працівниками.
Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду керівником установи або безпосередньо виконавцями відповідно до функціональних обов’язків, а також – встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділами чи безпосереднім виконавцям.
Попередній розгляд документів повинен здійснюватися у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення установи вищого рівня розглядаються негайно. Під час попереднього розгляду документів слід керуватися положеннями про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, номенклатурами справ.
Про взяття документа на контроль – на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово “Контроль” або літера “К” (проставляється штамп “К”).
Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:
постановку документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольних документів;
перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;
попередні перевірки і регулювання ходу виконання;
облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів;
інформування керівника про хід та підсумки виконання документів;
повідомлення про хід і підсумки виконання документів;
зняття документів з контролю;
формування картотеки виконаних документів.
Прийняти виконаний документ (документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті), перевірити позначки на документі про його виконання (підпис виконавця, дата), перевірити правильність направлення документа до справи, перевірити обліковий номер на документі, перерахувати аркуші, списати документ у внутрішньому опису документів, які знаходяться у виконавця, коригування позначки про місцезнаходження документа.
Про виконання документа і направлення його до справи виконавець пише на нижньому лівому полі першого аркуша документа слова “До справи” і номер справи, в якій документ буде зберігатися, коротку довідку про виконання, якщо немає документа про виконання, посаду, підпис, ініціали та прізвище виконавця, дату направлення документа до справи.
Відмітка “До справи” свідчить про те, що роботу над документом закінчено. ( написати на дошці)
Про перенесення даних на машинний носій – у нижньому правому полі першого аркуша документа пишуть слова “Перенесено на машинний носій”, дату перенесення, номер масиву, підпис особи відповідальної за перенесення даних.
Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль. При цьому на документі помітка про зняття з контролю.
Пакети, які призначені для передачі в інші підрозділи, що мають свої режимно-секретні органи, як правило, не розкриваються, а передаються за призначенням по пакетно-контрольному журналу, розносній книзі або по реєстру .
У разі передачі документів на ознайомлення або для тимчасової роботи до інших підрозділів, де є режимно-секретний орган або його філії, перерахувати кількість аркушів та проставити підпис за отримання у пакетно-контрольному журналі (реєстрі, розносній книзі), звірити додатки з супроводжувальним листом (гриф секретності, номери примірників, кількість аркушів з перерахунком), не розкриті пакети (конверти), як правило, передаються по пакетно-контрольному журналу, розносній книзі або за реєстром. Порядок відправки документів з грифом секретності між РСО та його філіями визначає інструкція яка розробляється з дотриманням нормативних документів.
Наприклад:
ПРИБЛИЗНА ІНСТРУКЦІЯ
про порядок відправки документів з грифом секретності
між РСО та його філіями
ЗАГАЛЬНЕ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. Документи з грифом секретності на ознайомлення або для тимчасової роботи дозволяється пересилати у філію (інший) РСО з дотриманням вимог Інструкції. Така категорія документів відноситься до документів тимчасового користування.
Ці документи на постійну реєстрацію (облік) в філіях РСО не беруться, а при відсутності потреби в них повертаються відправнику.
1.2. На тимчасове користування дозволяється пересилати документи з грифом секретності інвентарного та попереднього обліку. Відправка документів тимчасового користування здійснюється шляхом особистої доставки або отриманням працівниками філії РСО.
Документи з грифом секретності пересилаються разом з карткою обліку видачі документа (справи).
1.3. Під час обліку та обробки документів тимчасового користування використовуються:
– розносні книги для документів тимчасового користування;
– журнали обліку документів тимчасового користування;
сигнальні картки.
1.4. Документи тимчасового користування до річної перевірки наявності документів з грифом секретності повинні бути повернуті до режимно-секретного органу, де вони знаходяться на постійному обліку. ( показати взірець реєстра )
РЕЄСТР № 3
На відправлення, здані в : РСО Залізничного району м. Львова
Від правник : ГУДК у Львівській області
Договір № 119 Ліцензія № ЛВ-2-2006-173 Дійсна до 12. 12. 2009
" 20 " січня 2008 р.
Разом _____1 (один)__пакет___________________________________________________________
( прописом )
Місце
Печатки Підпис відправника В. Дугін
По данному реєстру прийнято 1 (один ) пакет
( прописом )
одержано_____ грн.___коп. квітанція № __
( прописом )
"20 " січня 2008 р. год. 11 хв. 30 Підпис працівника ПСЗ В.Захарко
Місце
штампа

У разі передачі документів на ознайомлення або для тимчасової роботи до інших підрозділів, де є режимно-секретний орган або його філії, перерахувати кількість аркушів та проставити підпис за отримання у пакетно-контрольному журналі (реєстрі, розносній книзі), звірити додатки з супроводжувальним листом (гриф секретності, номери примірників, кількість аркушів з перерахунком), не розкриті пакети (конверти), як правило, передаються по пакетно-контрольному журналу, розносній книзі або за реєстром. Порядок відправки документів з грифом секретності між РСО та його філіями визначає інструкція яка розробляється з дотриманням нормативних документів.
1.2 ОБЛАДНАННЯ ПРИМІЩЕНЬ ДЛЯ ЗБЕРІГАННЯ МАТЕРІАЛЬНИХ НОСІЇВ СКЕРЕТНОЇ ІНФОРМАЦІЇ
Для постійного або тимчасового (протягом робочого дня) зберігання матеріальних носіїв секретної інформації приміщення режимно-секретного органу установи забезпечуються необхідною кількістю сейфів, металевих шаф, а користувачі мають пам’ятку щодо користування сховищем (сейфом, металевою шафою), яке призначене для тимчасового зберігання матеріальних носіїв секретної інформації.

Наприклад:
ПРИБЛИЗНА ПАМ’ЯТКА
щодо користування сховищем (сейфом, металевою шафою),
призначеного для тимчасового зберігання матеріальних
носіїв секретної інформації
1. Тимчасове зберігання матеріальних носіїв секретної інформації (протягом робочого дня) дозволяється тільки у сховищах (сейфах, металевих шафах), які взято на облік по журналу обліку сховищ (сейфів, металевих шаф, спецприміщень тощо) матеріальних носіїв секретної інформації та ключів від них, які зберігаються в РСО (запасні ключі зберігаються в опечатаному пеналі).
2. Забороняється одночасне зберігання на одній полиці сховища (сейфа, металевої шафи) матеріальних носіїв секретної та несекретної інформації.
3. Категорично забороняється зберігати ключі від закріплених сховищ (сейфів, металевих шаф) в умовних місцях (на шафі, в столі тощо), а також передавати іншому працівнику без відома РСО.
4. Не залишати без нагляду відкрите сховище в робочий час. У неробочий час сховище необхідно закрити та опечатати особистою печаткою відповідального працівника, незалежно від наявності в сховищі (сейфі, металевій шафі) матеріальних носіїв секретної інформації.
5. При довгостроковій відсутності працівника, відповідального за користування сховищем (відпустка, відрядження, хвороба тощо), ключі від сховища при необхідності передаються іншому виконавцю тільки через РСО.
6. Відкриття сховища (сейфа, металевої шафи) при відсутності працівника (при необхідності), проводиться комісією, до складу якої обов‘язково входить працівник РСО, та зі складанням про це акта.
7. Про втрату ключів від сховища (сейфа, металевої шафи) працівник зобов‘язаний терміново повідомляти РСО, подати пояснення по факту втрати.
8. Забороняється виготовляти дублікати ключів від сховищ (сейфів, металевих шаф), які призначені для зберігання матеріальних носіїв секретної інформації.
Сховища (сейфи, металеві шафи), в яких постійно чи тимчасово зберігаються матеріальні носії секретної інформації, а також ключі від них, обліковуються в РСО у журналі обліку сховищ (сейфів, металевих шаф, спецприміщень тощо) матеріальних носіїв секретної інформації та ключів від них.
На верхній частині сховища (сейфа, металевої шафи) необхідно наклеїти табличку, на якій вказати:

Сховище № __________ .
Відповідальний ________ (ініціали, прізвище).
Опечатується печаткою № ____ (номер особистої печатки відповідального за сховище
працівника).
Під час пожежі, стихійного лиха виносити в ______ чергу.
У першу чергу виносять:
документи зі ступенем секретності “особливої важливості”, “цілком таємно” та “таємно”;
мобілізаційні документи;
документи, які є історичною цінністю та ті, що підлягають передачі до державної архівної установи;
справи, книги і журнали поточного діловодства;
печатки та штампи установи.
У другу чергу виносять:
архів;
видання з грифом секретності та інші матеріали;
майно.

Для забезпечення ритмічної роботи РСО за погодженням із структурними підрозділами, розробляється розпорядок робочого дня режимно-секретного органа.
На випадок пожежі, стихійного лиха, аварійних ситуацій тощо РСО розробляє інструкцію, яка повинна знаходитись у чергового по установі, а також у підрозділі охорони незалежно від його відомчого підпорядкування та інші документи.
ПРИБЛИЗНА ІНСТРУКЦІЯ
про врятування документів та майна режимно-секретного
органу на випадок пожежі, стихійного лиха,
аварійних ситуацій тощо
У разі виникнення пожежі, стихійного лиха, аварійних ситуацій тощо необхідно:
1. Негайно викликати аварійні служби (пожежну, водоканалу тощо) за телефоном _____ і доповісти керівнику установи за телефоном ____ .
2. Негайно вжити заходів щодо ліквідації стихійного лиха, аварійної ситуації, викликати особовий склад РСО:
начальника РСО (прізвище, ім’я, по батькові), його адреса ___________ телефон _______ ;
фахівця з режиму секретності (прізвище, ім’я, по батькові), його адреса ___________ телефон _______ ;
фахівця з організації захисту секретної інформації (прізвище, ім’я, по батькові), його адреса __________ телефон _______ .
3. У разі необхідності відкрити приміщення режимно-секретного органу в присутності начальника охорони установи. ВІДКРИВАТИ СХОВИЩА (СЕЙФИ, МЕТАЛЕВІ ШАФИ) БЕЗ ПРАЦІВНИКІВ РЕЖИМНО – СЕКРЕТНОГО ОРГАНУ ЗАБОРОНЕНО.
4. Організувати перенесення сховищ (сейфів, металевих шаф) і майна до безпечного місця в такій послідовності:
– сховища (сейфи, металеві шафи), на яких написано “ВИНОСИТИ В ПЕРШУ ЧЕРГУ”;
– решту сховищ (сейфів, металевих шаф) і майно.
5. Черговий повністю відповідає за організацію охорони винесених сховищ (сейфів, металевих шаф) і майна РСО.
6. Після відкриття приміщення, винесення сховищ (сейфів, металевих шаф) і майна, ліквідації пожежі, стихійного лиха, аварійної ситуації скласти акт про відкриття приміщення РСО, в якому вказати таке: ким і коли, що і куди та з якою метою винесено з приміщення, хто охороняв, кому передані сховища (сейфи, металеві шафи), майно тощо.
Начальник РСО (Підпис) Князь Б. О.
Зняття з-під охорони приміщення РСО, отримання пеналів (пакетів) з ключами від вхідних дверей і сховищ:
перевірити непорушність вікон, цілісність та відповідність відбитків печаток на дверях, замків (запорів) та сигналізації;
прийняти пенали (пакети) з ключами від дверей та сховищ РСО по журналу приймання (здавання) під охорону, зняття (здавання) з-під охорони режимних об’єктів, сховищ носіїв секретної інформації та ключів від них;
відкрити приміщення РСО;
перевірити відповідність та непорушність відбитків печаток на сейфах, металевих шафах та інших сховищах.
Здача приміщення, пеналів (пакетів) з ключами від дверей та сховищ РСО під охорону:
скласти всі документи з грифом секретності в сховище (сейфи, металеві шафи);
замкнути і опечатати сховища (сейфи, металеві шафи);
включити охоронну сигналізацію;
закрити приміщення і опечатати його;
здати пенали (пакети) з ключами від вхідних дверей і сховищ РСО під охорону з включенням сигналізації по журналу приймання (здавання) під охорону, зняття (здавання) з-під охорони режимних об’єктів, сховищ носіїв секретної інформації та ключів від них.
1.3 Організація робочих місць працівників РСО.
На підставі Державних будівельних норм України ( ДБН В. 2.2-14-2004 р. )"Приміщення для зберігання секретних документів та роботи з ними"
Приміщення для роботи з матеріальними носіями секретної інформації повинно відповідати вимогам технічного захисту інформації, правилам техніки безпеки, санітарним нормам і вимогам пожежної безпеки: ( ви це вже пройшлиі здали залік, але яя Вам нагадаю ці вимоги )
у багатоповерхових спорудах РСО слід розміщувати не нижче другого і не на останньому поверсі (не рахуючи технічного поверху);
стіни і перегородки повинні бути бетонними, залізобетонними, товщиною не менше 80 мм чи цегляні товщиною 120 мм;
приміщення для видачі і приймання документів, що мають гриф секретності – 6,5 кв. м на одного працівника;
приміщення для роботи з документами, що мають гриф секретності – чотири кв. м на одного працівника;
вікна режимних приміщень, незалежно від поверху, обладнують засобами, які перешкоджають зовнішньому огляду приміщення, та які виключають можливість втрати документів, що мають гриф секретності, через відкриті вікна чи квартирки;
робоче приміщення і приміщення для роботи з документами, що мають гриф секретності, повинно розділятися бар’єром чи скляною перегородкою так, щоб будь-яке місце в приміщені для роботи з документами з грифом секретності знаходилося у полі зору працівників РСО;
вхідні двері повинні бути залізними чи дерев’яними, оббиті листовим металом;
приміщення обладнується надійними запорами (не менше двох різних замків з не менше як двома ключами від кожного), пристроями для опечатування, охоронною і пожежною сигналізаціями;
столи розміщуються перпендикулярно до вікна, щоб світло падало зліва (неприпустимо, щоб вікно розміщувалось за спиною працівника);
система обігрівання розміщується на відстані 1200…1500 від робочого місця для зменшення негативного впливу променевого тепла;
столи працівників, які при роботі контактують один з одним, розміщуються суміжно;
ширина проходу між столами і обладнанням в кімнаті для одного працівника – 500…600 мм, для двох працівників – 650…750 мм, для трьох – 950… 1000 мм;
робоче місце працівника, який повинен відвідувати інші підрозділи чи контактувати з працівниками інших підрозділів, розміщується недалеко від входу в приміщення;
двері всіх режимно-секретних приміщень повинні бути однопільними, металевими або дерев"янними, оббитими оцинкованим листовим жалізом;
вхідні двері обладнаються двома різними замками, або кодовими замками та пристроями для опечатування;
на вікнах повинні передбачатись пристрої, які не дозволяють оглядувати режимне приміщення ззовні( штори, жалюзі незалежно від поверху і наявності будівель, які розташовані напроти) ;
у вікнах повинні бути сталеви грати із прута 16 мм:
РСП оснащуються охоронною сигналізацією, яка повинна бути виведена на пульт охорони цетралізованого спостереження ;
РСП повинні бути обладнані автоматичною пожежною сигналізацією.
Робочі місця обладнуються письмовими столами (звичайними, спеціальними) чи комбінованими Г-подібними столами; допоміжними столами, тумбами, приставками для зберігання документів і додаткових матеріалів, звичайними та спеціальними (для документів) шафами, встановлюють автоматизовані системи для обробки інформації з обмеженим доступом, картотеки, крісла, стільці тощо.
Не рекомендується накривати столи сукном або склом, обладнувати в них середні ящики, зберігати в ящиках і сховищах (сейфах, металевих шафах) документи і картки в горизонтальному положенні.
Прибирання та інші необхідні господарські роботи в режимних приміщеннях проводяться тільки в присутності працівників, які безпосередньо відповідають за збереження матеріальних носіїв секретної інформації. Під час прибирання та господарських робіт усі матеріальні носії секретної інформації повинні знаходитись у сховищах (сейфах, металевих шафах).
1.4 ПЕРЕДАВАННЯ КОРЕСПОНДЕНЦІЇ НА РОЗГЛЯД КЕРІВНИЦТВУ ТА ВИКОНАВЦЯМ
Зареєстовані секретні документи доводяться до керівника установи працівником режимно-секретного органа. Керівник установи ознайомивши з документом пише резолюцію.
Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.
Резолюція пишеться безпосередньо на документі, нижче реквізиту “Адресат”, паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на зворотній стороні першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеного для підшивки. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці, такий аркуш (бланк) із резолюцією слід обліковувати разом з документом як додаток до нього.
У разі, коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їхню роботу.
Керівник установи може передавати документи, що мають гриф секретності, на виконання лише через режимно-секретний орган.
На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис керівника, дата.
Працівником режимно-секретного органа ознайомивши з резолюцією керівника установи доводить цей документ до виконавця (ів), викликавши виконавця за телефоном.
Якщо виконавцю треба попрацювати з документом то працівник режимно-секретного органу видає цей документ виконавцю, при цьому робить запис у картці обліку видачі документа (справи) іза підписом вцьому документі видає його виконавцю. Виконавець повинен в той же день здати виданий документ в режимно-секретний орган. При повернені секретного документу від виконавця представник РСО перерахувує аркуші, перевіряє підписи із зазначенням дати на документі про ознайомлення та правильність адресування його до справи, поставляє підпис за отримання документа, і познаяає позначити у журналі обліку вхідних документів місце знаходження документа.
Для виконавців режимно-секретним органом розробляється інструкція ( пом"ятка ) про порядок роботи з секретними документами приблизна така:
ПАМ’ЯТКА
для виконавців про порядок роботи з документами,
що мають гриф секретності
1.Всі отримані документи з грифом секретності повинні бути негайно занесені до внутрішнього опису документів, які знаходяться у виконавця.
2. При отриманні документа з грифом секретності виконавець зобов‘язаний поставити підпис та дату за отримання і провести поаркушний перерахунок документа.
3. При виявленні втрати аркуша чи іншого порушення режиму секретності доповісти начальнику підрозділу та РСО.
4. Під час роботи необхідно виключити можливість огляду документа з грифом секретності сторонніми особами.
5. Отримані на робоче місце документи з грифом секретності зберігати в металевій шафі (сейфі).
У разі відлучення з робочого місця всі службові документи покласти в металеву шафу (сейф) та опечатати.
6. Забороняється зберігати разом ( в спецпапках, шафах, сейфах) документи, що мають гриф секретності та без грифа секретності.
Під час роботи з документами, що мають гриф секретності не допускати до свого робочого місця сторонніх осіб.
7. У разі перенесення документів з грифом секретності з однієї кімнати в іншу в одному приміщенні необхідно використовувати спецчемодани (спецпапки) з клапанами чи затискачами.
8. Особисту металеву печатку та ключі від металевої шафи (сейфа) необхідно зберігати особисто і нікому не передавати. У разі втрати негайно сповістити РСО.
9. Допускається видавати документи з грифом секретності на тимчасове використання протягом робочого дня працівникам, які допущені до них – при умові роботи в присутності виконавця, що
отримав документ або по разових розписках.
10. Передавати документи з одного підрозділу в інший або виконавцям дозволено тільки через РСО.
11. Своєчасно ознайомлюватись з документами з грифом секретності в РСО та виконувати їх. Про виконання документів робити відмітки та адресувати їх до справи.
12. Не допускати записів секретної інформації в необлікованих особистих блокнотах, зошитах і на окремих аркушах паперу.
13. Не залишати без догляду документи з грифом секретності на робочому місці. Обов’язково покласти їх у металеву шафу (сейф) та опечатати або здати до РСО.
14. Не ознайомлювати з секретною інформацією ні в усній, ні в письмовій формі працівників, які не мають до них прямого службового відношення.
15. У кінці робочого дня обов‘язково перевірити наявність отриманих документів з грифом секретності. Своєчасно та особисто здавати документи до РСО.
16. У разі відпустки та від’їзду у відрядження всі отримані документи з грифом секретності здати до РСО.
17. Після закінчення роботи не залишайте на столах та інших відкритих місцях документи. Документи необхідно зберігати в шафі. Не допускається брати службові документи додому.
18. У разі втрати документа, чи ознайомлення з ним сторонніх осіб необхідно про це повідомити РСО та прийняти міри до їх розшуку.
З А Б О Р О Н Я Є Т Ь С Я:
- працювати з документами з грифом секретності поза службовим приміщенням (крім осіб та випадків
за особливим дозволом);
- видавати та передавати документи з грифом секретності особам, які не мають до них прямого
відношення по роботі;
- ознайомлювати відряджених осіб з секретною інформацією без дозволу керівника та відповідного
оформлення в РСО;
- виносити без дозволу РСО документи з грифом секретності з приміщення. А при отриманні дозволу
переносити їх тільки в опечатаній спецпапці (поза зоною охорони – з охороною).
Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства.
Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів, а документи з позначкою “Терміново” – протягом семи робочих днів від дати надходження документа.
Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності – посадової особи, яка її заміщає. У разі потреби строк може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше як за три робочі дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку – до закінчення 30-денного строку від дати його одержання. Ознайомлення з розпорядчими документами здійснюється під розписку на самому документі або на спеціальному аркуші ознайомлення за письмовим розпорядженням (резолюцією) керівника установи або особи, якій вони були адресовані. На цьому ж аркуші робляться відмітки про виконання.
1.5 ДРУКУВАННЯ МАТЕРІАЛІВ
В установах, які не мають бюро комп"ютерного набору або друкувального підрозділу, документи з грифом секретності за умови незначного їх обсягу (до 200 аркушів формату А4 (210х297 мм) на рік) друкуються співробітниками режимно-секретного органу. Допускається для виконання друкувальних робіт призначати друкарку, оформлену наказом керівника установи, яка має відповідну форму допуску до державної таємниці, при цьому документи з грифом секретності повинні друкуватися тільки в приміщенні режимно-секретного органу. Друкування документів з грифом секретності може проводитися із застосуванням автоматизованої системи для обробки секретної інформації. Я ВАМ нагадаю, що треба зробити і на підставі яких документів дозволяється друкування секретних документів , що становлять державну таємницю в автоматизованих системах.
Це:
- Постанова Кабінету Міністрів України від 16 лютого 1998 року № 180 "Про затвердження
Положення про забезпечення режиму секретності під час обробки інформації, що становить
державну таємницю, в автоматизованих системах ";
- Державний стандарт України ( ДСТУ 3396.1-96 ) Техничний захист інформації. Порядок
проведення робіт. 1997 р.;
Нормативний документ документ системи технічного захисту інформації ( НД ТЗІ 1.6-003-04 )
від 10.03.2004 р. № 04"" Створення комплексів технічного захисту інформації на об"єктах інформаційної діяльності. Правила розроблення, побудови, викладення та оформлення моделі загроз для інформації.
1. Режим секретності під час обробки секретної інформації в ПЕОМ - це установлений відповідно до вимог законодавства єдиний порядок забезпечення охорони державної таємниці, який визначає сукупність адміністративно-правових , організаційних, інженерно-технічних заходів контролю, заходів контролю за дотриманням цього порядку тощо, а також правила застосування програмно-технічних засобів.
Обробка секретної інформації на ПЕОМ дозволяється тільки після завершення робіт з створення комплексної системи захисту інформації, проведення випробувань та оцінки рівня захищенності інформації на відповідність вимогам нормативних документів системи тезнічного захисту, за результатами якої Департамент або уповноважені ним органи надають атестат відповідності. Дозвіл на експлуатацію ПЕОМ надається наказом керівника установи на підставі атестату відповідності. ( показати документи по захисту ПЕОМ )
Усі чернетки та проекти документів, що надійшли для друку та передруку, реєструють в журналі обліку документів, надрукованих у друкувальному підрозділі. Після друкування документ разом з чернеткою передають в РСО за підписом у журналі обліку документів, надрукованих у друкувальному підрозділі.
Під час друкування документів безпосередньо працівниками режимно-секретного органу їх не беруть на облік у журналі обліку документів, надрукованих у друкувальному підрозділі, а до початку друку реєструють у журналі обліку підготовлених документів .
За умов незначного обсягу документів у друкувальному підрозділі, журнал обліку документів, надрукованих у друкувальному підрозділі може не вестись. У цьому випадку після реєстрації чернетки у журналі обліку підготовлених документів її передають друкарці за підписом у журналі обліку підготовлених документів. Надрукований документ повертається друкаркою за підписом працівника режимно-секретного органу у журналі обліку підготовлених документів.
Рукописи повинні бути розбірливо написані чорнилом або пастою темного кольору, ретельно вивірені та завізовані виконавцем і керівником структурного підрозділу.
На чернетці у верхньому лівому куті або іншому вільному місці першого аркуша має бути зазначено підрозділ, прізвище виконавця, його телефон, кількість примірників документа, його формат, дату здачі матеріалів.
Документи, що мають гриф секретності, готуються та друкуються в суворо обмеженій кількості .
Для з’ясування питань, що виникають під час друкування проектів документів, друкарка повинна звертатися до виконавця документа, а за його відсутності – до його начальника.
Працівникам друкувального підрозділу забороняється знайомити зі змістом проектів документів, що друкуються, інших друкарок та осіб, які не мають до цих документів відношення.
При журнальному обліку друкованих у друкувальному підрозділі паперів проект документа та чернетку передають за підписом у журналі обліку документів, надрукованих у друкувальному підрозділі, працівнику режимно-секретного органу, який реєструє їх у журналі обліку підготовлених документів (за винятком облікових карток громадянина, якому надано допуск до державної таємниці ) та видає виконавцю за підписом чи робить відмітку у журналі про подальший рух документа.
Надрукований проект документа може видаватися виконавцю за підписом у картці обліку видачі документа (справи).
Отримуючи надрукований проект документа, виконавець зобов’язаний перевірити наявність на них необхідних реквізитів: реєстраційний номер, гриф секретності, дату та строк засекречування, прізвище та посаду особи, яка надала зазначений гриф, посилання на відповідний пункт (статтю) Зводу відомостей, що становлять державну таємницю, кількість аркушів, примірників, номери і кількість аркушів чернетки та звірити ці дані із записами в обліковому журналі чи картці.
У разі відсутності виконавця надрукований проект документа може бути виданий його начальнику.
Як правило, всі службові документи повинні оформлятися на бланках установи. Для зручності з обох боків сторінки залишають вільні поля.
На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні – на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.
На кожному надрукованому примірнику проекту документа з грифом секретності проставляється у правому куті верхнього поля першої сторінки гриф секретності, номер примірника документа та у разі необхідності позначка "Особисто".
Якщо документ оформлено на кількох сторінках, то друга та наступні сторінки мають бути пронумеровані. Номери сторінок проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова “сторінка” та розділових знаків.
Якщо документ має додаток, то під текстом з нового рядка вказують скорочене найменування кожного додатку (якщо про це не згадується у тексті супроводжувального листа), його реєстраційний номер, номер примірника, що додається, гриф секретності та кількість аркушів. (Написати на дошці)
Додаток: Акт перевірки від 24.08.01 за №102, прим №1, “таємно”, на 5 арк.
Якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином. Наприклад:
Додаток: Акт перевірки від 02.02.02 за №102, прим. №1, “таємно”, на 5 арк. і додаток до нього
таблиці вимірів, прим. №1, “ДСК”, на 16 арк.
Кожний додаток до документа з грифом секретності повинен мати окрему нумерацію аркушів. Якщо примірник єдиний, вказується: “Прим. єдиний”, якщо в режимно-секретному органі не залишається додатку, вказується: “Тільки адресатові”. При великій кількості додатків на них складається окремий список (опис) із зазначенням необхідних реквізитів тих документів, які до нього входять, а в документі (супроводжувальному листі) після тексту зазначається:
Додаток: відповідно до списку (опису) № __ на __ арк.
На зворотній стороні останнього аркуша кожного примірника надрукованого проекту секретного документа внизу ліворуч вказується: реєстраційний номер, кількість надрукованих примірників, список адресатів, стаття Зводу відомостей, що становлять державну таємницю, на підставі якої засекречено документ, термін його засекречування виконавцем, прізвище виконавця, прізвище особи, яка друкувала,прізвище особи, що надала гриф секретності, назва та реєстраційний номер матеріального носія інформації, з якого друкувався документ, дата друкування та номер телефону виконавця.
Якщо шість і більше примірників
Реєстраційний номер проставляється на лицьовій стороні кожного аркуша документа, крім останнього.( показати )
Друкування під диктовку чи зі звуковідтворюючих пристроїв документів зі ступенем секретності “цілком таємно” та “таємно” робиться тільки в ізольованих приміщеннях, де виключена можливість витоку змісту цих документів. Машинні або інші матеріальні носії словесної інформації (стенографічні зошити), що призначені для ведення записів секретної інформації, обліковують у журналі обліку робочих зошитів і після закінчення роботи здають на зберігання до режимно-секретного органу .
Для друкування тексту із машинних або інших матеріальних носіїв словесної інформації видається стенографічний зошит друкарці, працівником режимно-секретного органу, під розписку.
Реєстраційний номер надрукованого тексту вказується у журналі обліку звукозаписів.
Під час реєстрації віддрукованих примірників і аркушів у журналі необхідно перевірити правильність їх реєстрації. Передати віддруковані матеріали виконавцям з перевіркою документа з грифом секретності, чернетки; відповідності облікового номера, грифа і номера примірника на першому аркуші документа; відповідності облікового номера, кількості, номера аркушів чернетки із записом у картці обліку підготовлених документів.
Перевірити журнал обліку документів, надрукованих у друкувальному підрозділі: номер друкованого документа; обліковий номер аркушів чернетки, кількість друкованих примірників, кількість аркушів у примірнику.
У разі перекладу документа на іншу мову він враховується за новим номером у журналі обліку документів, надрукованих у друкувальному підрозділі, обліку підготовлених документів.
У разі відсутності виконавця надрукований проект документа може бути виданий його керівникові.
У разі помилкового друкування документа без грифа секретності, що підлягає засекречуванню, його слід зареєструвати у журналі обліку документів, надрукованих у друкувальному підрозділі, а потім – у журналі обліку підготовлених документів чи в картці обліку підготовлених документів. При відсутності друкувального підрозділу такий документ реєструють у журналі обліку підготовлених документів.
Для засекречування до режимно-секретного органу здають всі примірники документа і чернетки. Кількість примірників надрукованого документа і кількість аркушів зданих чернеток засвідчується підписами виконавця та працівника режимно-секретного органу на звороті останнього аркуша засекречуваного документа, який залишається у справі.
Якщо чернетки не подані, про це роблять позначку на останньому аркуші документа та в журналі (картці) обліку за підписом виконавця документа і працівника режимно-секретного органу .
У разі нестачі аркушів чернетки – проводиться службове розслідування. Друкований текст перевіряє виконавець. Якщо будуть виявлені друкарські помилки, пропуски тощо, виконавець повертає надруковані аркуші з рукописом для виправлення. Виправлення тексту допускається на машинці, без помарок. У разі виправлення помилок на окремих аркушах проекту документа проводиться їх передрук, це відображається у журналі обліку документів, надрукованих у друкувальному підрозділі або журналі обліку підготовлених документів за тими ж реєстраційними номерами. Якщо під час передруку окремих аркушів проекту документа змінюється їх загальна кількість, то передруковані аркуші видають виконавцю під підпис після внесення відповідних змін у журналі обліку документів, надрукованих у друкувальному підрозділі та журналі обліку підготовлених документів чи у картці обліку підготовлених документів.
Повністю передрукований документ обліковується за новим реєстраційним номером, при цьому на звороті останнього аркуша документа і в журналі (картці) вказують реєстраційний номер попереднього документа, з якого він надрукований.
Супроводжувальні листи та додатки до них друкують за різними обліковими номерами.
При знищенні передрукованих аркушів перевірити: передруковані аркуші з журналом реєстрації документів, надрукованих у друкувальному підрозділі, друкований номер, номер аркуша, перерахувати їх кількість.
У кінці робочого дня звірити наявність документів з журналом реєстрації документів, надрукованих у друкувальному підрозділі та підрахувати кількість надрукованих документів за день.
Після закінчення робочого дня журнали обліку, надруковані, але не видані виконавцям документи, недодруковані документи та їх чернетки друкарка здає до режимно-секретного органа в опечатаній робочій спецпапці, спецчемодані. Якщо друкувальний підрозділ розміщується в одній із кімнат режимно-секретного органа, то ці матеріали можуть зберігатися в опечатаному сховищі (сейфі, металевій шафі) друкувального підрозділу.
Зіпсовані аркуші паперу, відпрацьовані стрічки друкарської машинки, копіювальний папір, а також аркуші паперу, що використовуються для зберігання валика друкарської машинки, підлягають щоденній здачі до режимно-секретного органа для знищення. Якщо приміщення друкувального підрозділу у неробочий час охороняється, то усі зазначені матеріали складаються до опечатаної
начальником режимно-секретного органа чи його заступником металевої урни, що знаходиться у друкувальному підрозділі, та знищуються разом з макулатурою режимно-секретного органа. Зібрати працівником друкувального підрозділу документи в кінці робочого дня, скласти їх у спецпапку, опечатати спецпапку та здати до РСО.
1.6 ОФОРМЛЕННЯ ТА ВІДПРАВЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ
Вихідна кореспонденція, що має гриф секретності, пересилається тільки через режимно-секретний орган.
Найменування установи повинно відповідати найменуванню, зазначеному у положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування вживається тільки у разі, коли воно офіційно зафіксовано у положенні про установу. На бланку скорочене найменування розміщується слідом за повним.
Заголовок до тексту, незалежно від виду документа, повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким та ємким, точно передавати зміст тексту.
Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.
При отриманні документів на відправку необхідно перевірити наявність усіх примірників та аркушів надрукованих документів і чернеток, відповідність реєстраційних номерів на документах номерам у журналах обліку, правильність адресування, оформлення та наявність додатків, правильність оформлення документа (наявність на документі підпису та адреси (кому направляється документ, його поштова адреса), точність даних про додатки, наявність вказівки про місце знаходження копії, помітки “Особисто”, якщо документ підлягає врученню особисто адресату, наявність літери “М” на мобілізаційних документах. Звірити гриф секретності і реєстраційні номери на кожному аркуші документа, перерахувати аркуші в документі і чернетці та списати документ і чернетку у внутрішньому описі документів, які знаходяться у виконавця.

