Міністерство освіти і науки України
Національний університет водного господарства і природокористування
Кафедра менеджменту
Реферат з дисципліни
«Основи менеджменту»
на тему:
«Контроль – як функція управління»
План
Вступ
Основні функції менеджменту
Суть і зміст контролю
Процес контролю
Характеристика ефективного контролю
Висновок
Список використаної літератури
Вступ.
У наш час важко назвати більш важливу і багатогранну сферу діяльності, чим управління, або менеджмент, від якого в значній мірі залежать і ефективність виробництва, і якість обслуговування населення.
У зарубіжних країнах накопичений значний досвід управління в області промисловості, торгівлі, кооперації, сільського господарства і т.п. внаслідок безпосередньої участі людей в управлінській діяльності. Він збагачується за рахунок знань основ науки управління, світових досягнень в практичній організації економічних і соціальних процесів.
В Україні поки ще не досягнуті значні успіхи в теоретичному і практичному освоєнні менеджменту.
Реорганізовуються старі структури управління і влади, при цьому використовуються західні моделі управління. Однак механічне перенесення концепції управління з однієї соціокультурної середи в іншу, сліпе копіювання досвіду тієї або іншої держави практичне неможливе і веде до важких економічних і соціальних наслідків. Менеджмент зумовлений такими базисними чинниками, як тип власності, форма державного устрою, міра розвитку ринкових відносин. Тому розвиток сучасного менеджменту в умовах переходу Україні до ринкової економіки в значній мірі залежить від цих чинників.
Упровадження ринкових відносин у практику господарювання вимагає принципової зміни методів управління на всіх рівнях управлінської ієрархії. Це висуває необхідність вивчення нових підходів і форм управління, зокрема, менеджменту як особливого типу управління. Менеджмент як наукова дисципліна пройшов довгий і суперечливий шлях розвитку, і розглядати його, безсумнівно, потрібно з урахуванням історичного досвіду, тих цілей і задач, що ставилися на різних етапах його розвитку. Необхідно підготувати менеджерів до сприйняття сучасних проблем менеджменту крізь історичну призму, що дозволяє зрозуміти логіку розвитку цих проблем.
Метою роботи є ознайомлення і вивчення однієї з таких функцій менеджменту як контроль.
Слово “функція” – від латинського functio, що в перекладі українською мовою означає виконання, коло діяльності, призначення, обов’язок тощо. Функції менеджменту – це види цілеспрямованої діяльності щодо керованого об’єкта, зумовлені кооперацією і поділом праці серед управлінського персоналу. Функції менеджменту вперше в теорії управління класифікував французький учений А. Файоль. Він виділив чотири основних функцій менеджменту: планування, організацію, мотивацію та контроль. Кожна із чотирьох функцій менеджменту є для організації життєво важливою
1. Основні функції менеджменту
Планування як функція менеджменту – це розробка змісту та послідовності дій, направлених на досягнення запланованих цілей управління. Першим кроком у плануванні є розробка наступних цілей: внесення моменту організації діяльності, спонукання менеджерів до погодження своїх щоденних дій з перспективними, контроль фактичних результатів роботи організації.
Основними принципами функції планування є: повнота (охоплення всіх напрямів діяльності організації), точність (кількісні та якісні показники дій), економічність (окупність затрат на планування), безперервність (зміни як у просторі, так і у часі), гнучкість (постійне коригування залежно від ситуації), масовість (залучення виконавців до розробки планів).
Основними методами планування є: метод послідовного опису операцій (у вигляді таблиць тощо), побудова графіків виконання (де передбачено строки виконання і виконавці), сітьове планування (графічне зображення послідовності робіт), метод робочого календаря ( план на короткий період).
Цілі управління – це майбутній стан об’єкта управління, який хоче досягти колектив організації своєю працею.
Основна роль цілей управління – це бути контрольним стандартом, з яким порівнюють фактично досягнуті результати як окрема особа, так і весь колектив. Основними вимогами до цілей є реальність, зрозумілість, кількісна та якісна визначеність, розмежованість тощо. Управління щодо цілей – це метод управління, який об’єднує планування і контроль у сфері людських відносин. Етапи процесу управління за наступними цілями: розробка цілей, планування дій, перевірка й оцінка дій, коригування дій.
Плани класифікують за такими ознаками:
предметами планування (цілей, засобів, процесів)
строками планування (довгострокові, середньострокові, короткострокові, оперативні),
масштабами планування (загальноорганізаційні, галузеві, проектні)
сферами планування (фінансова, виробнича, персоналу тощо).
