Розділ І. ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ

§ 1. Класифікація документів

Документ — основний вид ділового мовлення. Він фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність.

Документ — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу1.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони — писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці дискеті, перфокарті.

ДСТУ 2732 — 94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення. Чинний з 01.07.95.

Загальні вимоги до складання та оформлення документів__________2,

У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яки фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом

Биди документів визначають за такими ознаками:

найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;

походженням — службові (офіційні) й особисті:

•  службові документи створюються організаціями, підпри­ємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку;

•  особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності;

місцем виникнення — внутрішні та зовнішні:

•  внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено;

• зовнішні є результатом спілкування установи з іншими ус­тановами чи організаціями;

призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інфор­маційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо о«ь бового складу;

напрямком —вхідні й вихідні',

формою — стандарті (типові) й індивідуальні (нестандартні):

•  стандартні — це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визна­ченими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення);

•  індивідуальні документи створюються в кожному конкрет­ному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друку­ють або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);

строками виконання—звичайні безстрокові, термінові й ду­же термінові:

• звичайні безстрокові — це такі, які виконуються в порядку загальної черги;

•  термінові — зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма);

• дуже термінові документи з позначенням «дуже терміново»;

ступенем гласності—секретні й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позна­чення «Секретно». Розголошення змісту такого документа призво­дить до кримінальної відповідальності;

стадіями створення — оригінали, копії й виписки:

•  оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою;

• копія — це точне відтворення оригіналу. На копії докумен­та обов'язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись з підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу;

• за потреби відтворити не весь документ, а лише його час­тину, робиться виписка (витяг);

• якщо документ загублено, видається його другий примір­ник — дублікат. Юридичне оригінал і дублікат рівноцінні;

складністю — прості (односкладові) й складні;

строками зберігання — постійного, тривалого (понад 10 ро­ків) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом; .носієм інформації— оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.

Організація роботи з документами та діяльність щодо їх ство­рення називаються діловодством.

§ 2. Формуляр документа

Документи з високим рівнем стандартизації створюють за за­твердженою формою, тобто відповідно до формуляра-зразка.

Кожний документ складається з окремих елементів, які на­зиваються реквізитами.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуяяр-зразок — це модельЗагальні вимоги до складання та оформлення документів побудови однотипних документів. Він передбачає такі реквізити та їх розташування в організаційно-розпорядчих документах:

1) державний герб;

2) емблема організації чи підприємства; І

3) зображення державних нагород; ]

4) код установи, організації, підприємства; !

5) код форми документа;.

6) назва міністерства або відомства (вищої організації або за­мовника);

7) повна назва організації, установи чи підприємства — автора документа;

8) назва структурного підрозділу;

9) індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунка в банку; ,

10) назва виду документа;

11)дата; V

12) індекс;

13) посилання на індекс та дату вхідного документа;

14) місце складання або видання;

15) гриф обмеження доступу до документа;

16) адресат;

17) гриф затвердження;

18)резолюція;

19) заголовок до тексту;

20) відмітка про контроль;

21) текст;

22) відмітка про наявність додатка;

23)підпис;

24) гриф узгодження;

25) візи;

26) печатка;

27) відмітка про засвідчення копій;

28) прізвище виконавця та номер його телефону;

29) відмітка про виконання документа й направлення його до справи;

30) відмітка про перенесення відомостей на машинний носій;

31) відмітка про надходження.

Розрізняють два основні види формулярів — з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Він залежить від змісту, призначення і способу обробки документа. Кожному реквізиту відведене певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання.

Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.

Бланк — це друкована стандартна форма документа з рекві­зитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюють кон­кретними відомостями. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів.

Трафаретний текст — це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

Застосування бланків під час складання документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного ха­рактеру.