Гриф секретності супроводжувального листа повинен відповідати найвищому ступеню секретності відомостей, які містяться як у самому листі, так і в додатку до нього.
При розробці документів без грифа секретності дозволяється посилання на дату і номер документа з грифом секретності.
Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. При цьому обов’язково зазначаються посадова особа, яка підписала документ, її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або друкується, наприклад: “в.о.”, “Заст.”). Не допускається підписання документа з прийменником “За” або написання косої риски перед найменуванням посади.
Документи, що надійшли на підпис з інших установ чи структурних підрозділів режимно-секретних органів, та підписані керівництвом міністерства або іншою, вищестоящою установою, можуть бути надіслані адресатам за реєстраційними номерами згідно з журналом обліку документів, які отримані на підпис керівництвом і на розсилання адресатам.
Примірник вихідного документа, який залишається у справі, може оформлятися не на бланку, але повинен мати всі необхідні реквізити, у тому числі реєстраційний (обліковий) номер, дату і засвідчену виконавцем позначку про те, ким підписаний документ. Всі службові документи мають бути датовані.
Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, – дата його прийняття; для документа, що затверджується, – дата затвердження. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні проставлятися цифровим засобом.
Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Наприклад, 12 січня 2002 року слід писати: 12.01.02. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад: 3 квітня 2002 року слід писати: 03.04.02. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч.
Документи з обмежувальною позначкою “Особисто” направляються із зазначенням посади та прізвища адресата.
Облік підготовлених документів здійснюється у журналі обліку підготовлених документів.
При направленні великої кількості додатків до супровідного листа, якщо перелічити їх номери у картці чи в журналі неможливо, у графі “Вид та короткий зміст” журналу обліку підготовлених документів чи в картці обліку підготовлених документів вказується прописом тільки загальна кількість аркушів додатків.
При направленні документів із супровідним листом на пакеті проставляється реєстраційний номер супровідного листа. Документи можуть бути направлені адресатам за своїми реєстраційними номерами без супровідних листів, якщо призначення цих документів не вимагає пояснень. При направленні документів без супровідного листа на пакетах, в яких містяться такі документи, проставляються реєстраційні номери усіх документів із зазначенням номерів примірників, а до журналів обліку заноситься номер реєстру та дата відправлення.
При складанні опису на матеріали, що входять у документ, вказуються реєстраційні номери, гриф секретності, вид матеріалу, порядкові номери аркушів кожного матеріалу в документі.
Окремі категорії документів зі ступенем секретності “цілком таємно” за вказівкою керівника установи можуть бути направлені до іншої установи у подвійних пакетах. У разі подвійного пакування у пакет зовнішній пакет з вкладанням не прошивається. На нього наклеюються паперові наклейки.
Під час відправлення документів адресату необхідно проставити адресу, перерахувати аркуші відправленого документа, звірити реєстраційні номери, покласти в конверт документи (конверти повинні мати розміри 114х162 мм, 162х229 мм, 229х324 мм; пакети мають такі мінімальні розміри:
100 мм в одному вимірі і не менше 50 мм в другому – за будь-якої мінімальної товщини,: згорнуті трубкою 100 мм у довжину і 50 мм в діаметрі; максимальні – 450 мм в одному з трьох вимірів; згорнуті трубкою – 700 мм завдовжки і 150 мм в діаметрі).
Підібрати та скомплектувати додатки до супроводжувальних листів. Звірити гриф секретності, найменування, обліковий номер, номер примірника додатку з супроводжувальним листом та відповідність найменування документа. Перевірити наявність усіх необхідних підписів на документі. Перерахувати аркуші та додатки. Сортувати підготовлені документи для відправлення за адресами. Звірити правильність адрес, вказаних на документах, з картотекою реквізитів.
Перед тим як покласти в пакет (конверт) документи обгортають у світлонепроникний папір.
Якщо пакет (конверт) виготовлений із міцного світлонепроникного паперу, обгортати документи необов’язково. Пакет (конверт) заклеюють і прошивають хрест-нахрест нитками чи дротом (скріпкою) так, щоб були зафіксовані усі його клапани. Якщо вкладення пакета (конверта) не можна проколювати (схеми, креслення, фотокартки тощо), пакет (конверт) прошивається хрест-нахрест через середину усіх його країв так, щоб нитка туго охоплювала вкладення та зав`язувалася у середині зворотної сторони пакета ( поеазати конверт ).
Паперова наклейка з відтиском печатки “Для пакетів” наклеюється силікатним клеєм на середину зворотної сторони пакета так, щоб вона захоплювала усі його клапани усередині, кінці ниток залишалися помітними, а вузол прошивки був закритий наклейкою. При прошиванні пакета дротом (металевими скобами) паперова наклейка або сургуч накладається на зігнуті кінці дроту (скоби).
Пакети вагою більше 1 кг додатково перев’язуються нахрест суцільним шпагатом, кінці якого опечатуються з розрахунком на те, щоб виключити можливість зняття шпагату і доступу до вкладеного без пошкодження упаковки та відбитків печаток.
Паперові наклейки повинні бути виготовлені з цигаркового або іншого тонкого паперу, який не розшаровується. Розмір паперових наклейок має перевищувати на три або чотири мм діаметр відтиску печатки. На поверхню наклейок накладається тонкий шар силікатного клею, який повинен виходити за край паперової наклейки.
На пакетах (конвертах), що опечатані паперовими наклейками, мають бути чіткі відбитки печатки, склоподібна прозора плівка клею на паперовій наклейці та її кінцях, гарна видимість розташування ниток та вузла прошивки пакета, загнуті кінці дроту (металевих скобок).
Пакування документів в пакети (конверти), що були раніше використані, в художні конверти, а також в пакети (конверти), виготовлені з газетного, крихкого, пухкого, пергаментного та прозорого паперу, забороняється.
На пакетах (конвертах) проставляються такі реквізити:
– гриф секретності – у правому верхньому куту, у разі необхідності – позначка “Особисто”;
– підпис особи, яка проводила конвертування, засвідчений печаткою “Для пакетів”;
зверху, посередині пакету, в разі необхідності – позначка “Терміново”, засвідчена печаткою “Для пакетів”;
у центрі - найменування одержувача, його адреса , а під нею, над рискою, – реєстраційні номери вкладених секретних документів і під рискою- найменування відправника (прізвище та посада не вказуються), та його адреса.
На внутрішньому пакеті (у разі подвійного пакетування) проставляються й інші реквізити, у тому числі обмежувальні позначки, а також – посада та прізвище кореспондентів (відправників та отримувачів).
У разі необхідності на пакетах (конвертах) може вказуватись: відомча підпорядкованість, прізвища отримувачів документів, назва вулиць, номер будинку. До військових частин документи адресуються згідно з правилами, що встановлені (фельдзв’язком) спецзв’язком.
Кореспонденція доставляється адресатам через фельдзв’язок (спецзв’язок) та кур’єрами установ за реєстрами, розносними книгами чи розписками.
У разі необхідності за дозволом керівника установи, а в міністерствах, відомствах – за дозволом начальника РСО, документи зі ступенем секретності “цілком таємно” та “таємно” у межах даного
населеного пункту можуть бути доставлені виконавцями або співробітниками РСО в робочих спецпапках (спецчемоданах), опечатаних печаткою РСО, і тільки на відомчому транспорті.
У межах пішої досяжності одного населеного пункту з дозволу начальника РСО кореспонденція може доставлятися двома виконавцями або співробітниками РСО в спецпапках (спецчемоданах),
опечатаних печаткою РСО. В усіх випадках доставка документів не повинна привертати увагу сторонніх осіб. Доставляти кореспонденцію на громадському транспорті забороняється.
Для пересилання кореспонденції через фельдзв’язок (спецзв’язок) виписується реєстр (встановленої цими службами форми) у трьох примірниках, один з яких з підписом фельд’єгеря чи кур’єра, які доставляють кореспонденцію, залишається в РСО, а два інших примірники разом з кореспонденцією передаються до відділення фельдзв’язку. Один примірник реєстру з підписом співробітника фельдзв’язку (спецзв’язку), завірений печаткою, повертається до режимно-секретного органа, де зберігається у справі реєстрів, а інший залишається у відділенні фельдзв’язку (спецзв’язку). При цьому примірник з підписом фельд’єгеря або кур’єра знищується. У разі доставки кореспонденції безпосередньо адресату, обходячи фельдзв’язок (спецзв’язок), реєстр виписується у двох примірниках. У реєстрі вказуються номери пакетів (документів), що відправляються, кому вони адресовані та ступінь секретності вкладень. Кореспонденція може доставлятися адресатам за спеціальними розписками або за розносними книгами. Справи з реєстрами та розписками враховуються за номенклатурою справ, а журнали у журналі обліку журналів, карток і завершених виробництвом справ зберігаються не менше одного року з моменту оформлення останнього реєстру (розписки) чи останнього запису у журналі, потім знищуються за актом.
При передачі вихідної кореспонденції фельд’єгерям чи кур’єрам для доставки до відділення фельдзв’язу (спецзв’язу) в реєстрах, журналах або розписках вказуються дата та час прийому-передачі, прізвище фельд’єгеря (кур’єра), засвідчені підписом та печаткою фельд’єгеря (кур’єра).
Отримати реєстр від кур’єра, перевірити відповідність кількості відправлених та отриманих пакетів, наявність підпису за їх отримання, завіреного печаткою. Підшити реєстри до справи. Знищити треті примірники реєстрів.
1.7 ПОПЕРЕДНІЙ ОБЛІК ДОКУМЕНТІВ
Необхідно здійснити перевірку назви, грифа секретності на першому аркуші документа, який розробляється, завіреного підписом керівника.
Чернетки і проекти документів, що мають гриф секретності складаються на облікованих в РСО носіях інформації.
Робочі зошити видаються виконавцям для різних робочих довідкових записів. Для складання чернетки документа робочий зошит можна використовувати, як виняток, у тому випадку, коли у ньому міститься чернетка одного великого за обсягом документа.
Робочі зошити обліковуються у журналі обліку робочих зошитів, цей журнал перехідний, ведеться до його закінчення.
Аркуші робочих зошитів нумеруються (номери проставляються у правому верхньому куті аркуша), прошиваються, на останньому аркуші проставляється штамп та заповнюються його реквізити, опечатуються за допомогою паперової наклейки з відбитком печатки РСО “Для пакетів” (вона наклеюється так, щоб захопити нитки прошивки) і засвідчуються підписом працівника РСО, який оформлював зошит. На обкладинці та на першому аркуші робочого зошита вказується гриф секретності, відповідний змісту записів, прізвище виконавця, обліковий номер за журналом обліку робочих зошитів та кількість аркушів. Звіряють правильность реєстрації. ( показати )
Робочі зошити видаються виконавцям за карткою обліку видачі документів (справ)
Робочі зошити не повинні мати відомостей довідкового характеру, особливо ті, які здаються до друкувального підрозділу. На робочих зошитах з довідковими відомостями робиться попереджуючий напис “До друкувального підрозділу не здавати”.
Блокноти для підготовки чернеток документів обліковуються окремо від робочих зошитів у журналі обліку робочих зошитів. Аркуші блокнотів нумеруються, на кожному аркуші проставляється обліковий номер. Блокноти виготовляються, як правило, із контрольними аркушами. Якщо контрольний аркуш відсутній, слід нумерувати й корінці блокнотів. Звірити правильність реєстрації.
Видаючи виконавцям блокноти для разового користування, працівник режимно-секретного органу робить позначку в картці обліку видачі документа (справи) про кількість наявних у ньому аркушів (14…32), а приймаючи – про кількість аркушів, що залишилися (17…32). Позначки з розписками про передачу та знищення відривних аркушів роблять на контрольному аркуші, а в разі відсутності контрольного аркуша – на корінцях відривних аркушів.
На обкладинці блокнота, призначеного для складання чернетки одного конкретного документа, повинно бути зазначено назву цього документа і гриф секретності.
Бланки, типові форми документів, які видаються виконавцям для складання чернеток та проектів документів, підлягають обліку в журналі обліку робочих зошитів або журналі обліку документів, видрукованих у друкувальному підрозділі. У цих журналах працівник режимно-секретного органу зазначає назву документа, що готується, гриф секретності, а на аркушах проставляє спеціальний штамп режимно-секретного органу, у якому вказується гриф секретності, реєстраційний номер, дату реєстрації, загальну кількість аркушів і через косу риску – номер аркушу. Аркуші, призначені для складання одного документа, обліковуються за одним номером, який проставляється на кожному аркуші. Додатково видані для підготовки цього документа аркуші обліковуються за цим же номером. Аркуш, склеєний з двох та більше частин, обліковується як один, йому надається один реєстраційний номер, а в місцях склеювання проставляється штамп або печатка РСО, про що робиться відповідна позначка в обліковому журналі.
На зброшурованих і опечатаних бланках, типових формах документів реєстраційний штамп проставляється на обкладинці і на першому аркуші. На аркушах великого формату, а також на нестандартних і різномірних аркушах реєстраційний штамп або печатку режимно-секретного проставляють в двох кутах діагоналлю, а на склеєних (вклеєних) – у місцях склеювання (вклеювання). Про наклеювання документів з грифом секретності на карти і схеми на звороті цих карт і схем, а також у книгах обліку робляться відповідні записи.
Робочі зошити (блокноти), які видаються виконавцям для разового користування, повинні мати жорстку прокладку, що виключають можливість залишення відбитків документа, який складається.
Зброшуровані внутрішні описи документів, що знаходяться у виконавця обліковуються в режимно-секретному органі у журналі обліку робочих зошитів або в особистому рахунку. Особисті рахунки обліковуються в окремому журналі обліку робочих зошитів. Оформлення зброшурованих внутрішніх описів таке як і робочих зошитів.
Оформлення блокнотів з відривними аркушами таке як і робочих зошитів. Але прошивають блокнот так, щоб були прошиті корінці аркушів. Нумеруються в блокноті аркуші та корінці. На кожному відривному аркуші зліва біля верхнього краю ставиться штамп режимно-секретного органу або печатка “Для пакетів”. У штампі або від руки пишеться номер блокнота і аркуша (наприклад, 15/1, 15/2, 15/3 і так далі). Звіряють правильність реєстрації.
Зручність блокнота в тому, що до друкувального підрозділу здається не блокнот, а окремі аркуші, що виключає нагромадження в блокноті секретної інформації.
Робочі зошити знищуються по акту, а окремі аркуші блокнота та корінці, що залишаються – за двома підписами працівників РСО у журналі обліку підготовлених документів. Якщо у режимно-секретному органі працює один працівник – другим є працівник, який згідно з наказом керівника установи замінює працівника режимно-секретного органу на період відпустки, відрядження, хвороби тощо. Відмітку про знищення використаних аркушів проводять на корінцях відривних аркушів або на контрольному аркуші. Блокнотом можуть користуватися декілька виконавців, а робочим зошитом один. У тих випадках, коли документ, що має гриф секретності неможливо розробити в робочому зошиті (блокноті) або коли документ розробляється декількома виконавцями, їм можуть бути видані окремі аркуші, попередньо обліковані в режимно-секретному органі; іноді для підготовки документа, що має гриф секретності, використовуються бланки, виготовлені форми, які також попередньо реєструються як окремі аркуші.
Необхідно записати в картці обліку видачі документа (справи), дату видачі, кількість аркушів, прізвище виконавця, перерахувати аркуші та видати виконавцю під підпис у картці обліку видачі документа (справи). Здійснюють розкладання карток у картотеці по виконавцях.
Під час приймання робочих зошитів (блокнотів) окремих аркушів від виконавців необхідно перевірити облікові номери на документі і картці видачі документа (справи), перерахувати аркуші, списати робочий зошит (блокнот) окремі аркуші у картці обліку видачі документа (справи).