Основними видами планів є політика організації, обов’язкові документи, процедури, методи, правила, бюджет, програми, проекти, тайм-менеджмент. Політика організації – це напрям розробки управлінських рішень менеджерами організації. Обов’язковий документ – це вказівка, яка надходить в організацію ззовні, з вищих за ієрархією управлінських структур. Процедура – це план багаторазового використання при досягненні цілей. Метод – це типовий план дій, але більш деталізований, ніж процедура. Правило – це принцип регулювання, вказівка, які обов’язково необхідно виконати або застосувати. Бюджет – це план отримання результатів, які показані в кількісному цифровому вимірі, зокрема у грошових сумах. Програма – це план одноразового застосування для прийняття спеціального рішення в межах загальних цілей організації. Проект – це частина загальної програми для щоденної діяльності підрозділу в організації. Тайм-менеджмент – це план менеджера найбільш ефективного використання особистого робочого часу та постійний контроль за його використанням.
Функція організації – це процес систематичного коригування багатьох завдань і взаємовідносин між людьми, що їх виконують.
Організація будь-якого технологічного процесу складається зі структурної організації та організації самого процесу.
Структурна організація – це процес визначення відповідальних за певну функцію в організації та перелік виконавчих органів, згідно з нормами керованості, її апарату управління. Чисельність підлеглих, якими може ефективно керувати одна людина, залежить від можливостей менеджера, кількості його помічників, здібностей працівників, видів виконуваних робіт, їх стандартизації та розміщення робочих зон чи місць.
Організація процесу – це комплекс таких дій менеджера, як формулювання рішень, визначення необхідності ресурсів для виконання рішення, своєчасне доведення рішень до виконавців і контроль за виконанням рішень.
У великих організаціях для визначення відповідальності підлеглих керівник делегує їх повноваження.
Повноваження – це надання підлеглому обмеженого права використовувати ресурси організації та направляти зусилля співробітників на виконання відповідних завдань.
До основних повноважень належать лінійні, рекомендовані, паралельні, функціональні тощо.
Лінійні повноваження – це безпосереднє передавання керівником обмеженого права на розподіл ресурсів підлеглому.
Рекомендовані повноваження – це надання керівником права підлеглому проводити консультації лінійним керівникам за їх проханням.
Паралельні повноваження – це надання керівником права підлеглому відхиляти рішення лінійного керівництва з метою контролю лінійних повноважень.
Функціональні повноваження – це надання керівником права підлеглому як пропонувати, так і забороняти рішення лінійних керівників.
Делегування повноважень – це засіб, за допомогою якого керівники розподіляють між підлеглими багаточисельні завдання, направлені на досягнення цілей усієї організації.Відповідальність (у контексті делегування повноважень) – це відповідальність підлеглого за результати виконання завдання перед своїм керівником. Вона настає тільки після передачі повноважень.
До основних заходів попередження порушень дисципліни належать усні попередження, письмові, штраф, перевід працівника в інший підрозділ, перевід на меншу за рівнем оплати посаду, звільнення.
Мотивація – це процес заохочення себе та інших до праці з метою досягнення особистих цілей або організації.
Як і чому заохочуює людина себе, влучно визначив у свій час А. Сміт. На його думку, природне бажання людей покращити свій добробут і є великим стимулом до праці. Для менеджера є головним завданням знаходити ті стимули, які цікавлять кожного з підлеглих управлінської структури, і використовувати їх в управлінні.
Теоретично мотиваційний процес складається зі стадій виникнення фізіологічних, психологічних або соціальних потреб, шукання шляхів задоволення чи пригнічення або непомічання потреб, визначення напрямів дій, виконання дій, одержання винагороди за виконану дію, усунення потреб.
Основними методами мотивації до праці є застосування “батога та пряника”, психології та сучасної теорії мотивації.
Метод “батога та пряника” – це вплив на людину через наділення або втрату тих чи інших ресурсів.
Метод псигології – це вплив однієї особи в організації на іншу за допомогою слова.
Менеджер, перш ніж говорити слово підлеглому, повинен враховувати його психологічні особливості: здібності, волю, темперамент, сумістність, авторитет тощо.
Сучасні методи мотивації до праці поділяються на змістовні та процесуальні. Змістовні грунтуються на внутрішній мотивах людей, які змушують їх діяти так, а не інакше. Процесуальні – на поведінці людей з урахуванням їх сприйняття та знання.
