ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
 
Содержание
Основные операции, проводимые СДОУ.
Организация труда работников СДОУ.
Функции служб документационного обеспечения управления.
Формы организации работы с документами.
Нормирование документационных работ.
Должностные инструкции
Оснащение рабочего места секретаря.
Оснащение рабочего места руководителя.
Условия труда СДОУ.
Список используемой литературы.
 
Выясним для начала, что представляет собой Служба документационного обеспечения управления (СДОУ), каковы ее задачи, функции, проводимые операции и т.д.
Службой документационного обеспечения управления является организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами. Своевременная обработка и передача на разные уровни управленческой информации, которая необходима для осуществления функций являются главными задачами данной службы.
Рассмотрим основные операции, проводимые СДОУ:
Учётно-справочная работа и регистрация документов.
Оформление и выпуск распорядительной документации учреждений.
Проверка соблюдения стандартов на документы.
Изготовление, размножение, копирование служебных документов.
Доставка документов исполнителям и их экспедиционная обработка.
Контроль за исполнением документов.
Использование, формирование, оформление, хранение дел.
К организации труда работников СДОУ предъявляют общие требования. Это централизует работу СДОУ под единым руководством. Централизация разрешает обеспечить оперативное выполнение документационных работ, образовывает чёткие взаимодействия между структурным подразделением, которое входит в СДОУ, повышает качество обработки документов.
Для этого необходимо чёткое организационное построение СДОУ, предпочтение более рациональной формы работы с документами: все учреждения делятся на 4 категории в зависимости от объёма документооборота (количество документов, обрабатываемых учреждением за год) в учреждении первой, второй и третьей категорий. Обработку документов должна осуществлять канцелярия, а в учреждениях 4 категории – секретариат.
Для целесообразной организации рабочих мест и предоставления благоприятных условий труда могут быть использованы методические рекомендации по научной организации труда инженерно технических работников и служащих.
Производительность и качество труда, работоспособность человека, его здоровье зависят от организации рабочего места, обеспечения благоприятных условий труда.
Рассмотрим еще несколько моментов организации труда работников СДОУ.
Нормирование труда работников СДОУ.
Нормированием труда можно обеспечить нормальную загрузку работников в течение дня, недели, месяца, года при стандартном напряжении на рабочем месте, установить критерии, оценки работы каждого сотрудника.
Указаны методические рекомендации по нормированию труда инженерно-технических работников и служащих, типовые нормы времени на работы с документами, выполнение машинописных работ.
Точное разграничение функции между отдельными исполнительными и подразделениями по их квалификации.
В решении этой проблемы поможет разработка и внедрение нормативных документов, инструкции по документированию управленческой деятельности; государственные стандарты, должностные инструкции.
Регламентация количественного и должностного состава, состава персонала СДОУ, повышение его квалификационного и культурного уровня в работе. Количество работников ДОУ рассчитывается по структурным подразделениям и по службе в целом.
Следует исходить из минимальной численности работников по каждой функции документационного обслуживания при организации СДОУ. Она должна определяться в зависимости от объёма документооборота на основе типовых норм времени на документационные работы.
Службы документационного обеспечения управления действуют и в практике управления.
1. Общий отдел относится к органам управления общественных организаций и органам управления на местах. В его состав входят архив, группа контроля, подразделения по учёту и регистрации документов, протокольная и копировально-множительная служба.
2. Управлением делами (министерства, ведомости России) занимается канцелярия инспекция при министре, отделы рационализации делопроизводства, писем (жалоб), центральный архив, секретариат.
3. В подведомственности канцелярии – министерства и ведомства автономных республик.
Функцию СДОУ выполняет в учреждениях, не имеющих данной службы, её секретарь-руководитель или другое выделенное для этого должностное лицо.
В службах документационного обеспечения управления выделяют три категории работников СДОУ.
К первой категории относятся руководители: начальник управления делами, начальник канцелярии, заведующий общим отделом, заведующий секретариатом, заведующий архивом, начальник протокольной части, заведующий машинописным бюро, заведующий стенографическим бюро, начальник отдела писем, начальник инспекции.
В категорию 2 входят специалисты, такие, как инспектор, помощник министра, секретарь министра, методист, архивист, референт, редактор.
И, наконец, к третьей категории относятся технические исполнители: секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка, экспедитор, делопроизводитель, машинистка 1, 2 категории, корректор, стенографист 1, 2 категории.
Выделяют следующие функции служб документационного обеспечения управления:
Контроль за своевременным применением документов, проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя; информирование руководства о процессе исполнения документа и поручения.
Предварительный разбор и подготовка к документационному руководству поступающей корреспонденции по наиболее значимым вопросам; организация документационного обслуживания совещаний, бездокументационное обслуживание работы руководства являются функциями секретаря-руководителя и его заместителей.
Зачисление поступающей корреспонденции, сортировка на регистрирующую и не регистрирующую, разделение по структурным подразделениям учреждения; ведение количественный учёт документов; доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам, отправка исходящей корреспонденции.
Хранение, учёт, приём, использование дел, подлежащих сдаче в архив; подготовка дел к передаче в архив; контроль за правильного формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях все это является функциями архива.
Приём и учёт предприятий, заявлений, жалоб граждан; подготовка и передача на рассмотрение руководству предприятий, заявлений жалоб на исполнение в структурные подразделения; контроль за сроками их исполнения, извещения заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб, формирование дел с предложениями, заявлениями, жалобами и передача их в архив, анализ и обобщение исполнения, организация приёма посетителей.
Учёт и регистрация входящих и исходящих, внутренних документов, ведение справочно-информационного аппарата и поиск информации, проверка правильности исходящих и внутренних документов.
Формы организации работы с документами.
СГСДОУ – это комплекс основных положений, регламентирующих правила, нормативы и рекомендации по ведению делопроизводства в учреждениях начиная с момента поступления или создания до сдачи документов в архив.
Категории учреждения по объёму документооборота.
Документооборот: включает в себя работу с готовыми документами, созданным данным учреждением получаемым извне (приём, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочные работы, формирование дел, хранение и использование документов движ. док. информации по инстанциям.
3 формы организации работы с документами.
1. Централизованная
2. Децентрализованная
3. Смешанная
Централизованная форма: применяется в учреждениях с большим документооборотом. Она предполагает выполнение всех операций с документами в 1 структуре подразделения (канцелярия, общий отдел).
Децентрализованная форма: работа с документами все операции выполняют в структурном подразделении учреждения, как правило разобщённых территориально.
Смешанная форма: используется в крупных учреждениях со сложной структурой и большим объёмом документооборота.
При выборе формы организация работы с документами для конкретного учреждения надо учитывать следующие факторы:
а) объём документооборота.
б) характер работы учреждения, его территориального размещения.
в) структура учреждения и его подразделения.
г) технич. оснащённость.
д) квалифицированные руководители, специалисты и технические исполнители.
Наиболее важен при выборе формы организации работы с документами, объёмом документооборота.
Для определения учреждения по документообороту используют категорийность, предложенную СГСДО.
1 категория: учреждения с объёмом документооборота свыше 100 тысяч документов в год.
2 категория: учреждения с документооборотом от 25 тысяч до 100тысяч в год.
3 категория: учреждения с документооборотом от 10 тысяч до 25 тысяч документов в год.
4 категория: учреждения с документооборотом до 10 тысяч документов в год.
Нормирование документационных работ.
Последовательность