1.8 ІНВЕНТАРНИЙ ОБЛІК ДОКУМЕНТІВ
У журналі обліку видань з грифом секретності реєструються видання (брошури), схеми, а якщо не ведеться журнал інвентарного обліку технічних документів, то й надіслані технічні документи.
Зброшуровані видання (брошури) реєструються у журналі інвентарного обліку письмових зброшурованих матеріалів (журнал обліку вхідних, видрукованих, вихідних і інвентарних документів).
Зброшуровані матеріали виготовляються шляхом додання до документів, взятих на інвентарний облік, обкладинки та чистого першого та останнього аркушів, прошиваються (без обкладинки), аркуші нумеруються (номери проставляються у правому верхньому куті аркуша поза текстом документа), на зворотній стороні останнього аркуша проставляється штамп та заповнюються його реквізити (робиться напис цифрами та прописом про кількість прошитих аркушів, де перший і останній аркуші враховуються як аркуші без грифа секретності), опечатуються за допомогою паперової наклейки з відтиском печатки РСО “Для пакетів” (вона наклеюється на зворотній стороні останнього аркуша так, щоб захопити нитки прошивки) і засвідчується підписом працівника РСО, який оформляв інвентарний облік. На обкладинці та на першому облікованому і прошитому аркуші вказується гриф секретності (згідно з грифом секретності зброшурованого матеріалу), інвентарний номер за журналом інвентарного обліку письмових зброшурованих матеріалів (журнал обліку вхідних, видрукованих, вихідних і інвентарних документів), заголовок, кількість аркушів.
При невеликій кількості матеріалів, які обліковуються, може вестись один журнал інвентарного обліку письмових зброшурованих матеріалів, замість журналу обліку видань з грифом секретності (журнал інвентарного обліку письмових зброшурованих матеріалів вміщує всі вимоги журналу обліку видань з грифом секретності).
Для зручності проведення перевірок наявності брошур (схем, технічних документів) при реєстрації у журналі інвентарного обліку письмових зброшурованих матеріалів (журналі обліку видань з грифом секретності) кожному примірнику присвоїти свій окремий інвентарний номер. Під час перевірок номерам примірників увага не приділяється, а в акті зазначаються тільки інвентарні номери.
Під час прийому документів з грифом секретності друкованого та попереднього обліку:
перевірити наявність позначок (найменувань) на кожному аркуші документа, перерахувати та перевірити нумерацію аркушів, номери примірника, реєстраційний номер документа, назву та гриф секретності. Підпис за отримання документа та додатку;
приймаючи документи від підрозділу, який займався їх розмножуванням, звірити реєстраційні номери документів, номери примірника, відповідність найменування у документі та наряді, провести перерахунок аркушів, підпис за документ та наряд у журналі обліку виготовлення копій;
підібрати та скомплектувати матеріали вхідних документів, зареєструвати документи, в журналі інвентарного обліку письмових зброшурованих матеріалів, проставлення інвентарного номера на документі, завірити підпис працівника, що проводить реєстрацію.
Під час приймання документів для заміни окремих аркушів необхідно прийняти документи від сховища для заміни, вилучення або доповнення окремих аркушів документів з перерахунком аркушів та під підпис в картці обліку видачі документа (справи).
Під час заміні, вилученні та доповненні окремих аркушів документів проводиться розкомплектування документів, заміна, доповнення чи вилучення окремих аркушів, брошурування, переоформлення завіряючих підписів документів, опломбування, позначки про виконані операції на супроводжувальних листах, в журналах (картках) обліку підготовлених документів, друкованих та вхідних документах.
Повернення документів до сховища після заміни, вилучення чи доповнення документа під підпис в
картці обліку видачі документів (справ) з перерахунком аркушів.
Під час знищення замінених та вилучених аркушів з документів інвентарного обліку необхідно провести перевірку інвентарного номера, номера примірника, індексу документа та номерів окремих замінених чи вилучених аркушів за журналом інвентарного обліку письмових зброшурованих матеріалів. Знищити аркуші документів у встановленому порядку. Зазначити про знищення аркушів документів в журналі інвентарного обліку письмових зброшурованих матеріалів або журналі обліку вхідних, видрукованих, вихідних і інвентарних документів.

1.8 ЗБЕРІГАННЯ ТА ВИДАВАННЯ УСІХ ВИДІВ ІНВЕНТАРНИХ ДОКУМЕНТІВ, КРІМ ДОКУМЕНТІВ, ВИКОНАНИХ НА КАЛЬЦІ
Внести отримані на зберігання документи у внутрішній опис шафи, альбому. Розкласти документи у шафи і альбоми, помітити місцезнаходження документів у каталожних картках, розкласти каталожні картки за їх тематичною приналежністю до картотеки.
При пошуку та видачі документів для внесення замін (вилучення та доповнення окремих аркушів) прийняти запит на необхідні документи, пошук документів за католожною карткою, відбір документів, видача документів з перерахунком аркушів під підпис в картці обліку видачі документа (справи).
Звірити правильність внесення замін у документи і позначки у супроводжувальному листі та наряді з реєстраційними даними журналу інвентарного обліку письмових зброшурованих матеріалів. Списати документ в картці обліку видачі документа (справи). Внести заміни у внутрішній опис шафи, альбому про заміни кількості аркушів у документах.
При пошуку та видачі документа з грифом секретності виконавцю необхідно перевірити наявність дозволу на видачу документа виконавцю та видати. При цьому записати прізвища виконавця та дату видачі документа, перерахувати аркуші, підписатися у картці обліку видачі документа (справи).
Прийняти документи з підписом у картці обліку видачі документа (справи), звірити гриф секретності, найменування, обліковий номер та номер примірника документа з карткою обліку. Перерахувати аркуші в документі, поставити підпис в обліковій картці про повернення документа.
Розкласти документи з грифом секретності, отримані від виконавців, на місця їх зберігання.
ЗБЕРІГАННЯ ТА ВИДАВАННЯ ІНВЕНТАРНИХ ДОКУМЕНТІВ, ВИКОНАНИХ НА КАЛЬЦІ, ВНЕСЕННЯ ДО НИХ ЗМІН
Прийняти документи каталожних карток попримірникового обліку. Звірити гриф секретності, найменування, облікові номери на кожному аркуші документа з обліковою карткою, кількість аркушів з перерахунком, підпис в обліковій картці за звірку реєстраційних даних. Перевірити правильність даних про документ у каталожній картці.
Оформлення документів в обкладинки (шляхом додання до документів обкладинки та чистого першого та останнього аркушів, прошиваються (без обкладинки), аркуші нумеруються на зворотній стороні останнього аркуша проставляється штамп та заповнюються його реквізити (робиться напис цифрами та прописом про кількість прошитих аркушів, перший і останній аркуші враховуються як аркуші без грифа секретності), опечатуються за допомогою паперової наклейки з відтиском печатки РСО “Для пакетів” і засвідчується підписом працівника РСО) з проставленням на них облікових номерів документа та кількості аркушів (з перерахунком). Розкласти документи в шафи, а каталожні картки розмістити в картотеці.
Після внесення змін в документ перевірити правильність їх внесення на підставі облікової картки, наявність на аркушах документа номера повідомлення на заміну, літера запису, запис про внесені заміни на аркуші реєстрації, списання документа в особистому рахунку. Звірка розміток в інвентарній картці про місце знаходження вилучених аркушів з номенклатурної справи.
СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУРИ СЕКРЕТНИХ СПРАВ.
ФОРМУВАННЯ, ОБЛІК , ЗБЕРІГАННЯ ТА ВИДАЧА СЕКРЕТНИХ СПРАВ
З метою правильного формування справ, надійного зберігання документів і їх пошуку розробляється номенклатура справ з урахуванням завдань та функцій установи та її структурних підрозділів.
Основним нормативним документом при визначенні термінів зберігання та їх відбору на державне зберігання є “Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів”. ( показати )
Номенклатура справ є обов’язковим для кожного РСО документом, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства. До номенклатури справ повинні включатися усі справи, які відображають питання діяльності установи, а також справи, тимчасово не закінчені провадженням, ті, що надійшли з інших установ для продовження їх ведення, а також журнал обліку журналів, картотек і завершених виробництвом справ.
Номенклатура є основним обліковим документом секретних справ календарного року та підставою для їх обліку . До номенклатури включаються усі справи одного календарного року, перехідні, ті що надійшли з інших установ для продовження їх ведення а також журналобліку журналів, картотек і завершених провадженням справ. У справи групуються секретні документи одного календарного року. Ведення перехідних справ дозволяється у виняткових випадках та в обмеженій кількості з питань, що вирішуються протягом декількох років. Перехідні справи вносяться до номенклатури справ кожного року за одним і тим самим порядковим номером з моменту їх заведення і до закриття з відміткою про це у номенклатурі справ минулого року “Перехідна, ведеться з ____ року”.
Є три види номенклатур справ: типова, примірна та індивідуальна.
Типова номенклатура справ встановлює типовий склад справ для режимно-секретного органу однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації і є нормативним актом.
Примірна номенклатура справ встановлює примірний склад справ для режимно-секретного органу , що однорідні за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.
Типові і примірні номенклатури справ розробляють вищестоящі режимно-секретні органи для мережі режимно-секретних органів, що входять до сфери їх управління і використовуються ними як методичні посібники під час складання індивідуальних номенклатур справ.
Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожен режимно-секретний орган повинен мати індивідуальну номенклатуру справ.
Номенклатура справ складається на підставі вивчення документів з усіх питань діяльності режимно-секретного органу і таким чином, щоб кожний виконавець міг ознайомитися з тим обсягом матеріальних носіїв секретної інформації, які необхідні йому для виконання службових обов’язків. Підписується начальником РСО, обов’язково погоджується з керівником архівного підрозділу і затверджується керівником установи, та обліковується у журналі обліку підготовлених документів, зберігається у начальника режимно-секретного органу установи чи у працівника, відповідального за ведення номенклатури справ, а після річної перевірки наявності документів підшивається в окрему справу з номенклатурами. Зброшуровані номенклатури справ дозволяється брати на облік у журналі обліку журналів, карток і завершених виробництвом справ.
Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) – індекс. Індекс справ структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом) та порядкового номера справи в межах підрозділу. У разі наявності у справі томів індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: том перший, том другий тощо.
Зміни та доповнення до номенклатури справ проводяться за дозволом начальника РСО і поданням керівників структурних підрозділів. До справ з відміткою “Літера М” зміни та доповнення вносяться з дозволу особи, яка затвердила номенклатуру справ.
До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.
У номенклатурі справ протягом діловодного року в графі “Примітка” робиться відмітка про заведення і включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ тощо.
Томи справ та журнал обліку журналів, картотек і завершених виробництвом справ вносяться до номенклатури справ в міру заведення із зазначенням дати заведення справи (тому), прізвищ та ініціалів усіх виконавців, яким надається право користування відповідною справою, прізвище та ініціали виконавця, відповідального за ведення справи (тому). По закінченні справ (томів) у номенклатурі справ робиться запис про дату закінчення справи (тому), кількість аркушів та про інші необхідні дані.
У разі заведення справ, непередбачених номенклатурою справ, вони вносяться до відповідного розділу номенклатури під час їх заведення. З цією метою у кожному розділі номенклатури справ залишаються резервні номери.
Якщо передбачену номенклатурою справ справу не було заведено, то після закінчення року в номенклатурі справ у графі “Примітка” робиться відмітка “Справа не заводилася”, яка завіряється підписом начальника чи працівника РСО, відповідального за формування справ.
Після закінчення поточного року номенклатура справ обов’язково закривається, в кінці номенклатури робиться підсумковий запис, у якому вказується кількість заведених справ (томів) постійного і тимчасового зберігання та справ, які переходять на наступний рік. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за секретне діловодство. При заведенні нового журналу обліку журналів, карток і завершених виробництвом справ попередній журнал обліковується в ньому.
Номенклатуру справ щорічно (не пізніше листопада-грудня) переглядають, аналізують і уточнюють.
Номенклатура справ підлягає перепогодженню з відповідним державним архівним підрозділом один раз на п’ять років або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи РСО.
Формування справ – це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
Під час формування справ слід дотримуватися таких правил:
групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності – засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;
групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком перехідних справ);
групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання.
Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи, документи постійного і тимчасового строків зберігання, пов’язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи в архівний підрозділ документи повинні бути розкладені у відповідні справи згідно з номенклатурою:
в одній справі групуються документи постійного строку зберігання, в іншій – тимчасового;
включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс – спочатку ініціативний документ, а потім всі інші у логічній послідовності;
якщо документи за своїм змістом і строками зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводять нову справу з обов’язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру справ;
документи, створені за допомогою автоматизованої системи, групуються у справи на загальних підставах;
справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30…40 мм завтовшки).
Документи всередині справи розміщуються у хронологічному чи логічному порядку або у їхньому поєднанні. Працівники режимно-секретного органу по закінченні робочого дня перевіряють наявність отриманих та опрацьованих протягом робочого дня документів, переглядають розкриті пакети та прокладки. В пакетно-контрольному журналі роблять підсумковий запис за підписом працівника режимно-секретного органу про кількість отриманих та зареєстрованих документів.

Справи, передбачені номенклатурою справ, заводять за такими ознаками:
предметно-показниковою або тематичною, коли документи групують у справи за їх змістом, тобто відносяться до одного й того ж питання чи до однієї й тієї ж теми;
номінальною (за видами документів: накази, звіти, протоколи, акти тощо);
кореспондентською, коли у справи об’єднуються документи з листування з однією чи кількома установами, та за іншими ознаками.
Формування справ, їх оформлення здійснюють у відповідності з правилами, що встановлені Держкомархівом України.
Справа не повинна перевищувати 250 аркушів формату А4 (210х297 мм) і 30…40 мм завтовшки, документи підшиваються на чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. При цьому металеві скріплення (скріпки, булавки) вилучаються з документів. У разі надходження на підшивку документів більшої кількості заводять наступний том справи із зазначенням його чергового номера. Включення до справи документів, які не відносяться до нього, а також чернеток та документів, що підлягають поверненню, заборонено.
Документи постійного зберігання формують у справах окремо від документів тимчасового зберігання.
До справ підшивають тільки виконані та правильно оформлені документи. При прийманні виконаних документів для підшивки до справ перевіряють правильність їх оформлення: наявність підписів, відміток про виконання, дат, номерів, засвідчуючих написів, правильність направлення документів до справ, розсилки, прізвищ виконавців, а також відповідність грифа секретності документів грифу секретності справи.
Нумерація аркушів, прошивка та опечатування журналу, проставлення засвідчуючого штампа та його заповнення, наклейка та заповнення етикеток. Взяття на облік облікового журналу чи картотеки.
Заведену справу, відповідно до затвердженої номенклатури, обліковують в журналі обліку журналів, карток і завершених виробництвом справ. На обкладинці справи (тому) проставити: назву установи і структурного підрозділу; найменування і номер справи; гриф секретності повинен відповідати найвищому грифу секретності відомостей, які містяться у документах, що знаходяться у справі; стаття і строк зберігання; номер тому (при необхідності); дата відкриття; список осіб допущених до справи; внутрішній опис документів, що знаходяться у справі, відмітка в номенклатурі про заведення справи.
У заголовках справ з розпорядчими документами вказують вид документів та їх характер (оригінали або копії).
Дата заведення справ, що проставляють у номенклатурі справ, повинна відповідати даті надходження першого документа для підшивки до цієї справи. Дати початку та закінчення справи мають відповідати кінцевим датам підшитих до неї документів. Ці дати проставляють на обкладинці справи, завершеної виробництвом.
Обкладинки справ виготовляють відповідно до вимог державних стандартів. На зворотному боці обкладинки кожної справи (тому) вказують перелік співробітників, яким дозволено ознайомлення із справою (томом), згідно зі змістом номенклатури справ. Зміни у списку на право користування справою заносяться тільки на підставі змін у номенклатурі справ. Список підписує начальник РСО.
Одночасно зі справою заводять картку обліку видачі документа (справи), яка зберігається у конверті, що прикріплений до внутрішній стороні першої обкладинки справи, і разом з нею передають до архіву. У картці зазначають прізвища осіб, яким видається справа (том) для роботи, міститься їх підпис про отримання, зазначається дата видачі і повернення, а також підпис працівника РСО, що засвідчує повернення справи (тому) до РСО. Якщо є необхідність, працівник може ознайомитися тільки з окремими документами, що містяться у справі (тому). В цьому випадку в картці обліку видачі документа (справи) зазначають відповідні номери сторінок. Якщо картку повністю заповнено, заводиться нова картка, яка додається до заповненої і вони зберігаються разом із справою. Заповнена картка заноситься до внутрішнього опису справи – нижче її підсумкового запису, але не нумерується і аркушем справи не вважається.
Обчислення термінів зберігання документів проводиться з першого січня року, який іде за роком закінчення їх діловодством. Наприклад, обчислення терміну зберігання справ, закінчених діловодством у 2007 р, починається з першого січня 2008 р.
Під час підшивки документа до справи необхідно перевірити номер справи на документі, обкладинці справи, номер документа та дата – на документі і у внутрішньому описі документів, що знаходяться у справі, номер примірника на документі, у внутрішньому описі; кількість аркушів в документі і фактично підшитих до справи; нумерація аркушів: на документі, у внутрішньому описі.
В інтересах забезпечення режиму секретності окремі документи протягом року можуть підшиватися швидкозшивачем або зберігатися у папках з клапанами, а після закінчення року – підшиватися до справи. У справах швидкозшивача та у папках з клапанами ведеться внутрішній опис зібраних там документів та оформлюється титульний аркуш. У разі потреби виконавцям видаються тільки ті документи, які безпосередньо відносяться до їхньої службової діяльності. При цьому у картках обліку видачі документів (справ) записують номер виданого документа, номер примірника та кількість його аркушів.
Усі завершені справи повинні бути правильно оформлені: аркуші справи зброшуровані та пронумеровані, складено внутрішній опис документів, що знаходяться у справі, в описі та на спеціально підшитому аркуші у кінці справи (тому) зроблено завіряючий напис.
Усі підшиті до справи (тому) документи нумеруються поаркушно, номери проставляються у правому верхньому куті аркуша поза текстом документа; назва документа з його номером вносяться до внутрішнього опису документів, що знаходяться в справі.
Аркуші внутрішнього опису нумеруються окремо. Їх кількість вказується у засвідчуючому написі після загальної кількості аркушів справи. Аркуші ознайомлення з розпорядчими документами підшиваються до справи разом з цими документами, заносяться до внутрішнього опису та нумеруються.
Після закінчення справи (тому) наприкінці внутрішнього опису вказують (цифрами та прописом) кількість внесених до справи (тому) документів, а також посада та прізвище співробітника РСО, який оформив цей опис, а на спеціально прикріпленому у кінці справи (тому) аркуші роблять напис (цифрами та прописом) про кількість підшитих до справи (тому) аркушів. Про наявність цього аркуша роблять запис у внутрішньому описі. Справу (том) з документами прошнуровують, опечатують (пломбують) та засвідчують у працівника РСО, що оформляє справу (том). Опечатування справи (тому) роблять за допомогою паперової наклейки з відтиском печатки РСО “Для пакетів”. Її наклеюють так, щоб захопити нитки прошивки справи (тому).
Справу видають виконавцю, якому дозволено ознайомлення з нею, під розпис у картці обліку видачі документа (справи), а також необхідно перевірити наявність дозволу на видачу справи, проставлення прізвища виконавця та дати видачі, кількість аркушів, розпис виконавця за отримання справи. Ці картки є основою для контролю за своєчасним поверненням документів та справ до РСО. Справи повертають у той же день особи, яким були видані вони для роботи. Якщо виконавцю необхідно ознайомитися тільки з окремими документами, що знаходяться у справі, до якої виконавець не має прямого відношення, то таке ознайомлення проводять з письмового дозволу начальника підрозділу, до тематики якого віднесено справу, у присутності працівника РСО. Наприклад:
Приблизна пам"ятка виконавцю про користування справою
1. При одержанні справи перевірити кількість аркушів у справі.
2. Під час бесіди із сторонньою людиною закрити справу і перевернути її титульною стороною донизу.
3. Своєчасно повернути справу до РСО.
4. При поверненні справи переконайтеся у тому, що справу з вас списано.
З А Б О Р О Н Е Н О :
а) розшивати справу;
б) вилучати із справи документи і окремі аркуші;
в) підшивати до справи документи і аркуші;
г) передавати справу іншому працівнику без відома РСО;
д) залишати справу на робочому місці.
СПРАВОЮ КОРИСТУЮТЬСЯ :
1._____________________________________________________
2._____________________________________________________
Начальник РСО (Підпис) Катренко А. В.
Дата
При прийманні справи від виконавця необхідно перевірити обліковий номер, наявність печатки, що скріплює аркуші справи, наявність всіх аркушів (з переліченням). Підпис у зворотному прийомі із зазначенням дати приймання справи. Розкласти справи по місцях зберігання.
Під час оформлення обкладинки переплетеної справи необхідно написати заголовок на обкладинці справи, проставити гриф секретності, обліковий номер, назву структурного підрозділу, строк зберігання, номер статті за переліком, дату, кількість аркушів, список осіб, допущених до справи. Поставити справи до сховища.
Вилучення зі справи (тому) документів або переміщення їх з однієї справи (тому) до іншої робиться у виняткових випадках і тільки з дозволу начальника РСО. При цьому у справі (томі) залишається довідка-замінник. У разі безповоротного вилучення зі справи документів у внутрішньому опису справи та формах обліку робляться відповідні відмітки.
Довідка-замінник підписується працівниками РСО та керівником структурного підрозділу, з дозволу якого вилучається документ. Відмітка про зміну кількості аркушів при безпосередньому виключенні документа робиться на обкладинці справи, у внутрішньому опису та на засвідчуючому аркуші. При вилученні документа аркуші справи перенумерації не підлягають.
При закритті зведених справ записати: номер тому, дату заведення та закінчення справи, кількість аркушів, строк зберігання, прізвище відповідального за зберігання, інвентарний номер згідно з журналом обліку журналів, карток і завершених виробництвом справ.
Всі закінчені справи обліковуються у журналі обліку журналів, карток і завершених виробництвом справ.
Цей журнал є основним обліковим документом справ, карток та журналів і включається до номенклатури справ.
Кожний том справи реєструється у журналі за окремим номером, який проставляється на його обкладинці. Облік справ, карток та журналів дозволяється вести окремо у різних журналах обліку журналів, карток і завершених виробництвом справ. Закінчені провадженням журнали обліку журналів, карток і завершених виробництвом справ беруться на інвентарний облік.
У журналі робляться записи із зазначенням дати початку та закінчення ведення справ, строків зберігання, кількості аркушів у справі (томі) та інших необхідних даних. У номенклатурі справ робляться відмітки з поясненням щодо присвоєних справам (томам) номерів за журналом.
1.11 КІНОФОТОРОБОТИ
Прийняти наряд-замовлення від виконавців на проведення кінофотороботи та зареєструвати його в журналі обліку нарядів.
Підібрати документи, плівки, негативи, необхідні для роботи. Записати у внутрішньому описі документів, які знаходяться у виконавця, інвентарні номери документів, плівок, негативів та передати їх з нарядом-замовленням на виконання.
Отримати за підписом у журналі обліку виконаних робіт за нарядами виготовлені документи, кіноплівки, негативи (придатні та браковані). Перевірити маркування на плівках з обох кінців, відмітити в журналі кількість виготовлених плівок, записати в наряді-замовленні місце знаходження кожної плівки.
Заповнити акт на знищення браку.
Видати та прийняти фотодокументи виконавцями для оформлення у звіті, протоколі тощо.
Передати під підпис позитиви (фотографії) на інші види обліку та відправлення їх, в разі необхідності, в інші підрозділи (установи) з підрахунком кількості примірників.
Позначити в журналі обліку виконання робіт з грифом секретності за нарядами про відправлені та передані на інші види обліку фотодокументи. Звірити позначки.
1.12 ВИГОТОВЛЕННЯ, КОПІЮВАННЯ, ОБЛІК ТА РОЗМНОЖЕННЯ Й СЕКРЕТНИХ ДОКУМЕНТІВ
Виготовлення витягів та копій з документів здійснюють з письмового дозволу керівника установи, керівника структурного підрозділу або начальника режимно-секретного органу чи його заступника.
Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються у ній.
Копіювання документів, що надійшли з інших установ і не містять у собі відомостей про виробничу діяльність цієї установи, допускається лише з дозволу керівника установи, від якого надійшов документ.
Копіюванням вважається:
розмноження вхідних документів поточного року;
вхідних, підготовлених документів за минулі роки;
всіх документів, що знаходяться на зберіганні у РСО, секретнлому архівному підрозділі.
Копії документів та витяги з секретних документів (окрім виписок у робочий зошит) враховуються за новими обліковими номерами у журналі обліку документів, надрукованих у друкувальному підрозділі, журналі обліку підготовлених документів, картці обліку підготовлених документів, журналі обліку вхідних, видрукованих, вихідних і інвентарних документів. При копіюванні документа в друкувальному підрозділі копія обліковується в журналі обліку документів, надрукованих у друкувальному підрозділі, а в РСО, за журналом обліку підготовлених документів або картці обліку підготовлених документів.
При копіюванні документа в РСО з використанням друкарської машинки, автоматизованої системи або розмножувальної техніки, копія обліковується за журналом обліку підготовлених документів, карткою обліку підготовлених документів, журналом обліку вхідних, видрукованих, вихідних і інвентарних документів.
В облікових журналах або картках та на документах, з яких виговляється копія, робиться позначка про те, скільки примірників копій знято, з яких номерів аркушів, розділів чи пунктів документа і в якій кількості примірників зроблено витяги, а також – за якими номерами обліковані копії чи витяги.
З матеріалу знято копію в одному примірнику
Витяг у двох примірниках, кожен за своїм номером