До змістовних теорій мотивації належать такі: теорія потреб А. Маслоу, теорія Х/У Д. Мак-Грегора, теорія двох факторів Ф. Герцберга, продуктивності Д. Мак-Клелланда, теорія очікувань В. Врума тощо.
А. Маслоу (1908 – 1970) виділяв п’ять видів потреб: фізіологічні, безпеки, належності до певної соціальної групи, поваги до себе і самоствердження.
Д. Мак-Грегор (1906 – 1964) висунув «теорію Х» і «теорію У», у яких характеризував різне ставлення працівників до роботи. За «теорією Х» є люди, які вимагають постійного контролю за їх роботою, і за «теорією У» – ініціативні виконавці.
Д. Мак-Клелланд стверджував ідею потреб людини до досягнень, співучасті, влади.
Ф. Герцберг зробив висновок, що при відсутності незадоволення не може бути задоволення.
В. Врум розробив модель «шлях-ціль», тобто підкреслив роль суб’єктивного вибору шляху для досягнення цілі.
До процесуальних теорій мотивації належать такі: чекання, справедливість, модель Портера-Лоулера тощо.
Теорія справедливості – це суб’єктивна оцінка відповідності отриманої винагороди до затрачених зусиль і співставлення її з винагородою інших працівників, що виконували подібну роботу.
Процес мотивації за Портером-Лоулером залежить від намагань працівника, оцінки своєї ролі у процесі праці, результатів виконаної роботи, винагороди, ступеня задоволення. Усе це об’єднує теорію чекання і справедливості.
Коли основні функції менеджменту притаманні всім організаціям будь-якої галузі народного господарства, то спеціальні – організаціям певних галузей економіки або певним органам управління.
Спеціальні функції менеджменту розподіляються за формою поділу процесу управління на складові частини, наприклад, технологічна підготовка виробництва, матеріально-технічне забезпечення, капітальне будівництво і реконструкція, організація праці і заробітної плати, бухгалтерський облік і фінансова діяльність, зовнішньоекономічний зв’язок тощо.
2. Суть і зміст контролю
Слово “контроль”, як і слово “влада”, породжує перш за все негативні емоції. Для багатьох людей контроль означає перш за все обмеження, примушення, відсутність самостійності і т.д. – словом все те, що прямо протилежне нашим уявленням про свободу особи. Саме через це контроль відноситься до функцій управління, суть яких трактується невірно.
Контроль – це процес забезпечення досягнень організацією своїх цілей. Цей процес складається з встановлення стандартів, вимірів фактично досягнутих результатів і проведення коректувань в тому випадку, якщо досягнуті результати істотно відрізняються від встановлених стандартів.
Керівники розпочинають здійснювати функцію контролю з того самого моменту, коли організація сформулювала цілі завдання. Контроль є невід‘ємним елементом самої суті будь-якої організації, бо ні планування, ні створення організаційних структур, ні мотивацію не можна розглядати в відриві від контролю.
3 основні види контролю: попередній, поточний і заключний.
Попередній. Так він називається тому, що здійснюється до фактичного початку робіт.
Основними засобами здійснення попереднього контролю є реалізація (не створення, а саме реалізація) певних правил, процедур і ліній поведінки. Поскільки ці правила і лінії поведінки виробляються для забезпечення виконання планів, то їх сурове дотримання – це спосіб переконатися, що робота розвивається в потрібному напрямку.
В організаціях попередній контроль використовується в трьох головних напрямках – по відношенню до людських, матеріальних і фінансових ресурсів.
Попередній контроль в області людських ресурсів досягається за рахунок ретельного аналізу тих ділових і професійних знань, які необхідні для виконання тих чи інших посадових обов‘язків.
Попередній контроль матеріальних ресурсів здійснюється шляхом розробки мінімально допустимих рівнів якості і проведення фізичних перевірок відповідності матеріалів, що надходять цим вимогам.
Важливішим засобом попереднього контролю фінансових ресурсів є бюджет, бо дає впевненість, коли організації буде потрібна готівка, то вона буде.
Поточний контроль здійснюється безпосередньо в ході проведених робіт. Частіше всього об‘єктом є підлеглі співробітники, а сам він традиційно є прерогативою їх безпосереднього керівника. Регулярна перевірка роботи підлеглих, обговорення виникаючих проблем і пропозиції по удосконаленню роботи дозволить виключити відхилення від намічених планів. Поточний контроль не проводиться буквально одночасно з виконанням самої роботи. Швидше він базується на вимірах фактичних результатів, одержаних після проведення роботи.