§ 3. Основні правила оформлення реквізитів

Під час оформлення документів слід дотримуватися головних правил їх складання, які передбачають правильне написання рек­візитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документові юридичної чинності.Загальні вимоги до складання та оформлення до'ку

		Таблиця 2
ь	Реквізити	Розташування та правили оформлення
1	2	3
[	Державний герб	Посередині   бланка   або   у   кутку   над серединою рядка з назвою організації
)	Емблема організації     чи підприємства	Поряд з назвою організації. Як емблему можна  використовувати  товарний  знак, зареєстрований у встановленому порядку
$	Зображення державних нагород	У верхньому лівому кутку або посередині документа
\	Код підприємства, установи, організації	У верхньому правому кутку
)	Код форми документа	У  верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи
3	Назва міністерства або    відомства, якому підпоряд­ковується установа	У верхньому лівому кутку або посередині сторінки
г	Повна        назва установи,   орга-	У     верхньому    лівому     кутку.     Може наноситися  за допомогою   штампа  або
	нізації  або  під­приємства — ав­тора документа	друкарським способом
!	Назва структурного підрозділу	У верхньому лівому кутку. Дозвопяється друкувати машинописним способом
)	Індекс      підпри­ємства     зв'язку, поштова й теле­графна      адреса, номер телетайгіу, номер телефону, факсу, номер ра­хунка в банку	У верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил: 01054, м. Київ-54, вул. Пирогова, 9, т.221-99-33. На  бланку для  листів  вказується  номер розрахункового    рахунка    у    відділенні банку: розрахунковий рахунок № 1 1632516 в Укрінбанку м. Києва МФО№ 321518

Таблиця 2. Продовження 10

Назва виду документа

Зліва або посередині сторінки. В усіх документах, крім листів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу

11 Дата

Документ датується днем його під­писання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально .відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим спосо­бом (24 серпня 1999 р.) або цифровим — трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік — 17.06.99 (тобто 17 червня 1999 року). У документах матеріально-фінансового ха-ракіеру дата оформляється словесно-цифровим способом

12 Індекс

У верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити опера­тивний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара — індекс структурного підрозділу, друга — номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя — порядковий номер за журналом обліку. Наприклад:

№ 02-10/36, де 02— шифр структурного підроздіїу; 10 — номер справи; 36 — реєстраційний номер документа за жур­налом обліку вхідних документів та канцеляріїЗагальні вимоги до складання та оформлення документів

Таблиця 2. Продовження

13 Посилання на індекс та дату вхідного документа

У верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані у документі ор­ганізацією, яка уклала чи видала доку­мент. Наприклад: на № 02-10/135 від 01.03.96, де 02 — індекс структурного підрозділу; 10 — номер справи за но­менклатурою; 135 — порядковий номер

14 Місце укладання видання чи

У верхній частині сторінки зліва. Містить назву' міста чи населеного пункту, де видається документ

15 Гриф обмеження

З правого боку під кодом форми. Записується з середини рядка «для службового користування», «таємно», «цілком'таємно»

16 Адресат

З правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент — назва установи, під­розділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса -— пишеться з сере­дини нового рядка з великої літери. Якщо документ адресовано до установи, то поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи; коли приватній особі — тоді перед її прізвищем. Наприклад:

Друкарня «Преса України» Головному редакторові Романову В.О.

Никонову Миколі Петровичу вул. Грінченка, буд. 7, кв. 19 Київ-0401004зо

Таблиця 2. Продовження

17 Гриф затвердження

У верхній правій частині документа. За­твердження — спосіб засвідчення доку­мента після його підписання, який санк­ціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження:

— слово ЗАТВЕРДЖУЮ;

— назва посади;

— особистий підпис;

— ініціали та прізвище особи, що затвердила документ;

— дата затвердження.

Наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ директор школи (підпис)  Л.С.СемеНова 07.10.99

18 Резолюція

У правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Складається з таких елементів:

— прізвище та ініціали виконавця, якому відправлений документ;

— вказівка на порядок виконання доку­мента;

——термін виконання документа;

— особистий підпис керівника;

— дата.

Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підроз­діли. Відповідальною за виконання до­кумента є особа, названа в резолюції першою

Загальні вимоги до складання та оформлення документів

Таблиця 2. Продовження

19 Заголовок до. тексту

Друкується малими літерами, розміщу­ється під назвою виду документа відобра­жає головну ідею документа і, здебільшо­го, починається з прийменника «про»; має буй лаконічним і точним, якнайпов-ніше розкривати зміст документа

Відмітка про контроль

21 Текст

З лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа. її простав-ляють за формою «К» або «Контроль»

Складається з таких логічних елементів:

— вступу;

— доказу;

— закінчення.