Витяг у двох примірниках по одному питанню
Додатково розмножені примірники документів попереднього обліку, обліку підготовлених документів у поточному діловодстві та документи інвентарного обліку враховуються за обліковими номерами цих документів. Про це робляться відмітки на документах, що розмножуються.
В облікових журналах чи картках обліку вказується, коли і скільки примірників ще розмножено, та де вони знаходяться.
Нумерацію додатково розмножених примірників документа продовжують від останнього номера раніше врахованих його примірників. Якщо виготовлено копії документів, що надійшли з інших установ вже з номером примірника, то нумерація додатково розмножених примірників цих документів робиться через косу риску, де у чисельнику зазначається номер примірника, з якого робиться копія, а у знаменнику – черговий номер додатково розмножених примірників документа.
Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки визначається керівником установи, а необхідність розмноження окремих документів – керівниками структурних підрозділів. Розмноження може здійснювати безпосередньо РСО, використовуючи засоби власної оргтехніки.
Копію документа виготовляють рукописним, друкувальним засобами або з застосуванням автоматизованої системи та засобами оперативної поліграфії обладнаними технічними засобами захисту секретної інформації.
Під час виготовлення копії рукописним і друкувальними засобами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчуються підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу. Відмітка “Копія” зазначається у верхній правій частині лицьової стороні першого аркуша документа. На витягах з документів після назви документа пишеться слово “Витяг”. Напис про засвідчення документа складається зі слова “Згідно”, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставлення її нижче реквізиту “Підпис”. Наприклад:
Згідно
Інженер з режиму секретності (Підпис) Комарик П. Р.
Дата
На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення. Наприклад:
Дата, індекс
--------------------------------------------------------------------------------
Начальник відділу (Підпис) Нестор Р. О.
Згідно
Інженер з режиму секретності (Підпис) Гнатів Л. Д.
Дата
На копіях вихідних документів можуть бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою (негербовою) з найменуванням відповідної установи або її структурного підрозділу. Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.
Якщо документ з української мови перекладається на іншу мову чи навпаки, він враховується за новими обліковими номерами. На зворотній стороні останнього аркуша такого документа ставляться підписи замовника роботи з перекладу та перекладача з розшифровкою їх прізвищ.

Розмноження документів повинно здійснюватися за такими правилами:
отримати наряд на розмноження документів з грифом секретності від виконавця з перевіркою правильності оформлення (наявності: найменування документа, номер справи, том, сторінка, номер документа, грифа секретності; кількості аркушів; кількості розмножених документів; прізвища замовника; підписів керівників структурного підрозділу і режимно-секретного органу) та реєструвати наряд за журналом обліку нарядів;
підібрати документи згідно з нарядом на розмноження та проставити облікові номери на лицьовій стороні документа і внести документ у внутрішній опис документів, які знаходяться у виконавця та передати під підпис з переліком аркушів;
прийняти з розмноження після виготовлення копій з перевіркою: облікового номера і грифа оригіналу та копії; кількості розмножених примірників (з переліком); кількості аркушів оригіналу і копій (з перерахунком); кількості аркушів браку, номери аркушів (з перерахунком), списання оригіналів у внутрішньому описі документів, що знаходяться у виконавця;
перевірити нумерацію додатково розмножених примірників документів, яка продовжується від останнього номера раніше врахованих примірників документів. Якщо виготовлено копії документів, які надійшли з інших установ вже з номером примірника, то нумерація додатково розмножених примірників цих документів робиться через косу риску, де у чисельнику зазначається номер примірника, з якого робиться копія, а в знаменнику – черговий номер додатково розмножених примірників документа;
підібрати та заповнити графи карток попримірникового обліку розмножених документів, виконаних на кальці згідно з нарядом (номер примірника, адреса для розсилки копій та номер наряду);
повернути оригінал, отриманий для розмноження (вхідний, віддрукований, попереднього, інвентарного обліку тощо) з переліком аркушів та списанням з особистого рахунку;
заповнити картку обліку видачі документа (справи) згідно з наявністю копій та замовлення-наряду. Підпис за проведення позначок про розмноження;
розкласти оригінали після розмноження та реєстрації;
отримати розмножені документи з перевіркою облікового номера, за яким врахували копії і гриф секретності, перерахувати аркуші, перевірити наявність відмітки на оригіналі про додаткове розмноження з підписом у журналі обліку виконаних робіт з грифом секретності за нарядами;
проставити позначки в наряді про взяття на облік розмножених документів і завірити їх підписом. Звірити позначки в наряді з обліковою карткою чи журналом, підпис за проведення звірки;
закрити наряд на розмноження документів з грифом секретності, підшити його до справи, позначення щодо підшивки, звірка розмітки;
відмітити у картках обліку примірників, в облікових картках (вхідного, віддрукованого, попереднього, інвентарного обліку) про зняття копій з документів, врахованих цими картками, звірити запис з нарядом на розмноження документів з грифом секретності.

Додатково розмножені примірники документів попереднього обліку, обліку підготовлених документів у поточному діловодстві та документів інвентарного обліку враховуються за обліковими номерами цих документів. Про це робиться відмітка на документах, що розмножуються. В облікових картках чи журналах обліку вказується, коли і скільки примірників ще розмножено, та де вони знаходяться.




Лекція на тему:
ПЕРЕВІРКА НАЯВНОСТІ СЕКРЕТНИХ ДОКУМЕНТІВ
Питання лекції
Вступ
1. Заключення
Час: 2 год.
СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ:
Закон України “Про інформацію”: Закон України від 02.10.92 № 2657-ХII // Відомості Верховної Ради України. – 2002. – № 29. – Ст. 194.
Закон України “Про державну таємницю”: Закон України від 21.09.99 № 1079-XIV // Відомості Верховної Ради України. – 1999. – № 49. – Ст. 428.
Постанова Кабінету Міністрів України від 02.10.03 № 1561-12"Порядок організації та забезпечення режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях."
Постанова Кабінета Міністрів України від 27.11.98 № 1893 "Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави".
Постанова Кабінета Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. № 853 "Положення про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до Національного архівного фонду".
Постанова Кабінета Міністрів України17.10.97, № 1153" Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади. "
ДСТУ 3008-95 Документація. Звіти у сфері науки і техніки. Структура і правила оформлення. – Чинний від 1998-01-01.
ГолованьС.М. Загальне діловодство та ведення документів, що містять конфіденційну
інформацію з грифом “для службового користування”. Навчально-методичний посібник. – К.:
НАУ, 2003. – 176 с.
ГолованьС.М. Ведення документів з грифом секретності. Навчально-методичний посібник. – К..: НАУ, 2003. – 92 с.
Давиденко А.М., Головань С.М., Щербина В.П. Модель діловодних процесів обробки інформації з обмеженим доступом // Збірник наукових праць ІПМЕ НАН України. – Вип. 20. – К.: 2003. – С. 146-151.
ПЕРЕВІРКА НАЯВНОСТІ ДОКУМЕНТІВ З ГРИФОМ СЕКРЕТНОСТІ
Одним із важливих заходів забезпечення надійності зберігання документів з грифом секретності, закриття можливих каналів витоку секретної інформації і своєчасне виявлення недоліків є регулярні перевірки наявності матеріальних носіїв секретної інформації, щоденний контроль за станом їх обліку та переміщення.
Перевірка матеріальних носіїв секретної інформації - це встановлення факту наявності матеріальних носіїв секретної інформації, правильності виконання операцій з матеріальними носіями секретної інформації та їх обґрунтування.
Працівники РСО, їх уповноважені проводять три види регулярних перевірок наявності усіх вхідних, підготовлених документів, що мають ступені секретності “цілком таємно” та “таємно”, облікованих за період, що перевіряється, не підшитих до справ чи неукомплектованих в окремі папки:
щоденні;
щоквартальні;
річні.
Поряд з обов’язковими перевірками матеріальних носіїв секретної інформації проводяться позапланові перевірки:
при заміні начальника РСО;
при заміні співробітника, відповідального за режим секретності або організацію захисту секретної інформації.
Позапланові перевірки можуть бути проведені у випадках евакуації документів, стихійного лиха, аварійних ситуацій, при порушенні печаток (пломб) на сховищах і в інших ситуаціях, що викликають сумнів у схоронності матеріальних носіїв секретної інформації.
Перевірка стану режиму секретності та секретного діловодства в підвідомчих їх установах проводиться не рідше як один раз на рік у присутності виконавців, а у випадку їх відсутності – у присутності начальника підрозділу або його заступника згідно з інструкцією.
Наприклад:
ПРИБЛИЗНА ІНСТРУКЦІЯ
про порядок проведення перевірок стану режимусекретності і секретного діловодства в підпорядкованій установі (підрозділі)
1. Загальні положення
1.1.Інструкція визначає порядок та методику проведення перевірок стану режиму секретності та секретного діловодства при роботі з матеріальними носіями секретної інформації в підпорядкованих установах (підрозділах).
1.2. Контроль повинен мати системний характер та стати надійним засобом попередження, виявлення та запобігання порушень режиму секретності.
1.3. Підставою для допуску та доступу членів комісії (при комплексній перевірці) до секретної інформації є довідка за формою 1 чи 2 та припис на виконання завдання за формою 67.
1.4. При проведенні комплексної перевірки комісія до початку роботи повинна бути представлена керівнику установи (начальнику самостійного підрозділу).
1.5. Начальник режимно-секретного органа зобов‘язаний оперативно підготувати необхідні для роботи комісії матеріали (довідки, звіти, статистичні дані тощо) по всіх напрямках діяльності підрозділу та установи.
2. Порядок організації та проведення перевірок наявності матеріальних носіїв секретної інформації
2.1. Перед проведенням перевірок необхідно:
ознайомитись з нормативними документами, які регламентують стан режиму секретності та веденням секретного діловодства в установі та в конкретному підрозділі;
перевірити виконання рекомендацій та усунення раніше виявлених недоліків, ознайомитись з матеріалами попередньої перевірки;
ознайомитись з наочною агітацією для питань підвищення уважності працівників режимно-секретного органу;
ознайомитись з перспективою розвитку виробництва, виробничими зв‘язками підрозділу з іншими установами, оперативною обстановкою та роботами, які проводяться в підрозділі. Разом з начальником режимно-секретного органа побувати в підрозділах, зустрітися з їх начальником, пояснити мету даної перевірки.
2.2.При підготовці та в ході перевірки необхідно проводити:
бесіди з посадовими особами, відповідальними за організацію режиму секретності та з виконавцями документів, виробів та інших матеріальних носіїв секретної інформації;
ознайомлюватись з роботою виконавців та працівників режимно-секретного органа з документами.
2.3. Перевірку фактичного стану режиму секретності необхідно починати з режимно-секретного органа.
2.4.Вивчення питань проводити комплексно і послідовно.
2.5. З деяких питань здійснити вибіркову перевірку, при цьому використати такий обсяг матеріалу, який дозволив би зробити підсумок стану роботи в напрямку діяльності, що вивчався.
2.6. При проведенні перевірок оцінити характер кожного виявленого порушення, можливість його привести до витоку секретної інформації як окремо, так і разом з іншими відомостями.
2.7. Виконання планів, наказів з питань режиму секретності та секретного діловодства.
2.8. Виконання пропозицій та усунення недоліків за підсумками всіх проведених за рік перевірок.
2.9. Робочі записи, які проводяться при перевірці перевіряючим, систематизуються по окремих напрямах, їх зміст повинен бути достатньо повним та конкретним (із зазначенням номерів документів, їх назви тощо).
3. Перелік напрямків контрольно-перевірочної роботи
3.1. Усі напрямки (роботи) підлягають контролю, як правило вони складаються з двох частин. Перша – постійно здійснюється оперативний контроль за станом роботи начальником режимно-секретного органа або конкретним (закріпленим за напрямом) працівником режимно-секретного органу. Друга – періодична, організована заздалегідь відповідно до складеного графіку, цільова перевірка стану цієї роботи, яка виконується працівником режимно-секретного органу.
3.2.Організація роботи режимно-секретного органу по виконанню покладених на нього функцій:
штатна укомплектованість режимно-секретного органу;
наявність положення про режимно-секретний орган, посадові обов‘язки працівників режимно-секретного органа.
При вивченні цього питання необхідно уточнити:
повноту викладення обов‘язків працівників режимно-секретного органу, наявність невластивих функцій покладених на режимно-секретний орган, встановлення персональної відповідальності працівників режимно-секретного органу за конкретну категорію документів чи роботу та практичне виконання цих вимог (порядок приймання-передачі документів на час відпустки, хвороби працівника, відповідального за документи тощо), відповідальність виконаної роботи працівниками режимно-секретного органу, положення про підрозділ і посадові інструкції, а також щодо вимог до інших нормативних документів;
планування роботи режимно-секретного органу (перспективне, річне та квартальне). Структура та зміст планів. Ознайомлення з планами відповідальних виконавців. Виконання та наявність позначок про виконання;
правомірність виплати в установленому нормативними актами порядку компенсації за роботу в умовах режимних обмежень;
організація і планування навчання з працівниками та уповноваженими режимно-секретного органа, зміст планів, актуальність навчальних питань. Виконання плану індивідуальної підготовки вперше прийнятих в режимно-секретному органі;
навчання та перевірка знань виконавців, вимог щодо документів, що регламентують порядок роботи з секретною інформацією;
виконання наказів, вказівок та заходів з режиму секретності і вдосконалення секретного діловодства.
3.3. Створення умов для роботи та зберігання документів з грифом секретності:
придатність та обладнання приміщень режимно-секретного органа згідно з вимогами нормативних документів. Наявність акта комісії про приймання приміщення РСО в експлуатацію;
умови зберігання документів, що мають гриф секретності. Наявність металевих шаф, сейфів тощо. Порядок зберігання дублікатів ключів від усіх сховищ для документів з грифом секретності. Облік сейфів, металевих шаф та ключів від них. Порядок зберігання документів “літера М” тощо;
забезпечення схоронності документів з грифом секретності при передачі їх між підрозділами режимно-секретного органа, при доповіді керівнику установи (підрозділу), при доставці в інші підрозділи установи.
3.4. Здійснення допуску та доступу виконавців до документів з грифом секретності:
наявність номенклатури посад;
система підготовки та навчання виконавців перед допуском та доступом до матеріальних носіїв секретної інформації (інструктаж, бесіди тощо);
наявність наказів про допуск до державної таємниці та доступ до конкретної секретної інформації;
ведення облікових карток громадянина, якому надано допуск до державної таємниці (заповнення та внесення змін);
допуск та доступ до документів з “літерою М”. Наявність списку осіб, допущених до роботи з цими документами, стан режиму секретності на робочих місцях виконавців, що працюють з документами “літера М”, та відповідність його до встановлених вимог;
доступ до роботи з справами з грифом секретності. Правомірність видачі справ виконавцям (порядок доповнення та виключення виконавців із списку осіб, допущених до роботи з справами в номенклатурі справ, на обкладинці справи. Ознайомлення виконавців з окремими документами, які підшиті до справи).
3.5. Доступ та робота з документами, що знаходяться на інвентарному обліку:
доступ виконавців до документів з грифом секретності, що надходять поступають до режимно-секретного органу (система адресування документів);
відповідність форм допуску до державної таємниці виконавців грифа секретності отриманих для роботи документів та відомостей;
допуск відряджених осіб до документів і відомостей.
3.6. Забезпечення режиму секретності на робочих місцях працівників:
наявність сейфів, металевих шаф для зберігання документів з грифом секретності;
наявність затвердженого переліку приміщень, в яких дозволено працювати виконавцям з документами та справами з грифом секретності;
зберігання виконавцями документів з грифом секретності під час обідньої перерви;
з’ясування чи не ведуться виконавцями записи секретної інформації на необлікованих в режимно-секретному органі аркушах паперу;
зберігання документів з грифом “Для службового користування”;
зміст записів у журналах під час перевірки робочих місць працівників, які мають допуск та доступ до секретної інформації, наявність в них зауважень, пропозицій та заходів по усуненню недоліків.
3.7. Надходження документів з грифом секретності в РСО та контроль за їх виконанням:
наявність спеціально призначеного працівника в РСО, відповідального за контроль надходження документів та їх виконання;
оперативність проходження в РСО документів чи видів документів (вибірково).
3.8. Визначення грифа секретності документів, які розробляються:
правильність надання грифу секретності документам, наявність у виконавців галузевих або відомчих розгорнутих переліків відомостей, що становлять державну таємницю (міжгалузеві або міжвідомчі переліки);
дотримання режимних вимог при підготовці документів з грифом секретності.
3.9. Попередження включення секретної інформації до несекретної:
наявність документів, відповідно до яких покладається контроль щодо попередженням включення секретної інформації в не секретну на відповідних керівників. Інструктаж керівників установи та проведення цієї роботи;
можлива наявність секретної інформації в документаційному фонді канцелярії чи підрозділах не секретного діловодства установи (вибірково);
можлива наявність секретної інформації в науково-технічних звітах (вибірково);
виконання встановлених режимних вимог при складанні і передачі телеграм, текстів службових факсових переговорів працівників підрозділів тощо.
3.10. Виконання встановлених вимог при користуванні документами з грифом “Для службового користування”:
організація та контроль за роботою виконавців підрозділів з документами, що мають гриф “Для службового користування”;
проведення вибіркової перевірки виконання режиму секретності при роботі з документами, що мають гриф “Для службового користування” на робочих місцях виконавців;
правильність проставлення грифа “Для службового користування” на документах, наявність у виконавців переліку відомостей, що мають гриф “Для службового користування” по тематиці установи.
3.11. Забезпечення режиму секретності при використанні автоматизованої системи:
облік автоматизованих систем, які використовуються при опрацюванні секретної інформації;
наявність організаційно-розпорядчих документів встановленої форми на функціонування автоматизованої системи та фактичне виконання їх вимог (відповідальні та доступ до автоматизованої системи, режим роботи тощо);
виконання вимог з охорони та внутрішньооб‘єктовому режиму приміщень, де знаходиться автоматизована система;
порядок обробки, зберігання, передачі та знищення секретної інформації;
забезпечення умов, що виключають несанкціонований доступ до автоматизованої системи.
3.12. Забезпечення режиму секретності в місцях з цілодобовим зберіганням секретної
інформації:
обладнання робочих місць згідно з вимогами режиму секретності, наявність сейфів (металевих шаф), спецчемоданів (спецпапок) для зберігання секретної інформації;
наявність на робочому місці затвердженого переліку секретної інформації, яка підлягає цілодобовому зберіганню, відповідність її грифу секретності і фактичні строки її зберігання;
наявність затвердженого списку на доступ виконавців до секретної інформації, яка зберігається на робочому місці, відповідність фактичної видачі секретної інформації;
забезпечення умов надійної фізичної схоронності цілодобового зберігання секретної інформації на робочому місці, забезпечення персональної відповідальності за схоронність цих документів;
правильність обліку наявної секретної інформації, система передачі її по зміні, порядок перевірок наявності секретної інформації, її якість та надійність;
знання відповідальними за схоронність секретної інформації встановлених вимог щодо при обліку, зберігання і видачі матеріальних носіїв секретної інформації.
3.13. Організація проведення закритих нарад:
наявність затвердженого керівником установи переліку приміщень, де дозволено проведення закритої наради, їх категорійності та відповідальних, а також висновки про їх придатність і приймання в експлуатацію;
забезпечення режиму секретності в цих приміщеннях в період між проведенням закритих нарад, контроль за користуванням цими приміщенями;
охорона приміщень в робочий і не робочий час та під час проведення закритих нарад;
складання, погодження та затвердження списку осіб запрошених для обговорення конкретних засекречених питань на нараді;
організація перевірки робочих зошитів учасників закритої наради перед їх розсилкою.
3.14. Забезпечення фізичної схоронності документів з грифом секретності в режимно-
секретному органі:
відповідність приміщень, де зберігаються документи з грифом секретності згідно з Інструкцією, наявність актів їх атестації (паспортів), забезпеченість сховищами (сейфами, металевими шафами), надійність замків, засобів опечатування, виключення відвідування РСО сторонніми особами;
надійність системи обліку документів з грифом секретності в режимно-секретному органі, фіксація в облікових матеріалах всіх операцій щодо переміщення документів, відсутність зайвих операцій, підчисток, незавірених виправлень тощо;
надійність системи та фактичного забезпечення підготовки і знищення документів з грифом секретності в РСО, якість поаркушної перевірки матеріалів, які підлягають знищенню, надійність зберігання макулатури;
надійність системи та практичне здійснення перевірок наявності документів з грифом секретності та щоденних операцій щодо їх переміщення, відсутність зайвих операцій в цій роботі;
забезпечення вірної та своєчасної здачі виконавцями документів з грифом секретності в РСО, обов’язковість підпису за отримання документів.
3.15. Робота РСО при аварійних ситуаціях:
наявність інструкції про врятування документів та майна РСО на випадок пожежі, стихійного лиха, аварійних ситуацій тощо, засобів протипожежної безпеки в РСО та виконання її вимог;
знання співробітниками режимно-секретного органа інструкцій та дій на випадок пожежі, стихійного лиха, аварійних ситуацій тощо.
3.16. Друкування документів з грифом секретності:
відповідність приміщення встановленим нормам та вимогам організації робочого місця друкарок, оргтехніка, меблі;
наявність списку осіб, які мають право візувати документи до друку;
правильність приймання від виконавців чернеток, виконаних в блокнотах з відривними аркушами, в робочих зошитах та на окремих аркушах, взятих на попередній облік в РСО;
реєстрація чернеток в журналі обліку документів видрукованих у друкувальному підрозділі ( обліку вхідних, видрукованих, вихідних і інвентарних документів, обліку підготовлених документів);
дотримання вимог нормативних документів при друкуванні документів з грифом секретності;
зберігання документів з грифом секретності та чернеток під час обідньої перерви та по закінченні робочого часу;
взяття бланків на облік;
видача друкованих документів та їх чернеток виконавцям, відсутність в облікових матеріалах зайвої секретної інформації та відсутність у журналах (картках) підчисток та незавірених виправлень;
передрукування окремих аркушів документа без зміни загальної кількості аркушів в документі та зі зміною загальної кількості аркушів в документі;
наявність в журналі відміток про знищення браку та передрукування аркушів із зазначенням їх номерів та загальної кількості аркушів;
правильність виконання витягів, зняття копій;
облік повністю передрукованого документа. Зняття копій, витягів, додатково розмножених примірників документа;
проведення щоденної перевірки наявності документів;
зберігання та знищення макулатури, що має гриф секретності.
3.17. Робота з вхідними документами:
організація робочого місця працівника, оргтехніка, меблі;
приймання та реєстрація отриманих пакетів та документів. Наявність відміток про відправку документів та передачу їх іншому підрозділу безпосередньо через пакетно-контрольний журнал. Закриття пакетно-контрольного журналу;
реєстрація отриманих документів з грифом секретності. Ведення журналу (карток) вхідних документів. Відсутність підчисток, незавірених виправлень;
зберігання, розмноження та передача в інші підрозділи документів з грифом секретності;
зберігання та знищення макулатури;
ознайомлення виконавців з вхідними документами, приймання документів від виконавців, попередження несвоєчасності здачі документів;
перевірка наявності документів з грифом секретності, якість проведення перевірок;
система пошуку вхідних документів ;
порядок роботи з отриманими документами.
3.18. Відправка документів з грифом секретності:
організація робочого місця працівника, оргтехніка, меблі;
приймання віддрукованих матеріалів та їх реєстрація, знищення чернеток віддрукованих документів з грифом секретності;
зберігання, розмноження, знищення документів та передача документів на інші дільниці;
відправка документів, наявність відміток про рух документів, обґрунтованість відправки, облік реквізитів установ;
наявність довідника реквізитів установ та порядок коректування реквізитів;
перевірка наявності документів, проведення щоденної перевірки, якість цієї роботи;
видача документів виконавцям, попередження про несвоєчасне повернення документів з грифом секретності;
зберігання та знищення макулатури, що має гриф секретності;
ознайомлення працівників підрозділів та відряджених осіб з документами, що мають гриф секретності;
відповідність грифа секретності відправлених документів їх змісту та виключення в них зайвої секретної інформації.
3.19. Попередній облік документів з грифом секретності:
організація робочого місця працівника, оргтехніка, меблі;
реєстрація документів попереднього обліку, відсутність підчисток та незавірених виправлень;
зберігання, розмноження, відправка, знищення та передача документів попереднього обліку в інші підрозділи;
видача документів попереднього обліку виконавцям;
проведення перевірок наявності документів попереднього обліку в режимно-секретному органі та виконавців, щоденна перевірка, якість перевірок;
ведення карток попереднього обліку документів;
знищення карток попереднього обліку документів;
зберігання та знищення макулатури;
оцінка ефективності та якості праці.
3.20. Зберігання та видача спецчемоданів, спецпапок виконавцям:
організація обліку та зберігання спецчемоданів, спецпапок;
організація приймання та видачі спецчемоданів, спецпапок виконавцям, виключення можливості несанкціонованого доступу до спецчемоданів, спецпапок;
доброякісність та надійність спецчемоданів, спецпапок, якими користуються виконавці;
попередження про недопущення залишення документів з грифом секретності на робочих місцях виконавців та несвоєчасне повернення їх до режимно-секретного органа;
перевірка наявності документів в спецчемоданах, спецпапках виконавців;
порядок видачі виконавцям нових спецчемоданів, спецпапок, порядок списання непридатних спецчемоданів, спецпапок;
оцінка ефективності та якості праці.
3.21. Реєстрація та зберігання справ і документів інвентарного обліку:
організація робочого місця працівника, оргтехніка, меблі;
порядок складання та оформлення номенклатури справ;
приймання документів з грифом секретності для підшивки до справ або взяття на інвентарний облік;
відкриття та закриття справ, їх реєстрація (своєчасність та правильність проставлення відміток в номенклатурі справ та журналі обліку журналів, карток і завершених виробництвом справ) відсутність підчисток та незавірених виправлень;
вилучення із справ підшитих документів;
видача справ виконавцям, наявність на зворотній стороні обкладинки справи списків осіб, які мають право користуватися справою, відповідність списків осіб, які мають доступ до справи зазначених в номенклатурі справ, на зворотній стороні обкладинки справи;
організація системи пошуку підшитих до справи документів;
перевірка наявності справ, а також щоденних операцій щодо підшиття документів до справи;
розмноження документів, підшитих до справи;
внесення змін до текстової чи креслярсько-технічної документації. Заміна окремих аркушів документів. Знищення замінених аркушів. Перевірка вірності внесення змін в документацію;
підготовка та знищення справ і документів інвентарного обліку, зберігання і знищення макулатури.
3.22. Облік, зберігання та користування печатками, штампами і дублікатами ключів від сейфів, металевих шаф виконавців, в яких зберігаються документи з грифом секретності:
правильність обліку та видачі печаток, штампів та дублікатів ключів;
порядок зберігання печаток, штампів та дублікатів ключів від сейфів, металевих шаф виконавців;
організація системи оперативного пошуку дублікатів ключів виконавців;
перевірка наявності печаток, штампів та ключів;
наявність та правильність відміток в облікових матеріалах про знищення печаток та штампів.
3.23. Розмноження документів з грифом секретності:
наявність організаційно-розпорядчих документів на право функціонування розмножувальної техніки;
обґрунтованість розмноження документів з грифом секретності, правильність оформлення нарядів;
правильність реєстрації нарядів, їх зберігання та перевірка наявності в РСО;
облік розмножених документів;
своєчасність оформлення відміток про розмноження на оригіналі та в облікових формах;
перевірка наявності розмножених документів;
облік браку при розмноженні документів з грифом секретності і грифом “Для службового користування” та його знищення;
зберігання документів з грифом секретності та їх копій при відлученнях і під час обідньої перерви.
3.24. Перевірка наявності документів з грифом секретності та правильність щоденних операцій:
наявність, своєчасність та якість проведення квартальних та річних перевірок наявності документів з грифом секретності;
якість проведення щоденних перевірок, записів щодо руху документів з грифом секретності (вибірково) та відсутність зайвих операцій при проведенні перевірок;
своєчасність і якість проведення перевірок наявності документів з грифом секретності у виконавців (вибірково);
перевірка облікових журналів як завершених, так і незавершених в попередньому році.
3.25. Підготовка та знищення документів з грифом секретності і макулатури в режимно-секретного органа:
організація відбору матеріальних носіїв секретної інформації на знищення;
виконання встановлених вимог під час зберігання матеріальних носіїв секретної інформації, які підлягають знищенню, формування актів на їх знищення;
правильність оформлення та затвердження актів на знищення матеріальних носіїв секретної інформації;
умови зберігання матеріальних носіїв секретної інформації, відібраних на знищення;
наявність наказу (вказівки) керівника установи про визначення місця знищення матеріальних носіїв секретної інформації. Обладнання місця знищення;
виконання встановлених вимог під час транспортування матеріальних носіїв секретної інформації та макулатури до місця знищення і під час знищення;
знищення матеріальних носіїв секретної інформації без оформлення акту;
своєчасність внесення відміток про знищення в облікових журналах та картках;
вилучення та знищення макулатури режимно-секретного органа, наявність відміток про знищення макулатури під час квартальних перевірок документів з грифом секретності.
3.26. Готовність режимно-секретного органа до роботи в особливих умовах:
наявність керівних документів про роботу режимно-секретного органа в особливих умовах, дія працівників режимно-секретного органа під час евакуації матеріальних носіїв секретної інформації;
наявність переліку документів режимно-секретного органа, які вивозяться, залишаються на місці, знищуються;
наявність тари (мішків), засобів для опечатування та упаковки матеріальних носіїв секретної інформації;
своєчасність коректування схем оповіщення.
4. Оформлення результатів перевірки
Після завершення роботи члени комісії оформляють довідки, які узагальнюються головою комісії в загальний підсумок. Результати перевірок проведених режимно-секретним органом оформляються довідками, а перевірки виконання наказів, вказівок та режимних заходів фіксуються в журналі обліку контрольно-перевірочної роботи.
Начальник РСО (Підпис) Стеців Ф. В.
Перевірка дотримання режиму секретності на робочих місцях працівників, які виконують роботи,
пов’язані з державною таємницею, проводиться не рідше як один раз на рік у присутності виконавців, а у випадку їх відсутності – у присутності начальника підрозділу або його заступника згідно з інструкцією.
Наприклад :

ЗРАЗОК ІНСТРУКЦІЇ
про перевірку дотримання режиму секретності на робочих
місцях працівників, які виконують роботи пов’язані з
державною таємницею
1. Загальні положення
1.1.Перевірка дотримання режиму секретності на робочих місцях працівників, які виконують роботи, пов’язані з державною таємницею, здійснюється за двома формами: періодична або разова контрольна перевірка, та повсякденний контроль згідно з графіком, розробленим РСО з обов’язковою перевіркою всіх працівників.
1.2.Організація проведення перевірок покладається на начальника РСО або його заступника та здійснюється не менше одного разу на рік.
1.3. Перевірка здійснюється комісією, у складі якої не менше ніж два кваліфікованих фахівця, що мають досвід режимно-секретної роботи та допуск до державної таємниці відповідної форми.
1.4. Перевірка проводиться у присутності працівників, а у випадках їх відсутності – у присутності начальника підрозділу або його заступника.
1.5. Перевірка робочих місць працівників проводиться як протягом робочого дня, так і після його закінчення.
2. При перевірці стану робочого місця працівника, який виконує роботи, пов’язані з державною таємницею, слід:
перевірити відповідність форми допуску працівника до державної таємниці та наявність наказу або письмового розпорядження керівника установи про допуск до державної таємниці (згідно з номенклатурою посад працівників, які підлягають оформленню на допуск до державної таємниці) та доступ до конкретної секретної інформації та її матеріальних носіїв;
чи відсутня можливість стороннього спостереження за документами, що мають гриф секретності;
як виконуються вимоги збереження секретної інформації, під час виконання креслень, схем тощо (чи відсутня можливість стороннього спостереження їх зі споруд чи території, що знаходиться за периметром установи);
чи не ведуться працівниками записи секретної інформації на необлікованому в РСО папері (в тому числі не облікованих робочих зошитах, особистих блокнотах, перекидних настільних календарях тощо);
чи не зберігаються документи, що мають гриф секретності, в шафі, сейфі, столі на одній полиці разом з документами, що не мають грифа секретності;
відсутність на робочому місці працівника сторонньої інформації, яка не має відношення до роботи з матеріальними носіями секретної інформації;
відсутність на робочому місці працівника особистих речей (фотоапаратів, радіоприймачів, магнітофонів, кінокамер тощо), заборонених до внесення на територію установи;
чи не зберігаються на робочому місці, а також в шафах загального користування після закінчення робочого дня документи з грифом “Для службового користування”;
дотримання умови роботи працівників, що працюють з документами, які мають гриф секретності, після закінчення робочого часу (дозволяється працювати не менше 2-х працівників);
наявність на робочому місці надійного сховища для зберігання спецчемоданів, спецпапок з документами, що мають гриф секретності під час обідньої перерви або тимчасового виходу з робочої кімнати, чи не залишаються документи в столах, неопечатаних спецчемоданах, спецпапках, шафах тощо, передача документів між виконавцями, в тому числі під час тимчасового відлучення та в обідню перерву;
відсутність на робочому місці по закінченні робочого часу документів, які повинні зберігатись в особистих спецчемоданах, спецпапках працівників;
відсутність по сукупності записів секретної інформації.
3. Перевірка при наявності автоматизованої системи та її використання:
наявність наказу керівника установи про дозвіл на використання автоматизованої системи для обробки інформації з обмеженим доступом;
перелік посадових осіб, які мають право надання дозволу на виконання конкретного виду робіт з інформацією з обмеженим доступом, узгодженого з РСО і затвердженого керівником установи;
порядок доступу персоналу у службове приміщення;
наявність інструкції про порядок запису інформації з обмеженим доступом в автоматизованій системі;
порядок допуску до роботи з автоматизованою системою;
правила роботи з машинними носіями інформації, порядок підготовки, збереження, використання і знищення матеріалів та інформації, що використовується в роботі з автоматизованою системою;
наявність опечатування на вузлах та блоках згідно зі схемою опечатування (місця опечатування та номер печатки працівника, відповідального за технічний захист інформації).
4. При зберіганні цілодобово на робочих місцях документів з грифом секретності перевірити:
порядок передачі документів по зміні;
чи встановлений при передачі перерахунок аркушів в документах;
як забезпечується схоронність документів у процесі їх шляху по технологічному циклу виробництва та транспортування спецматеріалів і спецвиробів.
5. Порядок проведення семінарів, обговорення спільних робіт з представниками інших підрозділів
Чи не ведуться обговорення секретної інформації в присутності сторонніх осіб.
6. Порядок ведення внутрішнього опису документів, які знаходяться у виконавця:
всі документи повинні бути внесені у внутрішній опис документів, які знаходяться у виконавця;
відсутність у внутрішньому описі документів, які знаходяться у виконавця записів секретної інформації;
наявність одноразових довідок чи підписів у внутрішньому описі документів, які знаходяться у виконавця. при передачі документів іншим працівникам цього структурного підрозділу.
7. Перевірка наявності документів у спецпапках згідно з внутрішнім описом документів, які знаходяться у виконавців:
відсутність накопичення непотрібних для роботи документів, чернеток та робочих зошитів;
відсутність зберігання засекречених документів разом з документами, які не мають грифа секретності.
8. Порядок приймання відряджених працівників:
наявність дозволу керівника установи чи посадової особи, яка його заміщує, на ознайомлення з відомостями в обсязі службової необхідності та форми допуску до державної таємниці;
де і при яких умовах здійснюється приймання відряджених осіб, відсутність можливості безконтрольного відвідування робочих кімнат сторонніми особами;
чи супроводжується відряджений працівник, працівником підрозділу до якого він прибув;
перевірити відсутність засекречених записів у облікованому в РСО робочому зошиті (блокноті);
чи не ведуть відряджені працівники міжміські переговори без відповідного інструктажу.
9. Порядок закриття робочих кімнат після закінчення робочого часу:
чи закриті на ключ шафи, особисті сейфи (металеви шафи, робочі столи) де зберігаються службові документи;
чи закриваються на ключ робочі кімнати та опечатуються (де потрібно);
чи передаються на зберігання черговому по установі ключі від вхідних дверей робочих кімнат (від яких вони повинні йому передаватись).
10. Результати перевірки
Результати перевірки робочих місць по підрозділу з зазначенням виявлених недоліків та порушень роботи записується у спеціальному робочому зошиті РСО з перевірки робочих місць працівників, які виконують роботи пов‘язані з державною таємницею.
З результатами перевірки, під розпис ознайомлюється начальник підрозділу (управління, відділу, сектору) з метою проведення відповідних заходів для усунення виявлених недоліків.
Начальник РСО (Підпис) Ремененко П. Г.
Про результати перевірки наявності документів з грифом секретності у виконавця перевіряючий, у його присутності, робить відповідні відмітки у внутрішньому опису документів, які знаходяться у виконавця.
Основні вимоги перевірки:
перевірка матеріальних носіїв секретної інформації виконується тільки по облікованих матеріальних носіях секретної інформації;
перевірка наявності матеріальних носіїв секретної інформації і записів про їх реєстрацію проводиться співробітниками РСО.
Факт виконання перевірочних операцій документально фіксується оформленням записів в облікових матеріалах, в актах і датуються.
Перевірка наявності матеріальних носіїв секретної інформації повинна доводитися до кінця співробітниками, які її почали і завершується тільки особистими підписами перевіряючих, датою.
Участь у перевірці відповідального за матеріальні носії секретної інформації є обов`язковою.
Задачі перевірок:
перевірка наявності матеріальних носіїв секретної інформації, що проходять по всіх видах обліку;
виявлення недостач і необлікованих матерільних носіїв секретної інформації;
виявлення недоліків в організації обліку та зберігання;
перевірка правильності реєстраційних записів в матеріалах, що обліковуються і відповідність їх реквізитів зазначених у документах.

Основні вимоги до організації перевірок:
організація проведення усіх видів перевірок покладається на начальника РСО або його заступника;
квартальну перевірку документів з грифом секретності проводять працівники РСО;
контроль за повнотою перевірок на конкретній дільниці покладається на призначеного відповідального співробітника;
річна перевірка проводиться комісією, у складі не менше трьох осіб, призначеною наказом по установі;
на річну і квартальну перевірку розробляються плани з чітким визначенням конкретних учасників перевірки і строків, з обов’язковим включенням до її складу працівників РСО;
учасники річних та квартальних перевірок повинні бути проінструктовані начальником РСО або заступником;
перевірочні операції здійснюються у спеціально відведені години;
під час перевірки необхідно використовувати всі види облікованих матеріалів і відправлених документів (реєстри, акти на знищені документи, наряди тощо).
Метою щоденної перевірки наявності матеріальних носіїв секретної інформації є:
перевірка наявності отриманих та опрацьованих за день документів (правильність їхньої реєстрації, наявність відповідних відміток (записів), що засвідчують виконання необхідних у діловодстві операцій). В пакетно-контрольному журналі роблять підсумковий запис за підписом працівника РСО про кількість отриманих та зареєстрованих документів;
контроль за поверненням документів, що мають гриф секретності, виконавцями в РСО після закінчення робочого дня;
своєчасне виявлення необлікованих документів з грифом секретності.
Щоденні перевірки проводяться працівниками РСО – реєструючи документи і перевіряючи правильність проведення реєстрації. Ці працівники, переконавшись у фактичній наявності документів та правильності виконання облікованих операцій зобов’язані робити відмітки про перевірку, які відповідають особисто виконаній роботі.
Квартальні перевірки проводяться після закінчення першого, другого та третього кварталу при цьому перевіряють наявність не підшитих до справ чи не укомплектованих в окремі папки отримані, підготовлені та облічені документи з грифом секретності, а також перевіряється наявність в журналах обліку позначок про відправку, переоблік або знищення документів та чернеток. За результатами перевірки складається акт, у якому зазначається:
вид перевірки;
найменування установи, де проводилась перевірка;
підстави для проведення перевірки;
склад комісії та терміни перевірки;
загальна кількість взятих на облік документів з грифом секретності за квартал окремо по кожному виду обліку та їх наявність;
реєстраційни номера документів з грифом секретності, які не підшити до справ за попередній до перевірки період, чи не взято на інвентарний облік;
кількість та назви секретних документів, які не взято на облік, у кого вони виявлени, причини, через які документи не було зареєстровано;
кількість та назви справ з грифом секретності, які не пред"явлено під час перевірки, за ким вони рахуються, через які документи не були пред"явлені;
інши виявлені недоліки і порушення працівників режимно-секретного органу, виконавців у підрозділах зі зазначеннямрпізвищ, посад і конкретних фактів;
висновки за результатами перевірки
Акт перевірки підписується членами комісії та затверджується керівником установи.
Квартальна перевірка за 4 квартал проводиться разом з річною, у цьому разі квартальна перевірка не складається.


Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Керівник установи
підпис Ф.І.П
дата
АКТ №
місце складання
Про квартальну перевірку наявності документів
з грифом секретності
Комісією:
голова комісії заступник начальника РСО ______ Кіналь А.І.
члени комісії:
фахівець з режиму секретності ________ Струк Н. В. ,
фахівець з організації захисту інформації з ОД _____ Смак І.І.

У період з 10 по 12 січня 2008 року провела перевірку за перший квартал не підшитих до справ чи не укомплектованих в окремі папки вхідних, підготовлених та облічених документів з грифом секретності, а також наявність в журналах обліку позначок про відправку, переоблік або знищення документів та чернеток.
Перевіркою встановлено:
1. За пакетно-контрольним журналом (інв. № __ ) зареєстровано 5 пакетів, із них відправлено – 1 пакет (№ __ ). Позначка про відправку проставлена.
У залишених 5 – 1 = 4 пакета в яких було 20 документів, які обліковані в журналах обліку:
– вхідних документів – 15 документів.
– робочих зошитів – 1 робочий зошит,
– облікових карток – 4 картки.
2. За журналом обліку вхідних документів (інв. №___ ) зареєстровано 16 документів (20 надійшло згідно з журналом за ф. 52 та 1 вх. № __ , перереєстровано із журналу за формою 50 за 2004 рік) із них:
– відправлено – 2 (вх. № __ , вх. № __ ). Позначки про відправку проставлені;
– переобліковано – 1 (вх. № __ за інв. № __ );
– знищено – 1 (вх. №__ ) за актом №___ від ___ ___ ____ ;
всього знято з обліку: 2 + 1 + 1 = 4;
проти кожного 21 – 4 = 17 документів є позначки про підшивку до справ за винятком не підшиті і є в наявності 2 документи (вх. № _ , №_ ).
надіслані при документах додатки перереєстровані:
– при вх. № _, № __, № __ за інв № __, № __ , № __ відповідно;
– при вх. № __ за обл № __ за журналом обліку робочих зошитів;
3. За журналои обліку підготовлених документів (інв. №__) зареєстровано 10 документів, із них:
– переобліковано за журналои обліку:
розпорядчих документів – 1 документ (обл. №__ – за обл. №__ );
інвентарного – 2 документи (обл. № __ – за інв. № __ , обл. №__ за інв № __ )
________________
разом – 3
– відправлено – 5 документів (обл.№ _ , №_, №_ , )
знято з обліку 3 + 5 = 8 документів,
на проти кожного примірника із останніх документів є позначка про відправку або підшивку до справи, за винятком не підшитих і є в наявності 2 документи (обл. №__, обл. № __ ).
4. За журналом обліку розпорядчих документів, які видані в устаенові (інв №__) зареєстровано 1 документ, який підшито у справу № __ , про що є позначка.
Голова комісії (Підпис) Правень А. В.
Члени комісії (Підпис) Карнець О. Д.
(Підпис) Микитин В. А.