Розташовується на всю ширину сторінки

(від поля до поля) ________

22 Відмітка про наявність додатка

Ліворуч у верхній половині сторінки. Є два способи оформлення додатків:

1) якщо документ має додатки, згадувані в тексті, або ті, що пояснюють його.зміст, то відмітку про це оформляють так: Додаток: на 2 арк. у 3 прим.;

2) якщо документ має додатки, не зазна­чені в тексті, то їх потрібно перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників: Додаток: «Проект реконструкції ділянки» на 5 арк. у 2 прим.

Якщо додаток залишається у справі, то зазначається:

Додаток: на 2 арк. лише адресатові. У разі великої кількості додатків окремо складається їх список, а в самому доку­менті після тексту зазначається: Додаток: відповідно до списку на 7 арк.

Таблиця 2. Продовження

23 Підпис

Підписують, як правило, перший при­мірник документа. До складу підпису входять:

— зазначення посади (з лівого боку);

— підпис (між назвою посади й прізвищем);

— ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч). Підписи кількох службових осіб на до­кументах розташовуються одна під одною у послідовності, що відповідає посаді. Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакову посаду, то їхні підписи розташовуються на одному рівні:

Директор Директор

зош№277 зош№282

/підпис/ /підпис/

Л.С.Семенова     Ю.Ю. Некрасов Розшифрування   підпису   в   дужки   не береться

24 Гриф узгодження

Розрізняють дві форми узгодження документів — внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) й зов­нішнє (з підвідомчими та непідвідомчими організаціями). Цей реквізит складається із:

— слова «УЗГОДЖЕНО»;

— назви посади службової особи, з якою узгоджується документ, та назви установи;

— особистого підпису;

— його розшифрування;

— дати.

Грифи узгодження розташовуються нижче

від реквізиту «ПІДПИС» або на окремій

сторінці.

Наприклад:

УЗГОДЖЕНО:

Директор зош № 246

/підпис/К.С. Кущаєва

01.09.99Загальні вимоги до складання та оформлення документів

Таблиця 2. Продовження

25 Віза

Внутрішнє узгодження проекту документа

-т- це його візування. Віза складається з:

особистого підпису особи, що візує;

- дати.

У разі потреби зазначається посада особи, що  візує,  і  розшифровується  її  підпис (зазначаються ініціали й прізвище):. Завідувач   кафедри   (підпис)   Б.М.Сайко 28.08.99

Невеликі зауваження (1 — 2 рядки) розташовуються перед візою. У разі внутрішнього узгодження візи ставляться на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візу­ються на примірнику, який лишається в установі

26 Печатка

Печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Пе: чатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвід­чують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки, та інших. Прості пе­чатки мають різну форму: круглу, квад­ратну, трикутну. Герб на них не зо­бражується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі орга­нізації, до розмножених примірників розпо-рядчих документів для їх роз­силання, до довідок з місця роботи і т.д. -*

27 Відмітка про засвідчення копій

У правому верхньому кутку пишеться слово «копія»; під реквізитом «підпис» слово «правильно»; дата; посада вико­навця; підпис і його розшифрування. За потреби підпис завіряється печаткою

2 С. В. Шевчук

Таблиця 2. Продовження

28 Прізвище вико­навця та номер його телефону

Цей реквізит обов'язковий на вихідних документах (листах, довідках, висновках). Складається. з: -

— прізвища виконавця;

—    номера його службового телефону. Вони   ставляться   в   нижньому   лівому кутку  зворотного   або   лицьового   боку останньої сторінки документа

29 Відмітка про ви­конання доку-мента й направ­лення його до справи

Цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа й містить такі відомості:

— стислу довідку про виконання;

— слова «ДО СПРАВИ» та номер справи, до якої має бути підшитий документ;

— дату скерування документа до справи;

— підпис  керівника структурного під­розділу або виконавця

ЗО

Відмітка про перенесення ві­домостей на ма­шинний носій

Розміщується після тексту в нижній час­тині документа. Містить:

— запис «Інформація перенесена на ма­шинний носій»;

— підпис особи, відповідальної за перене­сення даних;

— дату перенесення

31 Відмітка про надходження

Містить:

— скорочену назву організації, що отри­мала документ;

—   дату його надходження.

Ця відмітка робиться від руки чи за допо-

могою гумового штемпеля організації (ре-

єстраційного штампа). Відбиток штампа

містить:

— назву організації;

— дату надходження;

— індекс документа.

Відмітка про надходження розташовується праворуч на нижньому полі лівої сторінки документаЗагальні вимоги до складання та оформлення документів