Річна перевірка наявності всіх документів і справ із ступенем секретності “особливої важливості”, “цілком таємно” та “таємно”, незалежно від того, де і у кого вони знаходяться, скільки минуло часу від їх надходження, виготовлення (виняток – архіви секретного діловодства) та вивірення реєстраційних записів проводиться на початку наступного року станом на перше січня поточного року. Цю роботу виконує комісія, призначена наказом керівника установи, у складі не менше трьох осіб, які мають пряме відношення до документів, що перевіряються та допуск до державної таємниці за відповідною формою. До складу такої комісії обов`язково включаються працівники РСО.
На річну перевірку розробляється план з чітким визначенням строків. Необхідно звірити облікові номери на документах з обліковими картками та журналами, підрахувати аркуші в документах, проставити позначку про перевірку документа. Комісія перевіряє не тільки наявність документів, але й підтверджує їх відправку, підшивку до справ, знищення або переоблік.
Перевіряється надходження, відправка, розмноження та знищення документів з грифом секретності, за рік, а також звіряються облікові дані з фактичною наявністю документів за цей рік.
При перевірці використовуються картки, журнали обліку документів, розписки, реєстри, акти на знищення документів та інші форми облікової документації, у тому числі й ті, в яких зареєстровано розмноження документів.
Комісія зобов’язана перевірити місцезнаходження документів з грифом секретності, які не були підшиті до справ за період, що перевіряється.
У формах облікової документації члени комісії засвідчують проведену перевірку своїми підписами:
наявністю реєстрів про відправку кореспонденції, завірених штампом фельдзв’язку, спецзв’язку, печаткою РСО “Для пакетів”;
наявністю підпису за отримання документів у розносній книзі, завіреного печаткою РСО “Для пакетів”;
наявність супроводжувальних листів на відправлені документи.
Знищення документів стверджується наявністю запису в акті на знищення документів, підписаного членами комісії та затвердженого керівником установи.
По закінчені року в журналах за формами обліку документів, видрукованих у друкувальному підрозділі, підготовлених документів, вхідних документів, пакетно-контрольному, розпорядчих документів, видачі працівникам довідок про допуск та осіб, які прибули у відрядження, які ведуться протягом календарного року працівник РСО навпроти кожного примірника документа у цих журналах ставить одну з позначок:
інвентарний;
номер реєстру про відправку;
номер супроводжувального листа за якими відправлено документ;
номер справи та номери аркушів, де підшито документ;
номер акта про знищення та його дата;
за яким номером та у який журнал обліку переобліковано документ.
Робить підсумковий запис про кількість взятих на облік документів. Наприклад:
У пакетно-контрольному журналі (інв № __ ) зареєстровано 50 пакетів із них відправлено 5 за реєстрами № __, № __, № __ (зареєстровані помилково надіслані пакети, які повернені, реєстрації в інших журналах не підлягають. Вони повертаються за тими ж номерами з відміткою про це, де повинно бути зазначено куди, за яким реєстром та дату відправки) у залишених 50 – 5 = 45 пакетах знаходилось 60 документів, які обліковані в журналах обліку:
– вхідних документів – 56 документів;
– робочих зошитів – 2 зошита;
– “ДСК” – 2 документи передані до канцелярії ( якщо у пакеті зі степенем секретності “таємно”, “цілком таємно” разом з іншими документами є документ без грифа секретності, він реєструється у РСО та передається до канцелярії установи за підписом у пакетно-контрольному журналі із зазначенням, за яким вхідним номером він реєструється у канцелярії;
разом 60 документів.
Облік пакетів за 2001 рік припинено.
Посада (Підпис) Кварта О. М.
Дата
У журналі обліку документів надрукованих у друкувальному підрозділі (інв. №__ ) за 2001 рік зареєстровано 25 документів, які разом з чернетками переобліковані у журналі обліку підготовлених документів.
Облік документів, віддрукованих у друкувальному підрозділі за 2001 рік припинено.
Посада (Підпис) Савченко Р. А.
Дата
У журналі обліку підготовлених документів (інв № _ ) (при річній перевірці наявності примірників документів, які підшиті до справ, члени комісії, що проводять перевірку журналу обліку підготовлених документів, стверджують своїм підписом навпроти кожного документа) зареєстровано 25 документів, з них переобліковано у журналі розпорядчих документів – 2 документа (обл.№ _ за обл. № __, обл. № __за обл. № __ ).
Відправлено 25 – 2 = 23 примірника документів. Копії цих документів, включаючи надруковані в одному примірнику, є в наявності і підшиті до справ.
Облік підготовлених документів за 2004 рік припинено.
Посада (Підпис) Самойленко А. Р.
Дата
У журналі обліку вхідних документів (інв. № __ ) зареєстровано 46 документів (згідно з пакетно-контрольним журналом) з них:
перереєстровано за журналами обліку:
– інвентарного – 2 ( вх. № _ за інв. № _ , вх. № _за інв. № _ )
–вхідних документів на 2002 рік –1 (вх. № __ за вх. № __ ) позначка про переоблік зроблена на супроводжувальному листі журналу обліку вхідних документів
–відправлено 2 (вх. № __ , вх. № __ ),
– знищено 1 (вх. № __ ) за актом №__ від ______
Разом знято з обліку 6 документів
–підшито до справ 46 – 6 = 40 документів, за винятком 1-го додатку, який переобліковано за інвентарним обліком при вх. №_за інв. №
Облік вхідних документів за 2004 рік припинено.
Посада (Підпис) Космина П. О.
Дата
У журналі обліку розпорядчих документів (інв. № __ ) зареєстровано 2 наказу (реєструються після підпису керівника установи накази, розпорядження та інші розпорядчі документи, проекти яких перед друкуванням обліковуються у журналі обліку підготовлених документів. Річна перевірка наявності розпорядчих документів засвідчується підписом члена комісії, який їх перевірив, навпроти кожного документа).
Облік розпорядчих документів за 2004 рік припинено.
Посада (Підпис) Ренковенко Л. І.
Дата
У журналі обліку видачі працівникам довідок про допуск (інв. №_ ) зареєстровано 10 довідок. Усі довідки повернені до РСО та знищені, що стверджується двома підписами працівників РСО.
Облік видачі працівникам довідок про допуск за 2004 рік припинено.
Посада (Підпис) Кисіль В. О.
Дата
У журналі обліку осіб, які прибули у відрядження (інв. № ) зареєстровано 5 приписок, які є в наявності і підшиті у спеціальну справу за № _ .
На кожній приписці є дозвіл керівника установи на ознайомлення прибулих у відрядження з конкретними документами. З іншими документами вони не ознайомлені. Форма допуску до державної таємниці відряджених відповідає ступеню секретності інформації, з якою вони ознайомлені.
Облік осіб, які прибули у відрядження за 2004 рік припинено.
Посада (Підпис) Стасюк В. І.
Дата
Необхідно здійснити перевірку наявності документів у спецчемоданах (спецпапках). Перевірити наявність документів в спецчемоданах та спецпапках згідно з внутрішнім описом документів, які знаходяться у виконавця з перерахунком аркушів, та зазначити в описі виконавця проведення перевірки під підпис перевіряючого.
Провести звірку номенклатурних справ з журналом обліку журналів, картотек і завершених виробництвом справ та записати в номенклатурі справ про проведення звірки. (При перевірці справ комісія перевіряє, чи має місце видача справ працівникам, яким не надано право користуватись справою. Наприклад:
У номенклатурі справ (справа № __ ) на 2004 рік внесено 20 справ, включено журнал обліку журналів, картотек і завершених виробництвом справ, з них:
– не відкривалось – 3 (справа № _, справа № _, справа № )
– велось – 17 справ, з них:
закінчено та обліковано у журналі обліку журналів, картотек і завершених виробництвом справ – 16 справ (справа за строками зберігання: постійного строку зберігання № __ , №__ , тривалого строку зберігання (понад 10 років) № __ , № __ , тимчасового строку зберігання (до 10 років включно), № _ , № _ )
перехідних – 1 (інв №___) справу переобліковано на 2005 рік у номенклатурі справ.
( Виконати перерахунок аркушів у справах та журналах за рік. Завірити наявність аркушів підписом перевіряючого.)
Посада (Підпис) Куренко П. Г.
Дата
Під час звірянняоблікових карток з журналом обліку облікових карток на допуск до державної таємниці за формами 1,2 та 3 перевіряють наявність :
карток шляхом відповідності записів у журналі обліку облікових карток з аналогічними даними на самій обліковій картці;
записів у обліковій картці із зазначенням номеру та дати наказу про допуск і наказу та дати про призначення (звільнення) на посаду;
зобов’язання громадянина України у зв’язку з допуском до державної таємниці;
зобов’язання громадянина України у зв’язку з допуском до державної таємниці, чия картка надіслана до іншої установи.

Необхідно звірити наявність одиниць зберігання (справ, журналів), їх облікових номерів, кількості аркушів із записами в журналі обліку журналів, картотек і завершених виробництвом справ. Проставити умовні відмітки про звірку в журналі обліку журналів, карток і завершених виробництвом справ. Переглянути аркуші в журналі, перевірити наявність зареєстрованих справ, журналів.
Звірити наявність печаток (гумових, металевих) та штампів за журналом обліку РСО, написів на печатках та штампах – з контрольним журналом. При цьому за одним номером обліковується тільки одна печатка (штамп).
Звірити кількість комплектів ключів, порядок обліку сховищ за журналом обліку сховищ (сейфів, металевих шаф, спецприміщень тощо) та ключів від них, у яких постійно або тільки у робочий час зберігаються документи, що мають гриф секретності і матеріальні носії секретної інформації. Окрім сейфів РСО у журналі обліку сховищ (сейфів, металевих шаф, спецприміщень тощо) матеріальних носіїв секретної інформації та ключів від них обліковуються приміщення, у яких у неробочий час зберігаються матеріальні носії секретної інформації ( РСО, 2 відділ тощо).
Сховища знімаються з обліку, якщо в ньому перестають зберігатися документи і вироби, що мають гриф секретності, про що у журналі робиться запис.
Звірити видачу ключів від сховищ матеріальних носіїв секретної інформації.
Річну перевірку наявності документів в РСО здійснюють з оформленням акта, у якому вказують:
вид перевірки;
назву підрозділу, де проводять перевірку;
підставу для проведення перевірки;
склад комісії з перевірки та термін проведення перевірки;
коротку характеристику стану секретного діловодства та забезпечення режиму секретності у роботі виконавців з документами;
загальну кількість взятих на облік документів з грифом секретеності за всіма видами обліку окремо і їх наявність;
кількість та найменування документів з грифом секретно-сті, якщо не взяті на облік, у кого вони були виявлені і з якої причини не були зареєстровані;
кількість та найменування документів з грифом секрет-ності, не пред`явлених під час перевірки, за ким вони значаться та причини не пред’явлення;
інші виявлені порушення вимог Положення, вчинені працівниками РСО та його уповноваженими у підрозділах, із зазначенням прізвищ, посад і конкретних фактів порушення;
висновки і пропозиції за результатами перевірки та заходи по усуненню виявлених порушень;
облікові номери документів, які не виконані і не підшиті до справ, при їх значній кількості можливо їх перелік робити окремим додатком до акту.
Нестача документів з грифом секретності розглядається як надзвичайна подія, про яку негайно доповідається керівникові установи і начальнику РСО, а також повідомляється вищестоящій установі та Службі безпеки України.
Службове розслідування за фактами нестачі документів з грифом секретності здійснюється відповідно до вимог Положення.
Акт перевірки підписується членами комісії та затверджується керівником установи або його заступник. Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади
керівника установи
(Підпис) Костик А. Р.
Дата
Найменування установи
АК Т №
(місце складання
Про річну перевірку наявності документів
з грифом секретності за 2007 рік.
Складений на підставі наказу від _________ № __________
комісією:
голова комісії начальник відділу _________ Ваврик Р. І.
члени комісії: провідний спеціаліст _________ Ступа П. В.,
провідний спеціаліст РСО _________ Стас Р.А.
У період з 10 по 28 січня 2008 року провела річну перевірку наявності, порядок обліку, зберігання та поводження з документами та іншими матеріалами, які є на обліку в РСО.
Перевіркою встановлено:
Дозвіл на здійснення діяльності, пов‘язаної з державною таємницею
“_____” __________200 р. №____ .
Дозвіл дійсний до “_____” ____________200 р.
2. Усього кількість взятих на облік документів за перевірочний період за всіма видами обліку (в тому числі не підшитих під час роботи попередньої комісії). В разі недостачі вказується номер акта, повна назва документа, причина недостатності, прізвища винних в цьому осіб.
Стан обліку та правильність ведення справ, журналів. Порядок розробки і розмноження документів.
2.1. У журналі обліку журналів, карток і завершених справ (інв. № ) зареєстровано 115 справ і журналів, із них:
знято з обліку – 74. Підтверджено актом минулорічної перевірки обл. № ___ від 20.12.04;
знищено – 6 (спр. № № ___________ ), акт № ___ від 22.12.04;
усього знято з обліку – 74 + 6 = 80.
В наявності 115 – 80 = 35 (спр. № ____ № _____ ) .
2.2. У номенклатурі справ (обл № __ ) на 2004 рік внесено 20 справ, включаючи журнал обліку журналів, карток і завершених виробництвом справ, із них:
– не відкривалось – 3 (спр. № __ , спр. № __ , спр. № __ );
– велось 20 – 3 = 17 справ, 18 томів, із них закінчено та обліковано у журналі за формою 43 – 16 справ, 17 томів (спр. № № _______ ), перехідних 17 – 16 = 1 (спр. № __ ). Закінчена справа переоблікована у номенклатурі справ на 2005 рік.
Номенклатуру справ за 2004 рік закрито.
2.3. У пакетно-контрольному журналі (інв. № __ ) зареєстровано 50 пакетів із них відправлено 5 за реєстрами №_ , №_ , №__ у залишених 50 – 5 = 45 пакетах знаходилось 60 документів, які обліковані в журналах обліку:
– вхідних документів – 56 документів;
– робочих зошитів – 2 робочих зошити і зареєстровані за вх. № № ;
– “ДСК” – 2 документи передані до канцелярії та зареєстровані за вх. № __ “ДСК”. Гриф “ДСК” на документах комісія стверджує.
Облік пакетів за 2004 рік припинено.
2.4. У журналі обліку вхідних документів (інв. №__ ) зареєстровано 46 документів (згідно з пакетно-контрольним журналом) з них перереєстровано за журналами обліку:
– інвентарних – 2 ( вх. № _ за інв. № _ , вх. №_ за інв. № __ );
– вхідних документів на 2005 рік – 1 (вх. № __ за вх. № _ ) переоблікований документ є в наявності;
– відправлено 2 (вх. №__ , вх. №__ );
– знищено 1 (вх. №__ ) за актом №__ від ______ ;
разом 6 документів.
В наявності 46 – 6 = 40, які підшито до справ, за винятком двох додатків, які переобліковано за інвентарним обліком при вх. № __ за інв. № __ , вх. № __ за інв. № _ . Відмітки про переоблік зроблені на супроводжувальному листі та у журналі обліку вхідних документів.
Облік вхідних документів за 2004 рік припинено.
2.5.У журналі обліку робочих зошитів (інв. №__ ) зареєстровано 2 робочих зошити та 4 спецблокноти з них:
– знято з обліку 1 робочий зошит та 2 спецблокноти. Підтверджено актом річної перевірки обл. № __ від 20.02.01.
– за 2004 рік закінчено 1 спецблокнот (обл. № __ ). У цьому спецблокноті усі аркуші з 1 по 55 вилучені, переобліковані у журналі за формою 45 та знищені, що стверджено двома підписами у журналі обліку підготовлених документів. Спецблокнот обл. № __ підлягає знятттю з обліку.
В наявності 1 робочий зошит (обл. № ) та 1 спецблокнот (обл. № ), в якому з 1 по 21 аркуш вилучені, переобліковані у журналі обліку підготовлених документів та знищені, що стверджено двома підписами у журналі обліку підготовлених документів.
2.6. У журналі обліку облікових карток (інв. № __ ) зареєстровано 20 облікових карток громадян яким надано допуск до державної таємниці із записом номера та дати наказу про допуск та наказу і дати про призначення (звільнення) на посаду з додатком зобов’язання громадянина України у зв‘язку з допуском до державної таємниці за формою 12, із них за 2004 рік:
– знято з обліку – 5. Підтверджено актом минулорічної перевірки обл. № __ від 20.12.04;
– відправлено 1 облікову картку (обл. № __ ). Документ, який стверджує відправку, комісії пред’явлено;
– усього знято з обліку 5 + 1 = 6.
В наявності 20 – 6 = 14 (обл. № ____ ) та 1 зобов’язання громадянина України у зв’язку з допуском до державної таємниці (особи чия картка надіслана до іншої установи).
2.7. У журналі обліку документів видрукованих у друкувальному підрозділі (інв. № __ ) зареєстровано 25 документів, які разом з чернетками переобліковані у журналі обліку підготовлених документів.
Облік документів віддрукованих у друкувальному підрозділі за 2004 рік припинено.
2.8. У журналі обліку підготовлених документів (інв. №__) зареєстровано 25 документів з них:
– переобліковано у журналі обліку розпорядчих документів – 2 документи (обл. № __ за обл. № __, обл. № __ за обл. № __ ).
Відправлено 25 – 2 = 23 примірники документів.
Копії цих документів, включаючи надруковані в одному примірнику, є в наявності і підшито до справ.
Облік підготовлених документів за 2001 рік припинено.
2.9.У журналі інвентарного обліку письмових сброшурованих матеріалів (інв. № _) зареєстровано 10 інвентарних примірників, із них:
– знято з обліку – 4. Підтверджено актом минулорічної перевірки обл. №___ від 20.12.04;
– знищено – 2 (інв. № № _______ ), акт № ___ від 22.12.04;
усього знято з обліку – 4 + 2 = 6.
В наявності 10 – 6 = 4 (інв. № № _____ ).
2.10. У журналі обліку розпорядчих документів (інв. №__ ) зареєстровано 2 накази ( № __ від ____ , № __ від ___).
Облік розпорядчих документів за 2004 рік припинено.
2.11. У журналі обліку видачі працівникам довідок про допуск (інв. №__ ) зареєстровано 10 довідок. Усі довідки своєчасно повернені до РСО та знищені, що стверджується двома підписами працівників РСО.
Облік видачі працівникам довідок про допуск за 2004 рік припинено.
2.12. У журналі обліку осіб, які прибули у відрядження (інв. №__ ) зареєстровано 5 приписок, які є в наявності і підшиті у справу № _ .
На кожній приписці є дозвіл керівника установи на ознайомлення прибулих у відрядження з конкретними документами. З іншими документами вони не ознайомлені. Форма допуску до державної таємниці відряджених відповідає ступеню секретності інформації, з якою вони ознайомлені.
Облік осіб, які прибули у відрядження за 2004 рік припинено.
2.13. У журналі обліку печаток і штампів (інв. №___ ) зареєстровано 10 печаток і 10 штампів, із них:
– знято з обліку – 5 печаток і 5 штампів. Підтверджено актом минулорічної перевірки обл. №___ від 20.12.04.
В наявності 5 печаток (інв № №_) і 5 штампів (інв. № №_).
2.14. У журналі обліку сховищ (сейфів, металевих шаф, спецприміщень тощо) носіїв секретної інформації та ключів від них (інв. № __ ) зареєстровано 10 сховищ, із них:
– знято з обліку 4 сховища (обл. №№ ___ );
– від кожного з 10 – 4 = 6 сховищ є по 2 комплекти ключів. Перший комплект ключів виданий за підписом у журналі за формою 6 користувачам і є в наявності. Другий комплект ключів в опечатаних користувачем сховищах – пакетах зберігаються у сейфі начальника РСО і є в наявності. Окрім другого комплекту від приміщення РСО та сейфа начальника РСО, у якому зберігаються усі ключі – вони передані під підпис керівнику установи і зберігаються у його сейфі, що комісія перевірила.
2.15. У журналі (картці) обліку машинних носіїв, на які виводиться секретна інформація (інв. № __ ) зареєстровано 5 машинних носіїв (дискет), на які виводиться секретна інформація із них:
– знято з обліку 1 машинний носів, на який виводиться секретна інформація. Підтверджено актом минулорічної перевірки обл. №___ від 20.12.04;
в наявності 5 – 1 = 4 машинних носії, на які виводиться секретна інформація, які є в наявності ( обл. №№ ___ ).
3. Розміщення обладнання, охорона і прибирання приміщень, забезпеченість сейфами (металевими шафами), порядок зберігання документів.
4. Порядок передачі документів на виконання, ознайомлення, повернення та стан персональної відповідальності за збереження документів їх виконання. укомплектованість РСО.
5. Порядок доступу до робіт і документів, що мають гриф секретності. Якість проведення квартальних перевірок наявності документів.
6. Порядок обліку, зберігання та користування штампами, печатками, ключами, а також іншими матеріалами, які зберігаються в РСО.
7. Перевірка наявності документів у виконавців.

Недоліки, якщо вони є, викладаються в окремому розділі.
В кінці акта комісія викладає свої висновки та пропозиції по усуненню відмічених недоліків і наведенню порядку в роботі.
До акта додається перелік вхідних і вихідних документів не підшитих до справ, а також розмножених документів, якщо вони не були взяті на облік з тим щоб вони були перевірені наступною комісією.
Рішення начальника РСО за результатами перевірки _____
Голова комісії (Підпис) Журавель М. А.
Члени комісії (Підпис) Савка Р. А.
(Підпис) Чепіль С. В.
У разі зміни начальника РСО або спеціально призначеного наказом керівника установи працівника, який веде облік і зберігання документів, що мають гриф секретності, а також забезпечує заходи з режиму секретності, керівником установи призначається комісія для приймання і передачі матеріальних носіїв секретної інформації у складі не менше трьох осіб (кількість осіб залежить від обсягу матеріальних носіїв секретної інформації, взятих на облік, та обсягу робіт для перевірки їх наявності) з числа працівників, які мають відповідну форму допуску до державної таємниці і безпосереднє відношення до роботи з матеріальними носіями секретної інформації. Комісія контролює повноту і правильність приймання-передачі матеріальних носіїв секретної інформації особами, що здійснюють приймання та передачу.
Перевірка раніше знятих з обліку (знищених, відправлених, переоблікованих тощо) документів не проводиться, якщо їх зняття підтверджено проведеними раніше перевірками (річними або при прийманні-передачі). При цьому в акті робиться посилання на обліковий номер і дату цього акта перевірки.
При зміні начальника РСО проводиться повна перевірка наявності матеріальних носіїв секретної інформації, але новий начальник РСО, не приймає їх у повному обсязі під особисту відповідальність. Матеріальні носії секретної інформації приймаються під особисту відповідальність згідно з функціональними обов’язками.
Якщо звільняється один з працівників РСО, то проводиться перевірка наявності матеріальних носіїв секретної інформації, які були під особистою відповідальністю. Повна перевірка наявності матеріальних носіїв секретної інформації у РСО в цьому випадку не проводиться.
У акті приймання-передачі зазначається:
період проведення передачі;
кількість переданих та прийнятих матеріальних носіїв секретної інформації за одиницями зберігання (справи, альбоми, спецблокноти, робочі зошити, документи інвентарного зберігання, вироби, облікові картки тощо) за кожен рік окремо, а за період, що минув після останньої річної перевірки, за всіма видами обліку (вхідних, вихідних, внутрішніх, друкованих, інвентарного зберігання тощо);
печатки, штампи та ключі від сховищ матеріальних носіїв секретної інформації;
розміщення обладнання і охорона приміщень, забезпеченість сейфами (металевими шафами), порядок зберігання документів з грифом секретності;
порядок обліку, зберігання та користування штампами, печатками, ключами, а також іншими матеріалами, які зберігаються в РСО;
виявлені факти порушення режиму секретності, недоліки та інші дані про стан роботи РСО.
У кінці акту комісія викладає свої висновки та пропозиції щодо усунення виявлених недоліків і наведення порядку в роботі.
Акт підписують члени комісії й особи, які здають та приймають справи.
Наприклад 1
Про приймання-передачу
справ режимно-секретного
органу
Складений на підставі наказу від __________ № __________
комісією:
голова комісії начальник відділу ________ Парин Л. Д.
члени комісії: провідний спеціаліст ______ Сніп В. І.,
провідний спеціаліст _____ Кірик А. В.
(кількість осіб комісії залежить від обсягу робіт для перевірки наявності матеріальних носіїв секретної інформації).
У період з 10 по 28 січня 2005 р. комісія провела контроль повноти і правильність приймання (прізвище, ім`я, по батькові) передачі (прізвище, ім`я, по батькові) матеріальних носіїв секретної інформації в режимно-секретному органі.
Під час приймання-передачі виявлено:
1. Дозвіл на здійснення діяльності, пов`язаної з державною таємницею “ __ ” ________ 200__ р. № ______ .
Дозвіл дійсний до “_____” ____________200__ р.
2. Номеклатура справ поточного року, спр. № ___від ___ 200__ р. на __ арк.
Номенклатура справ 200___ – 200___ років належним чином опрацьована, має відмітки про дати заведення, закінчення всіх облікованих томів справ, взяття їх на інвентарний облік або перенесення до номенклатури наступного року, кількість аркушів у закінчених справах, підсумкові записи про кількість заведених справ.
3. Документи, що мають гриф секретності зареєстровані в журналах обліку вхідної кореспонденції поточного року (інв. № № __ ) і не підшиті до закінчених провадженням справ:
Облік одержаних пакетів з грифами секретності у 200 _ – 200_ роках ( за п’ять років ) здійснювася у пакетно-контрольних журналах (інв. №_ , № _ ). Всі обліковані у пакетно-контрольних журналах документи пройшли подальшу реєстрацію за журналами обліку вхідної кореспонденції, нормативних документів та спеціальних видань взятих на інвентарний облік, робочих зошитів тощо ( в інших випадках зазначаються номери матеріальних носіїв секретної інформації та їх місцезнаходження на час передачі).
Згідно з записами у журналах реєстрації вхідної кореспонденції за попередні 5 років (інв. №__ №___) всі отримані документи з грифом секретності підшиті до справ або перереєстровано за журналами наступних років про що є відмітка працівника режимно-секретного органу у журналах обліку (в інших випадках зазначаються номери документів, відносно яких не має записів у журналах обліку про підшиття, повернення адресатам або подальшу перереєстрацію, зазначається їх місцезнаходження на час передачі).
В разі недостачі вказується номер акта, повна назва документа, причина недостачі, прізвище винних в цьому осіб.
4. Документи з грифом секретності, зареєстровані в журналах обліку кореспонденції вихідної та внутрішнього обігу поточного року (інв. №__ №__) і не підшиті до закінчених провадженням справ:
Відносно інших примірників документів, зареєстрованих в цих журналах є відмітка про номери реєстрів, розносних книг, за якими документи надіслано адресатам.
Згідно з записами у журналах обліку надрукованих документів за останні п’ять років (інв. № _ № _ ) всі примірники надрукованих документів пройшли подальшу реєстрацію за журналами обліку вихідної кореспонденції чи інвентарного обліку.
У разі недостачі вказується номер акта, повна назва документа, причина недостачі, прізвища винних в цьому осіб.
5. Журнали і картотеки, що перебувають на інвентарному обліку
За книгами обліку журналів і картотек (№___ №___) обліковано___ журналів та ____ картотек, з них ______ передано на заберігання до архіву (назва архіву) за описами №__ від ______ , №____ від _____ знищено за актами №____ від _____ , №______ від ______ .
Перебувають на обліку і передаються журналів та картотек, а саме:
6. Закінчені діловодством справи та інші матеріали, що перебувають на інвентариному обліку.
За журналами обліку закінчених справ (№___ том ___) інших матеріалів, з них ____ передано на зберігання до архіву (назва) за описами № _____ від _____ , №___ від ____ знищено за актами № ___ від ____ . №____ від ____.
На час перевірки перебуває на обліку і передаються справ, інших матеріалів, а саме:
7. Облік машинних носіїв, на які виводиться секретна інформація за журналом (карткою) обліку машинних носіїв інформації, а саме:
8. Розміщення обладнання, охорона і прибирання приміщень, забезпеченість сейфами (металевими шафами), порядок зберігання документів.
9. Порядок передачі документів на виконання, ознайомлення, повернення та стан персональної відповідальності за збереження документів, їх виконання, укомплектованість режимно-секретного органу.
10. Порядок обліку, зберігання та користування штампами, печатками, ключами, а також іншими матеріалами, які зберігаються в режимно-секретному органі.
11. Перевірка наявності документів у виконавців.
Недоліки, якщо вони є, викладаються в окремому розділі.
У кінці акта комісія викладає свої висновки та пропозиції щодо усунення відмічених недоліків і наведення порядку в роботі.
До акта додається перелік вхідних і вихідних документів не підшитих до справ.
Рішення керівника установи за результатами перевірки ________

Голова комісії (Підпис) Кварта С. В.
Члени комісії (Підпис) Сопрун В. І.
(Підпис) Крутень Б. В.
Наприклад 2
Про приймання-передачу
справ режимно-секретного органу
Складений на підставі наказу від __________ № _________
комісією:
голова комісії начальник відділу _______ Орнат Л. Д.
члени комісії: провідний спеціаліст _____ Станик В. І.
провідний спеціаліст _____ Козик У. В.
(кількість осіб комісії залежить від обсягу робіт для перевірки наявності матеріальних носіїв секретної інформації).
У період з 10 по 28 січня 2005 р. комісія провела контроль повноти і правильність приймання-передачу та перевірки наявності справ, видань, окремих документів з грифом секретності та інших матеріальних носіїв секретної інформації в режимно-секретному органі _(назва установи).
Під час приймання-передачі виявлено:
1. Дозвіл на здійснення діяльності, пов`язаної з державною таємницею “ ___ ” __________ 200 __ р. № _________
Дозвіл дійсний до “ ___ ” ________ 200 __ р.
2. Номеклатура справ поточного року, спр. № __ від ____ 200 __ р. на _____ арк.
Номенклатура справ 200___ – 200___ років належним чином опрацьовані, мають відмітки про дати заведення, закінчення всіх облікованих томів справ, взяття їх на інвентарний облік або перенесення до номенклатури наступного року, кількість аркушів у закінчених справах, підсумкові записи про кількість заведених справ.

9. Розміщення обладнання, охорона і прибирання приміщень, забезпеченість сейфами (металевими шафами), порядок зберігання документів.
10. Порядок передачі документів на виконання, ознайомлення, повернення та стан персональної відповідальності за збереження документів їх виконання. укомплектованість режимно-секретного органу..
11. Порядок обліку, зберігання та користування штампами, печатками, ключами, а також іншими матеріалами, які зберігаються в режимно-секретному органі.
12. Перевірка наявності документів у виконавців.
Недоліки, якщо вони є, викладаються в окремому розділі.
У кінці акта комісія викладає свої висновки та пропозиції щодо усунення відмічених недоліків і наведення порядку в роботі.
До акта додається перелік вхідних і вихідних документів не підшитих до справ.
Рішення керівника установи за результатами перевірки_______

Голова комісії (Підпис) Сумний В. І.
Члени комісії (Підпис) Ремінь Т. Г.
(Підпис) Стисло В. С.















Лекція на тему:
ПРОВЕДЕННЯ СЛУЖБОВИХ РОЗСЛІДУВАНЬ ЗА ФАКТАМИ ВТРАТИ ДОКУМЕНТІВ ТА МАТЕРІАЛЬНИХ НОСІЇВ З ГРИФОМ СЕКРЕТНОСТІ.

Питання лекції
Вступ
1.
Заключення
Час: 2 год.
СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ:
Закон України “Про інформацію”: Закон України від 02.10.92 № 2657-ХII // Відомості Верховної Ради України. – 2002. – № 29. – Ст. 194.
Закон України “Про державну таємницю”: Закон України від 21.09.99 № 1079-XIV // Відомості Верховної Ради України. – 1999. – № 49. – Ст. 428.
Постанова Кабінету Міністрів України від 02.10.03 № 1561-12"Порядок організації та забезпечення режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях."
Постанова Кабінета Міністрів України від 27.11.98 № 1893 "Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави".
Постанова Кабінета Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. № 853 "Положення про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до Національного архівного фонду".
Постанова Кабінета Міністрів України17.10.97, № 1153" Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади. "
ДСТУ 3008-95 Документація. Звіти у сфері науки і техніки. Структура і правила оформлення. – Чинний від 1998-01-01.
ГолованьС.М. Загальне діловодство та ведення документів, що містять конфіденційну
інформацію з грифом “для службового користування”. Навчально-методичний посібник. – К.:
НАУ, 2003. – 176 с.
ГолованьС.М. Ведення документів з грифом секретності. Навчально-методичний посібник. – К..: НАУ, 2003. – 92 с.
Давиденко А.М., Головань С.М., Щербина В.П. Модель діловодних процесів обробки інформації з обмеженим доступом // Збірник наукових праць ІПМЕ НАН України. – Вип. 20. – К.: 2003. – С. 146-151.



ОРГАНІЗАЦІЯ І ПРОВЕДЕННЯ СЛУЖБОВИХ РОЗСЛІДУВАНЬ ЗА ФАКТАМИ РОЗГОЛОШЕННЯ ДЕРЖАВНОЇ ТАЄМНИЦІ, ВТРАТИ МАТЕРІАЛЬНИХ НОСІЇВ ІНФОРМАЦІЇ, ЩО МІСТЯТЬ ДЕРЖАВНУ ТАЄМНИЦЮ, ТА ІНШИХ ПОРУШЕНЬ РЕЖИМУ СЕКРЕТНОСТІ.
Чинні законодавчі акти передбачають обов’язкове призначення службового розслідування за кожним (без винятку) фактом розголошення державної таємниці, втрати матеріальних носіїв інформації, що містять державну таємницю. Остаточне рішення про правову оцінку таких фактів приймають слідчі органи відповідно до покладених на них законодавством повноважень з урахуванням висновків службового розслідування.
Службові розслідування вказаних фактів призначаються керівниками підприємств, установ і організацій, де такі факти виявлені. Наказами цих керівників створюються комісії для проведення розслідувань. У роботі комісій можуть брати участь представники підприємств, установ, організацій вищого рівня, органів СБУ, інших державних органів, які виконують окремі функції щодо охорони державної таємниці в межах повноважень наданих їм чинним законодавством.
Рішення про необхідність і доцільність проведення службового розслідування інших порушень режиму секретності в кожному конкретному випадку приймається керівником підприємства, установи, організації за його власною ініціативою або за пропозицією СБУ, міністерств, інших центральних та місцевих органів виконавчої влади, до сфери управління яких належить підприємство, установа, організація.
СБУ за власною ініціативою, має право призначати службове розслідування фактів розголошення державної таємниці або втрати її носіїв, створювати комісії для їх проведення із залученням представників міністерств, інших центральних і місцевих органів виконавчої влади (за погодженням з їх керівниками).
Методичне забезпечення службових розслідувань.
Методичне забезпечення та контроль за ходом службових розслідувань, які призначаються і проводяться у державних органах, на підприємствах і організаціях, є однією із важливих функцій СБУ.
У разі виявлення факту розголошення секретної інформації або втрати її матеріальних носив керівник підприємства, установи, організації після попереднього з'ясування обставин, але не пізніше одної доби з часу виявлення такого факту, повідомляє у письмовій формі орган СБУ, а також підприємство, установу, організацію вищого рівня та замовника секретних робіт.
Повідомлення про факт розголошення секретної інформації або втрати її матеріальних носив повинно містити інформацію про час, місце та обставини виявлення факту розголошення або втрати, характер секретної інформації, яку розголошено, або тип (вид) матеріального носія інформації, назву, гриф секретності, реєстраційні номери, інші характерні дані втраченого матеріального носія, осіб, які вчинили розголошення секретної інформації або причетні до втрати матеріального носія інформації, причини та умови, що цьому сприяли (якщо це відомо), вжиті та заплановані заходи для запобігання (локалізації) негативним наслідкам розголошення або втрати, а також розшуку втраченого матеріального носія.
Якщо факти розголошення державної таємниці, втрати матеріальних її носіїв виявлено під час комплексних, цільових, контрольних перевірок або експертних перевірок у зв’язку з наданням дозволу на діяльність, пов’язану з державною таємницею, вимоги про інформування державних органів та призначення службового розслідування доцільно викласти в акті (довідці) за результатами перевірки.
Рішення про необхідність і доцільність службового розслідування інших порушень режиму секретності, виявлених під час вищевказаних перевірок, приймає комісія, яка проводила вказану перевірку. Пропозиції комісії про службове розслідування причин порушення режиму секретності, які створюють передумови для розголошення державної таємниці, втрати її матеріальних носіїв та вжиття заходів для усунення виявлених порушень, викладаються в акті (довідці) за результатами перевірок. Доцільно також у цих пропозиціях визначати строк проведення службового розслідування та інформування СБУ (територіального підрозділу).
Інформування СБУ про факти розголошення державної таємниці, втрати матеріальних її носіїв здійснюється негайно.
Водночас необхідно надіслати секретні матеріали, відомості з яких розголошені або втрачені, державним експертам з питань таємниці для оцінки і прийняття рішень (висновків) про наявність в них відомостей, що становлять державну таємницю. Надсилати вказані матеріали доцільно через центральний апарат СБУ, який має право давати відповідні доручення державним експертам, а в разі необхідності – для обґрунтованого вирішення цих питань залучати декількох експертів.
Працівники територіальних підрозділів СБУ відповідно до повноважень, передбачених нормативними актами, можуть брати безпосередню участь у проведенні службових розслідувань і зобов’язані у межах своїх функцій здійснювати контроль за ходом службових розслідувань, обґрунтованістю їхніх висновків та вжитими заходами для реалізації цих висновків. Виконання вказаних завдань здійснюється на підставі розпорядження за підписом керівників територіальних підрозділів СБУ.
У разі, коли одночасно із службовим розслідуванням проводиться розслідування кримінальної справи, порушеної за вказаними фактами, порядок службового розслідування узгоджується з відповідними слідчими органами.
Після отримання завдання на проведення службового розслідування голові комісії доцільно скласти робочий план проведення службового розслідування з розподілом обов’язків між членами комісії, встановленням строків виконання передбачених планом заходів, обсяги та порядок їх документування.
План службового розслідування у ході його виконання може доповнюватися, коригуватися як щодо строків, так щодо запланованих заходів.
Основними завданнями комісії з проведення службового розслідування є:
організація розшуку втраченого матеріального носія секретної інформації, вжиття заходів для запобігання винесенню (вивезенню) його за межі підприємства, установи, організації;
установлення обставин, причин та умов розголошення секретної інформації або втрати її матеріального носія;
установлення oci6, які розголосили секретну інформацію або втратили її матеріальні носії, а також кола oci6, яким внаслідок цього секретна інформація стала відома;
проведення попередньої оцінки інформації, що міститься в розголошених відомостях або втрачених матеріальних носіях, на наявність чи відсутність в них відомостей, що становлять державну таємницю, а також ступеня їх секретності;
розроблення рекомендацій щодо усунення причин i умов, які сприяли розголошенню або втраті, а також відвернення шкоди національній безпеці України у зв'язку із вчиненим правопорушенням.
Члени комісії з проведення службового розслідування мають право:
оглядати приміщення підприємства, установи, організації, ділянки місцевості, сховища матеріальних носив секретної інформації, металеві урни (скрині), шафи, столи, робочі папки вcix виконавців та інші місця, де можуть перебувати втрачені матеріальні носи секретної інформації;
розкривати i перевіряти секретну i несекретну кореспонденцію, підготовлену до відправлення;
перевіряти секретну i несекретну документацію, облікові форми тощо;
опитувати працівників підприємства, установи, організації, причетних до розголошення державної таємниці або втрати матеріального носія секретної iнфopмaції, а також інших працівників, які можуть сприяти встановленню обставин такого розголошення або втрати, отримувати від них усні чи письмові пояснення та заяви;
на підставі запиту керівника підприємства, установи, організації, який призначив службове розслідування, звертатися до інших підприємств, установ, організацій, яким помилково міг бути відправлений матеріальний носій секретної інформації, що розшукується, отримувати i збирати потрібну інформацію, пов'язану із службовим розслідуванням, від інших юридичних та фізичних oci6;
залучати з дозволу керівника підприємства, установи, організації інших працівників цього підприємства, установи, організації до виконання окремих доручень, пов'язаних з розслідуванням;
виконувати інші дії, спрямовані на об’єктивне i повне розслідування розголошення секретної інформації або втрати її матеріальних носив, а також запобігання (локалізацію) можливим шкідливим наслідкам такого розголошення або втрати.
Термін службового розслідування не повинен перевищувати 30 днів. Якщо за цей час не вдалося установити місцезнаходження втраченого матеріального носія секретної інформації, oci6, причетних до розголошення або втрати, всебічно з'ясувати інші обставини, пов'язані з такими порушеннями, термін службового розслідування керівником підприємства, установи, організації може бути продовжений, але не більш як на 15 днів.
Службове розслідування доцільно розпочинати з вивчення і аналізу інформації, яку мають керівники та режимно-секретні органи підприємств, установ і організацій про вказані виявлені факти. У процесі цієї роботи визначається коло посадових осіб, які можуть бути причетними до розголошення секретних відомостей, втрати носіїв такої інформації. Від цих посадових осіб необхідно обов’язково отримати письмові пояснення про виявлені факти. Письмове пояснення повинно бути підписане посадовою особою (автором пояснення) із зазначенням дати його написання. Член комісії, який отримав таке пояснення, робить на ньому позначку про час його одержання, вказує свою посаду і ставить особистий підпис.
На підставі інформації керівників підприємства, установи, організації, режимно-секретних органів та отриманих пояснень від посадових осіб визначаються подальші напрями службового розслідування.
У разі, коли втрачено документи, вироби, інші носії секретної інформації, доцільно вивчити і проаналізувати заходи, які були вжиті до прибуття комісії та визначити додаткові заходи і напрямки пошуків втрачених носіїв секретної інформації. Про припинення пошуків, якщо вичерпано всі можливі заходи, з’ясовано обставини їх втрати і встановлено винних у цьому осіб, комісія складає мотиваційний висновок. Затверджений у встановленому порядку, він є підставою для видання наказу відповідного керівника про зняття з обліку втрачено носія секретної інформації.
Мотивований висновок про припинення пошуків втрачених носіїв інформації, віднесеної до державної таємниці, складається за довільною формою, однак у ньому необхідно обов’язково викласти наступне:
повний обсяг заходів, які були вжиті для пошуків втрачених носіїв секретної інформації;
загальний висновок, на підставі вжитих заходів, що подальший пошук втрачених носіїв інформації, віднесено до державної таємниці, позитивних результатів не дає;
пропозиції про припинення подальшого пошуку цих носіїв.
Мотиваційний висновок про припинення пошуку втрачених носіїв інформації, віднесеної до державної таємниці, підписують члени комісії і затверджується керівником підприємства, установи, організації.
Мотивований висновок про припинення пошуків втрачених носіїв інформації, віднесеної до державної таємниці, долучається до матеріалів службового розслідування.
В процесі службового розслідування, коли виявлено повний обсяг розголошених відомостей, віднесених до державної таємниці, та встановлена загальна кількість втрачених документів, виробів, інших носіїв інформації, віднесеної до державної таємниці, вирішується питання про передання вказаних документів, матеріалів, виробів тощо для розгляду й оцінки державним експертом з питань таємниць для визначення ступеня секретності інформації, яку вони містять.
До отримання рішення (висновку) державного експерта з питань таємниць про ступінь секретності розголошених відомостей та втрачених носіїв такої інформації комісія керується вимогами ЗВДТ та відомчих розгорнутих переліків відомостей, що становлять державну таємницю.
Заходи, що вживаються у ході службового розслідування, обов’язково документуються у письмовій формі.
Акти перевірки (у разі необхідності) наявності секретних документів, виробів, інших носіїв секретної інформації складаються у відповідності з вимогами „Порядку …” – 1561-12.
У випадку, коли виникає необхідність задокументувати ознаки, що підтверджують сліди злому, проникнення у режимне приміщення тощо складаються акти огляду службових приміщень, сховищ та інших об’єктів. Вказані акти підписують члени комісії, яка проводила цей огляд.
До матеріалів службового розслідування обов’язково додаються заяви (якщо вони були) посадових осіб, причетних до випадку, який розслідується, про додаткове вивчення окремих фактів, затребування і долучення окремих матеріалів тощо. На вказаних заявах член комісії, який їх отримав, робить такі ж позначки, як і на пояснювальних записках посадових осіб.
Копії секретних документів, пов’язані прямо чи опосередковано з матеріалам, за якими проводиться службове розслідування, прилучати, у разі необхідності, до матеріалів службового розслідування на підставі офіційного письмового запиту СБУ (територіального підрозділу).
У разі залучення науковців та спеціалістів державних органів, підприємств, установ, організацій до вивчення й оцінки окремих питань, пов’язаних з службовим розслідуванням, їх висновки оформляються у письмовому вигляді. На цьому висновку вказують дату, посаду вченого (фахівця) який ставить на ньому особистий підпис.
У випадках, коли причинами розголошення державної таємниці могли стати порушення вимог режиму секретності під час обробки, накопичення і пересилання інформації технічними засобами, доцільно вивчити порядок доступу до цих технічних засобів, наявність розголошених відомостей у базі даних укладених технічних засобів тощо. За результатами вивчення цих питань слід скласти окремий акт за підписами членів комісії.
Службове розслідування, може вважатися закінченим, якщо виконане його головне завдання, а зібрані матеріали є підставою для обґрунтованих висновків про обставини розголошення державної таємниці, втрату його носіїв, достатньо доказів вини у цьому посадових осіб та причетних до цього випадку осіб, встановлено причини та умови здійснення вказаних фактів.
Отримані матеріали у процесі службового розслідування необхідно всебічно вивчити і проаналізувати всім членам комісії, детально обговорити висновки, які будуть викладені у підсумковому документі. Висновки розслідування повинні базуватися тільки на основі встановлених фактів, підтверджених документально.
За результатами всіх здійснених заходів комісія складає висновок (висновки) про результати службового розслідування у відповідності із вимогами „Порядку …” – 1561-12. Висновок (висновки) про результати службового розслідування підписують усі члени комісії і затверджує керівник, що призначив службове розслідування. До висновку додаються всі документи і матеріали, зібрані комісією.
За формою і змістом цей документ доцільно складати таким чином:
У правому верхньому кутку робиться позначка про затвердження висновку (висновків) керівником, що призначив службове розслідування;
Назва документа: Висновок (висновки) про результати службового розслідування факту (фактів) розголошення державної таємниці (вказується, яка або про що), втрати документів, виробів, інших носіїв інформації, що містять державну таємницю (вказується яких);
На початку висновку (висновків) наводиться склад комісії (посади, прізвища та ініціали) з посиланням на номер і дату наказу (розпорядження) керівника, яким призначено службове розслідування факту (фактів) розголошення державної таємниці (вказується яких або про що) втрат документів, виробів, інших носіїв інформації, що містить державну таємницю (вказується яких), на підприємстві, в установі, організації (повна назва цього підприємства);
Якщо до вирішення окремих питань підчас службового розслідування залучалися науковці та фахівці, у висновку (висновках) вказуються їхні посади, прізвища, ініціали, а також питання, які вони вирішували;
Далі викладаються встановлені комісією факти про розголошення відомостей, що становлять державну таємницю, та про втрачені її носії з посиланням на рішення (висновки) державного експерта з питань таємниць про ступінь секретності (зниження ступеня їх секретності, розсекречування або про відсутність у розголошених відомостях та їх носіях інформації, віднесеної до державної таємниці);
Обставини розголошення державної таємниці, втрати секретних документів, виробів тощо;
Особи, винні у розголошенні державної таємниці, втраті секретних документів, виробів, тощо з посиланням на задокументовані докази;
Висновки про результати пошуків втрачених документів, виробів тощо;
Причини та умови, а також посадові особи, які своїми діями або бездіяльністю сприяли розголошенню державної таємниці, втраті секретних документів, виробів тощо;
У заключній частині висновку (висновків) викладаються пропозиції, де необхідно передбачити:
заходи для усунення причин і умов, які спричинили розголошення державної таємниці, втрату секретних документів, виробів тощо;
доцільність подальших пошуків втрачених секретних документів, виробів, інших носіїв секретної інформації;
відповідальність винних осіб та доцільність подальшого доступу до державної таємниці.
У випадках, коли рішення (висновки) державного експерта з питань таємниць встановлено, що розголошені відомості, втрачені документи, вироби тощо містять державну таємницю, у пропозиціях слід передбачити передання матеріалів службового розслідування до відповідних органів СБУ для правової оцінки вказаних фактів.
Про результати службового розслідування керівник підприємства, установи, організації у десятиденний термін письмово інформує орган СБУ, підприємство, установу, організацію вищого рівня, а також замовника секретних робіт.
У повідомленні зазначається інформація про основі результати службового розслідування, ступінь секретності розголошених відомостей або інформації, що міститься у втраченому матеріальному носії, вжиті заходи для усунення причин та умов, які сприяли розголошенню секретної інформації або втраті її матеріальних носіїв, а також заходи щодо притягнення до відповідальності причетних осіб.
Керівник підприємстваорганізації вищого рівня може призначити повторне службове розслідування у разі коли висновки комісії недостатньо обґрунтовані. , установи,
Лекція на тему:
ЗНИЩЕННЯ МАТЕРІАЛЬНИХ НОСІЇВ СЕКРЕТНОЇ ІНФОРМАЦІЇ
Питання лекції
1. Знищення документів з грифом секретності відповідно до актів, які розглядаються
експертною комісією установи;
2. Знищення документів з грифом секретності відповідно до актів, які не розглядаються
експертною комісією установи;
3. Знищення документів з грифом секретності , без оформлення акта з оформленням позначок у
формах обліку;
4. Характерні порушення, які можуть бути допущені в практичній роботі при знищення
документів з грифом секретності:
Час: 2 год.
СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ:
Закон України “Про державну таємницю”: Закон України від 21.09.99 № 1079-XIV // Відомості
Верховної Ради України. – 1999. – № 49. – Ст. 428.
Постанова Кабінету Міністрів України від 02.10.03 № 1561-12"Порядок організації та забезпечення режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях."
Постанова Кабінета Міністрів України від 27.11.98 № 1893 "Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави".
Постанова Кабінета Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. № 853 "Положення про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до Національного архівного фонду".
Постанова Кабінета Міністрів України17.10.97, № 1153" Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади. "
ГолованьС.М. Ведення документів з грифом секретності. Навчально-методичний посібник. – К..: НАУ, 2003. – 92 с.
Давиденко А.М., Головань С.М., Щербина В.П. Модель діловодних процесів обробки інформації з обмеженим доступом // Збірник наукових праць ІПМЕ НАН України. – Вип. 20. – К.: 2003. – С. 146-151.



І
Після затвердження річних розділів зведених описів справ постійного зберігання складається акт про відбір справ для знищення за відповідний період. Акти на справи й документи складаються працівниками РСО, розглядаються водночас із описами справ на засіданні експертної комісії і затверджуються керівником установи. У секретному архівному відділі акти про відбір справ для знищення складаються його працівниками, погоджуються з відповідною експертною комісією і затверджуються керівником установи. Під знищенням документів і справ та інших матеріальних носіїв секретної інформації необхідно розуміти доведення їх до такого стану, що унеможливлює можливість відновлення секретної інформації. Знищенню підлягають секретні документи, справи та інші матеріальні носії секретної інформації, що виратили практичне значення і не мають наукової, історіко-культкрної або іншої цінності, термін зберігання яких минув. Документи з грифом секретності спалюють (розплавляють), розчиняють або хімічно розкладають, дроблять, перетворюють на м`яку безформну масу, дрібні частки не більше 2.5 кв. мм, що робить неможливим відновлення тексту; набори тексту розбираються, магнітні записи розмагнічуються.
Машинні носії секретної інформації знищуються шляхом подрібнення або нагрівання до стану, після чого поновлення секретної інформації стає неможливим. Знищенню підлягають документи з грифом секретності, термін зберігання яких закінчено, і які втратили практичне значення, не мають наукової, історико-культурної або іншої цінності. Знищення секретних документів і справ здійснюється:
1. із складанням акта на знищення документів і справ, який розглядається експертною
комісієюустанови та затверджується керівником установи;
2. із складанням акта, який не розглядається експертною комісіюустанови та затверджується
керівником установи;
3. без складання акта з відміткою про знищення в облікових формах.
Акти на знищення документіві справ із грифом секретності "особливої важливості" оформлюються окремо.Знищувати секретні документи і справи до затвердження актів про знищення забороняється.
В установах повинно бути встановлено порядок, який виключатиме можливість ознайомлення сторонніх осіб із документами і справами, які підлягають знищенню, а також випадкове знищення секретних документів, справ та інших матеріальних носіїв секретної інформації, що не відібрани для знищення.
Знищення документів із грифами секретності " цілком таємно" і "таємно" здійснюються комісією в складі не менш ніж три особи з обов"язковим залученням до її складу працівників режимного-секретного органу, які брали участь у їх відбиранні для знищення та перевірці. Безпосередньо перед знищенням комісія зобов"язана звіріти відомості про документи і справи їз записями в акті про знищення. Відібрані і включені в акт для знищення секретні документи і справи зберігаються окремо від інших документів і справ. Спеціально обладнані режимні приміщення в яких дозволяється знищувати документи і справи, визначаються наказом керівника установи ( додаток 8 ). EMBED Word.Picture.8

УКРАЇНА
МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ
ДЕРЖАВНЕ КАЗНАЧЕЙСТВО УКРАЇНИ
ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА УКРАЇНИ
у ЛЬВІВСЬКІЙ ОБЛАСТІ
Н А К А З
20.01.2007 р. № 4
Про знищення документів
Відповідно до ст. 378 про знищення секретних документів Порядку організації та забезпечення режиму секретності в органах державної влади, місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 жовтня 2003 року № 1561-12,

Н А К А З У Ю:
1. Знищувати секретні документи і справи, що втратили практичне значення і не мають наукової, історіко
культурної або іншої цінності, термін зберігання яких минув , за рішенням експертної комісії Головного
управління, у спеціально обладнаному режимному приміщенні - кім. 204 головного спеціаліста режимно-
секретної роботи на машинці для знищення паперів.
2. Створити комісію по знищенню таємних документів, що втратили практичне значення і не мають
наукової, історіко-культурної або іншої цінності, термін зберігання яких минув і які не вимагають
розгляду експертною комісією Головного управління в наступному складі:
Голова комісії : - перший заступник начальника Головного управління - Могиляк П.Я.
Члени комісії: - начальник управління інформаційних технологій - Козловський Ю.Р.
- головний спеціаліст режимно-секретної роботи - Байдаков В.С.
- головний спеціаліст сектору захисту інформації - Шахно О.М.
3. Комісії по знищенню таємних документів Головного управління не допускати необгрунтованого чи не
повного фізичного знищення секретних документів та порушення вимог до їх відбору і знищенню.
4. контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.
Начальник Л.В. Панкевич

Вхід сторонніх осіб до цих приміщень під час знищення секретних документів та справ забороняється.Знищення секретних документі і справ здійснюються у найкоротніші терміни після затвердження акта на знищення.
Відповідно до актів , які розглядаються експертною комісією установи знищуються:
1. справи, включені до номенклатури справ;
2. журнали та картотеки обліку секретних документів терміни зберігання яких закінчилися;
3. секретні документи та інші матеріальні носії секретної інформації виділоного зберігання
( інвентарного обліку ) незалежно від грифу секретності, за винятком довідково-інформаційних
4. документів, надісланих до відома, а також їх зайвих копій;
5. примірники для виготовлення копій науково-технічних, конструкторських, проектно-дослідних,
технологічних, геологічних, медичних та інших технічних і спеціальних секретних документів
або копії, що їх замінюють, які стосуються діяльності установ незалежно від виду обліку та
грифу їх секретності, крім довідково- інформаційних документів та літератури, надісланих до
відома, та їх зайвих примірників;
6. робочі зошити державних експертів з питань таємниць, провідних учених, організаторів
виробництва;
7. примірники для виготовлення копій секретних кіно-, фото-, аудіо-, відеодокументів.

Акти складені на секретні документи і справи, відібрани експертною комісією для знищення, підписуються членами цієї комісії та затверджується керівником установи.
Виправлення в актах на знищення не допускаються. У виняткових випадках унесені до акта виправлення засвідчуються підписами всіх членів комісії.
ІІ
Відповідно до актів, які не розглядаються експертною комісією:
1. чернетки, проекти,передруковані і зіпсовані аркуші документів з грифом секретності"особливої
важливості ", а також копіювальний папір, стрічки і прокладки, що використовуваються для
друкування таких документів;
зіпсовані бланки ( аркуші спецблакнотів, окремі аркуші паперу ) шифротелеграм з грифом секретності " особливої важливості";
3. секретні документи надіслани до відома;
4. коректурні відбитки секретних документів;
5. зайві примірники організаційно-розпорядчої, конструкторської, нормативної, науково-
дослідної;дослідно-конструкторської,проектно-конструкрської, технологічної та іншої технічної
секретної документації, а також довідково-інформаційна документація та література;
6. секретні документи нормативно-правового, нормативно-технічного, організаційно-розпорядчого
характеру та методичні секретні документи підприємств, установ, організацій вищого рівня, які
втратили чинність;
робочі зошити виконавців;
облікові картки громадянина про надання допуску до державної таємниці,зобов"язання
громадянинаУкраїни у зв"язку з допуском до державної таємниці;
9. паспорта і формуляри на секретні вироби, вузли та деталі (після списання виробу, вузла,деталі);
10. картки-дозволи, внутрішні описи.

Акти складені на секретні документи і справи, які знищуються без розгляду експертною комісією, візуються керівниками відповідних структурних підрозділів і затверджуються керівником установи.
Відібрани для знищення секретні документи і справи і облікови форми заносяться до актів окремою позицією. Данні про секретні документи і справи, занесені до акта, повинні бути ідентичні даним зафіксованим у формах обліку.. Перед внесенням до акта кожного документа звіряється їх назва, реєстраційні номери примірників та аркушів з відомостями в облікових формах. Після перевірки всіх позицій акта перевіряються правільність оформлення підсумкового запису, який завіряється підписами членів комісії.
Після закінчення знищення секретних документів комісія ретельно перевіряє місце знищення, щоб не виявити не повністю знищені документи.
Після знищення секретних документів і справ у відповідних облікових формах працівниками режимно-секретних органів робиться позначка про їх знищення із зазначенням номера і дати акта.
Акти на знищення документів і справ, які розглядаються експертною комісією зберігаються ПОСТІЙНО, а такі які не розглядаються, 10 років з часу складання.
Акти про знищення документів у державних архівних установах, а також у галузевих державних архівах міністерств, інших центральних органів державної влади, яким надано право постійного зберігання документів, зберігають ПОСТІЙНО у відповідних справах Національного архівного фонду.
ІІІ
Без оформлення акта, з оформленням позначок про знищення у формах обліку знищують:
1. зіпсовані аркуші спецзошитів ( блокнотів );
2. корінці з контрольними аркушами спецзошитів ( блокнотів );
3. зіпсовані аркуші паперу, форми, бланки, що стоять на попередньому обліку або обліку
підготовлених документів;
4. чернетки та проекти документів, що стоять на обліку підготовлених документів;
5. копії, окремі аркуші копій, замінені за " повідомленнями про зміни", а також замінені у
встановленому порядку, непридатні для користування правники технічних документів;
6. зіпсовані зі ступенем секретності "цілком таємно" та "бланки " паспортів та формулярів на вироби,
протоколи,складання та приймальних випробувань;
7. довідки про наявність допуску до державної таємниці;
8. описи документів, що містяться у спецпапці виконавця, картки дозволи на доступ документів.;
9. браковані в процесі розмноження примірники( аркуші ) секретних документів;
10. несекретні додатки до секретних документів.
Матеріальні носії секретної інформації, які підлягають знищенню без складання акта, після відміток в облікових формах знищуються або зберігаються у надірваному вигляді в металевій урні ( скрині ), яка знаходиться в приміщенні режимно-секретного органу і опечатується начальником режимно-секретного органу, та у подальшому знищуються двома працівниками режимно-секретного органу. Працівники режимно-секретного органу у внутрішних описах роблять запис про їх списання ( у разі коли вони включені до опису ). Надірвани та вкладені до металевої урни документальні матеріали знищуються щоквартально після затвердження акта про квартальну перевірку. Після знищення вмісту урни складають та підписують акт, який може бути окремим актом чи складовою частиною акта про квартальну ( річну )перевірку.
(Гриф секретності )
Прим. єдиний
ЗАТВЕРДЖУЮ
Начальник Головного управління
Державного казначейства України
у Львівській області
Л. В. Панкевич
" " 2007 р.
А К Т № 1
на знищення секретних документів
Експертна комісія Головного управління Державного казначейства України у Львівській області в складі:
голови комісії - першого заступника начальника Головного управління Могиляка П.Я., заступника голови комісії - заступника начальника управління Зварича М.А. та членів комісії начальника управління видатків Расевич О.І., заступника начальника управління - начальника відділу фінансової звітності місцевих бюджетів, управління бухгалтерського обліку операцій бюджету та фінансової звітності Фарини Н.В., начальника управління інформаційних технологій - Козловського Ю.Р., начальника відділу платіжної системи Кудла Я.П., начальника відділу персоналу та організації роботи Одинцової Г.Ф., головного спеціаліста сектору захисту інформації Шахна О.М., головного спеціаліста режимно-секретної роботи Байдакова В.С. керуючись термінами зберігання документальних матеріалів, відібрала до знищення документи, які втратили наукову, історико-культурну та практичну цінність :
Усього підлягає знищенню: 160 ( сто шістьдесять ) документів, на 445 ( чотириста чотирьох ) аркушах
Голова комісії: Могиляк М.Я.
Члени комісії: Дугін М. А.
Расевіч О. І.
Козловський Ю. Р.
Кудла Я.П.

Одинцова Г.Ф.
Шахно О.М.
Байдаков В.С.
Правильність зроблених відміток в акті з даними в облікових формах звірив:
головний спеціаліст режимно -секретної роботи Байдаков В.С.
(посада) ( пдпис) (ініціали та прізвище)

Документи перед знищенням звірені та знищені в приміщенні головного спеціаліста
режимно-секретної роботи шляхом порізки на машінці для знищення бумаг Mini Tigtr

" " 2008 р. Голова комісії: Могиляк М.Я.
Члени комісії: Зварич М. А.
Расевіч О. І.
Козловський Ю. Р.
Кудла Я.П.
Одинцова Г.Ф.
Шахно О.М.
Байдаков В.С.
Відмітки про знищення документів в облікових формах зробив: .
головний спеціаліст режимно - секретної роботи Байдаков В.С.
( посада ) ( пдпис) (ініціали та прізвище)

Забороняється знищення документів, що включаються до актів, до затвердження цих актів, а також оформлення позначок в облікових формах про їх знищення до їхньої фізичної ліквідації.
Знищення документів зі ступенем секретності “цілком таємно” та “таємно” здійснюється комісією у складі не менше трьох осіб з обов’язковим залученням до неї працівників РСО, які відбирали ці документи до знищення та перевіряли їх.
В установах дозволяється залучати до участі в знищенні документів уповноважених РСО, інших працівників установи, які мають відповідний допуск та доступ до інформації, що становить державну таємницю.
Перевірені справи, картотеки (журнали), окремі документи упаковуються в спеціальну тару (мішки, спецчемодани, спецпапки тощо), що опечатується особистими печатками осіб, які здійснюють перевірку, і до затвердження актів зберігаються у сховищах (металевих шафах, сейфах) приміщень під охороною.
Документи доставляються до місця знищення у спеціальній тарі (мішках, які виготовлені з полегшеного брезенту (артикул __ ) і мають внутрішні шви. Розміри малого мішка 400х600 мм, середнього – 600х860 мм, великого – 800х1200 мм. Горловину спеціального мішка роблять на меншому боці та обладнують люверсами в кількості 14 од. діаметром 7/15 мм на відстані 15 мм від горловини, відстань між люверсами в малому мішку 50 мм, середньому – 75 мм, великому – 100 мм, спецпапках тощо) в опечатаному вигляді.
Якщо знищення відбувається поза територією, що охороняється, транспортування та знищення документів здійснюється у супроводі озброєної охорони.
Дозволяється знищення документів на спеціально призначених та обладнаних для цього місцях.
Забороняється виносити до місць знищення акти, описи справ та інші облікові документи.
По закінченні знищення документів з грифом секретності комісія ретельно перевіряє місце знищення з метою виявлення не повністю знищених документів.
Відповідальність за необґрунтоване чи неповне фізичне знищення документів несуть керівник установи, а також начальники РСО і структурних підрозділів та співробітники, які допустили порушення встановлених вимог.
Під час знищення відібраних документів з грифом секретності необхідно:
відібрати та підготувати документи з грифом секретності для внесення в акт на знищення документів і справ;
перевірити облікові номери, гриф секретності, найменування справи, дати, номер тому, строк зберігання і номер статті за переліком, перерахувати кількість аркушів у документі;
дані про справи і документи, занесені до акту, повинні бути ідентичні даним, зафіксованим у документах та справах з грифом секретності.
Якщо справа складається з кількох томів, кожен том записується окремо, а в графі "Заголовок справи чи документа" замість заголовка другого і наступних томів пишуться слова "Те ж саме".
Якщо із справи, що підлягає знищенню, вилучаються окремі документи для подальшої роботи, то в графі акта "Обліковий номер" зазначається "З обл. № ___ за ____ р.", у графі "Заголовок" – назва знищуваного документа, в графі "Кількість знищуваних аркушів у справі..." зазначається фактична кількість знищуваних аркушів справи, а в графі "Примітка" – облікові номери, кількість аркушів вилучених документів, а також номери справ, у які вони підшиті. Коли документи підшиваються в інші справи, у картках (журналах), за якими вони були обліковані, змінюється позначка про місце знаходження документа або його частини.
Кілька примірників документа, масив карток заносяться до акта однією позицією; у графі "Номери примірників" проставляються через кому (або тире, якщо йдуть за порядком) номери примірників документа (номери карток). Облікові картки заносяться до акта як окремі документи.
Підібрати облікові картки на документи. Занесені до акта документи вилучаються з місць зберігання. Членам комісії перевірити відповідні дані акта, форми обліку і документи: обліковий номер, гриф секретності, дати, заголовки (назви), кількість аркушів, номери примірників, засвідчувальний аркуш справи; облікові номери та аркуші вилучених документів, позначки про їх нові облікові номери, фактичне місце знаходження (підшивку до справи).
Згорнуті документи з грифом секретності розгортаються, аркуші журналів (кожний примірник) перераховуються. Якщо всі дані збігаються, в акті на полі для підшивання робиться позначка "v" навпроти номера, що перевіряється.
Після перевірки всіх позицій акта перевіряється правильність оформлення підсумкового запису: кількість справ, облікових карток і журналів, окремих документів, окремих карток обліку повинна збігатися із записами у відповідних позиціях підсумкового запису, що стверджується підписами перевіряючих. Підібрати для знищення документи та закласти до тари для транспортування до місця знищення.
Акти підписуються членами комісії і затверджуються керівником установи або, з його письмового дозволу, – його заступниками.
Якщо у формах обліку керівником підрозділу установи оформлено дозвіл на знищення документів, його віза на акті не потрібна.
Копіювальний папір, стрічка і прокладки, використані для друкування документів з ступенем секретності “особливої важливості”, розриваються або перепускаються через паперорізальну машину, вміщуються до спеціальної тари, що опечатується друкаркою (працівником РСО, який виконав друкування) та керівником РСО (його заступником), у присутності якого друкувався документ. Все це зберігається в опечатаному ними сховищі (сейфі, металевій шафі) і протягом доби спалюється. У відповідній обліковій формі напроти позиції документа робиться позначка: "Копіювальний папір у кількості ______ аркушів і прокладки у кількості _____ аркушів знищені", а також дату спалювання засвідчують підписами зазначені особи.
Акти про знищення документів у державних архівних установах, а також у галузевих державних архівах міністерств, інших центральних органів державної влади, яким надано право постійного зберігання документів, зберігаються постійно у відповідних справах Національного архівного фонду.
Вносити виправлення (викреслювання, дописи тощо) в акти на знищення не дозволяється. У виняткових випадках внесені до акту виправлення позначаються та засвідчуються підписами всіх членів комісії.
Всі аркуші акта, де відсутні підписи членів комісії, засвідчуються підписами всіх членів комісії.
Робити позначки в картках або журналах обліку до знищення документів, а також переписувати акт про знищення документів після перевірки, забороняється.
Після знищення документів інформація про це заноситься до облікових журналів та супроводжувальних листів. Звірити позначки в журналах та супроводжувальних листах про знищення документів з актом на знищення. Розписатися за проведення звірки.
Оформлення до знищення документів з грифом секретності здійснюється у такому порядку:
за відповідними формами обліку (картками, журналами, контрольними аркушами спецзошитів (блокнотів) тощо) працівник РСО та виконавець документів перевіряють відповідність даних у формі обліку даним документа: облікового номера і грифа секретності, заголовка (якщо є), кількості (номерів) аркушів;
аркуші перераховуються;
документи надриваються і складаються в урну для макулатури, яка опечатується начальником РСО;
у журналі обліку знищення браку машинних носіїв інформації робиться відповідний запис, засвідчений підписами осіб, які здійснювали знищення, та проставляється дата.
Знищення зіпсованих аркушів документів зі ступенем секретності “цілком таємно” та “таємно” спецзошитів (блокнотів) оформляється записом "Аркуші ___ знищені" у контрольному аркуші спецзошита (блокнота) та засвідчується підписами особи, відповідальної за облік спецзошита (блокнота), його власника, проставляється дата.
Перед знищенням замінених за повідомленнями або непридатних технічних документів працівник РСО перевіряє відповідність облікового номера, шифрів, позначень, найменувань кількості аркушів та примірників змінюваних і тих, що замінюють, аркушів з урахуванням "Повідомлення про зміни" або документа про зміну. У відповідних картках (журналах обліку) робиться позначка "Замінені аркуші ______ знищені". Повідомлення " ____".
Проміжні документи, зайві аркуші, брак, що утворився під час тиражування документів зі ступенем секретності “цілком таємно” та “таємно”, знищуються з відміткою у журналі обліку виконання робіт з грифом секретності за нарядами.
Звірити облікові номери зіпсованих аркушів з відривними аркушами блокнота та контрольним корінцем. Списати аркуші у контрольному корінці блокнота. Розписатися про це. Знищити аркуші розривом та скласти в урни з макулатурою.
Знищення справ з грифом секретності виконується спаленням чи переробкою на паперорізальній машині в макулатуру. Після цього необхідно позначити знищення номенклатурних справ у журналі обліку журналів, картотек і заведених виробництвом справ згідно з актом на знищення.
Знищення реєстрів на отримані пакети виконують після складання акта (в акт вноситься у середньому 800 реєстрів), який затверджує начальник РСО.
Після звірки реєстрів внесених до акту на знищення, з актом, їх розривають і складають в урну з макулатурою.
Знищення макулатури документів з урн РСО починається з перевірки цілісності відбитку печатки на урні, відкриття урни, виймання з неї макулатури. Покласти макулатуру в тару. Опечатати тару. Проставити на тарі найменування підрозділу та період накопичення макулатури. Скласти акт про знищення макулатури. Знищити макулатуру.
Безпосередньо перед знищенням макулатури комісія зобов`язана звірити документи, які підлягають знищенню, із записами в акті.
Знищення документів із ступенем секретності “цілком таємно” та “таємно”, занесених до актів, має здійснюватися якнайшвидше (до 5 діб) після затвердження актів.
Документи, надірвані й вкладені до урни (металевого ящика), в тому числі копіювальний папір і прокладки, знищуються після затвердження акта про квартальну перевірку. Під час знищення у присутності керівника РСО (його заступника) перевіряється цілісність печатки на урні (металевому ящику); двома працівниками РСО, які здійснюватимуть знищення, вміст урни перекладають до спеціальної тари, що опечатується їх особистими печатками.
Після знищення вмісту урни складається та підписується акт, який може бути окремим актом чи – складовою частиною акта про квартальну (річну) перевірку.
IV
Елементи системи попередження неправомірного знищення документів з грифом секретності:
суворе дотримання порядку відбору документів, які підлягають знищенню;
суворе дотримання порядку передачі, реєстрації та зберігання відібраних для знищення документів з грифом секретності;
дотримання строків зберігання документів з грифом секретності, установлених переліком, інструкцією;
проведення перевірки документів, відібраних для знищення, із залученням акта та облікових матеріалів на них;
дотримання встановленої технології знищення документів з грифом секретності;
проставлення позначок про знищення документів з грифом секретності в облікових матеріалах тільки за встановленим порядком;
постійний контроль з боку керівництва РСО за виконанням встановленого порядку підготовки до знищення документів з грифом секретності та їх знищенням.
Характерні порушення, які можуть бути допущені в практичній роботі, і які є причиною неправомірного знищення документів з грифом секретності:
відбір документів з грифом секретності, які підлягають знищенню, не експертною комісією, а працівниками РСО;
відбір документів, які підлягають знищенню, без відома і згоди відповідних виконавців;
включення до експертної комісії осіб, які не мають необхідної компетентності;
передача документів без розпису осіб, відповідальних за їх зберігання;
несвоєчасне внесення відібраних для знищення документів до акту;
зберігання документів з грифом секретності, відібраних для знищення, разом з іншими документами;
відсутність особи, яка відповідає за реєстрацію та зберігання відібраних для знищення документів з грифом секретності;
зберігання документів з грифом секретності, які підлягають знищенню, разом із обліковими картками на них;
відсутність перевірки кількості аркушів, примірників і номерів документів при внесенні їх в акт;
незнання строків зберігання різних видів документів з грифом секретності;
перенесення строків знищення документів з грифом секретності;
перенесення строків знищення макулатури з грифом секретності;
знищення документів з грифом секретності без погодження з архівною службою;
порушення встановлених строків зберігання відібраних для знищення документів з грифом секретності (до 5 діб після затвердження актів);
знищення документів з грифом секретності без їх перевірки;
перевірка документів з грифом секретності без залучення облікових даних;
перевірка без перерахування аркушів;
перевірка документів з грифом секретності, відібраних для знищення, особами, які не несуть персональної відповідальності за їх облік та зберігання;
відсутність керівника РСО під час здійснення перевірок;
заміна осіб у ході перевірки;
накопичення документів з грифом секретності у значній кількості;
відсутність перевірки наявності облікових матеріалів після проведеної перевірки знищуваних документів з грифом секретності;
знищення документів з грифом секретності у невстановлених місцях та забороненими засобами;
знищення документів з грифом секретності у разі відсутності належних умов для цього;
знищення документів з грифом секретності особами, які не здійснювали перевірку документів;
неповне знищення документів з грифом секретності;
відсутність контролю за станом місць і засобів знищення;
проставлення позначок до фактичного знищення документів з грифом секретності;
недотримання встановлених строків проставлення позначок;
проставлення позначок особами, які не несуть персональної відповідальності за облік цього виду документів з грифом секретності;
недотримання порядку перевірки правильності й обґрунтованості зроблених позначок про знищення;
одночасна робота з документами, що мають гриф секретності та без грифа секретності;
відсутність контролю за збереженням документів з грифом секретності в процесі їх обліку та використання;
недотримання встановленого порядку зберігання та знищення макулатури з грифом секретності;
незнання виконавцями вимог щодо знищення документів з грифом секретності;
порушення правил доставки документів з грифом секретності у місця знищення ;
відсутність методики знищення документів з грифом секретності;
відсутність системи контролю за дотриманням встановлених вимог до відбору, зберігання та знищення документів з грифом секретності;
самоусунення керівника РСО від контролю за знищенням документів з грифом секретності.
Комплекс заходів щодо попередження дострокового знищення документів з грифом секретності:
наявність і знання основних документів, що встановлюють порядок і правила знищення документів з грифом секретності (інструкції, переліки, методики);
дотримання на практиці вимог та встановленої технології відбору, реєстрації, зберігання, перевірки та знищення документів з грифом секретності;
створення умов виконання всіх вимог методики знищення документів з грифом секретності;
розробка і здійснення системи постійного контролю за виконанням вимог і технології знищення документів з грифом секретності.