Заключний контроль здійснюється надто пізно, щоб відреагувати на проблеми в момент їх виконання проте він має дві важливі функції.
Перша дає керівництву організації інформацію, необхідну для планування, у випадку, якщо аналогічні роботи передбачається проводити в майбутньому. Порівнюючи фактичні і потрібні результати, керівництво має можливість краще оцінити, наскільки реально були складені плани.
Друга заключається в тому, що сприяти мотивації. Якщо мотиваційні винагороди залежать від результатів, то виміряти треба їх точно і об‘єктивно.
3. Процес контролю
В процедурі контролю є три чітко виражених етапи:
Розробка стандартів і критеріїв;
Співставлення з ними реальних результатів;
Прийняття необхідних коректуючих дій.
На кожному з цих етапів реалізується комплекс різних заходів.
Перший етап – “Встановлення стандартів” демонструє, наскільки близько злиті функції контролю і планування.
Стандарти – це конкретні цілі, прогрес у відношенні яких піддається вимірам. Цілі, які можуть бути використані, як стандарти для контролю, характеризуються наявністю тимчасових рамок, в яких повинна бути виконана робота і конкретного критерію по відношенню до якого оцінюється ступінь виконання роботи.
Наприклад: Одержати прибутки в 1992р. 1 млн. доларів, конкретний критерій (1 млн.дол.) і певний проміжок часу (рік) називаються результативними. Показник результативності точно визначає те, що потрібно одержати, для того, щоб досягнути цілі. Ці показники дають можливість співставити реально зроблену роботу з запланованою.
Другий етап “Співставлення досягнутих результатів з встановленими стандартами”.
На цьому етапі менеджер повинен визначити, наскільки досягнуті результати відповідають тому, чого він чекав.
При цьому менеджер приймає ще одне важливе рішення: наскільки допустимі відхилення від стандартів.
Наприклад: Ви запланували в тиждень реалізувати продукції на суму 1млн.дол. Фактично реалізували на 980 тисяч. Чи варто хвилюватися? Мабуть ні. Ви просто будете знати, що на наступний тиждень треба реалізувати продукції на суму більше 1млн.дол. Тобто в середньому треба реалізувати на 1млн., але не обов‘язково щонеділі по 1млн. Але для цього необхідно встановити масштаб допустимих відхилень і принцип виключення. Масштаб допустимих відхилень, це коли в певних межах відхилення від передбачених результатів не повинна викликати тривоги.
Принцип виключення заключається в тому, що система може спрацьовувати тільки при наявності помітних відхилень від стандартів.
Після оцінки процес контролю переходить в третій етап “Прийняття необхідних коректуючих дій”. При якому менеджер повинен обрати одну з 3-х ліній поведінки: нічого не приймати? Усунути відхилення, переглянути стандарт.
Нічого не приймати. Основна мета контролю полягає в тому, щоб добитися такого положення, при якому процес управління організацією дійсно змушував би її дійсно функціонувати у відповідності з планом.
Усунути відхилення. Система контролю, яка не дозволяє усунути серйозні відхилення, перш ніж вони переростуть у крупні проблеми, беззмістовна і непотрібна. Природньо, що проведене коригування повинно концентруватися на усуненні справжньої причини відхилення. Це повинно бути обов‘язковою програмою дій, щоб повернути організацію до правильних дій.
Перегляд стандартів. Не всі помітні відхилення від стандартів слід усувати. Іноді самі стандарти можуть виявитись нереальними, тому що вони базуються на планах, а плани – це лише прогнози майбутнього.
Стандарти можуть переглядатися в сторону підвищення (якщо фірма діє успішно), і в сторону зниження (якщо стандарти виконати важко).
Рекомендації науки по поведінці по проведенню ефективного контролю.
Встановлюйте двосотроннє спілкування. Якщо у підлеглого виникають питання, люди повинні знати, що стандарти, які використовуються для оцінки їх діяльності, дійсно достатньо повно і об‘єктивно відображають їх роботу.
Встановлюйте двосотроннє спілкування. Якщо у підлеглого виникають якісь проблеми з системою контролю, то в нього повинна бути можливість відкрито обговорити їх, не боячись, що керівництво буде ображатись на це.
Уникайте надмірного контролю. Керівництво не повинне перевантажувати своїх підлеглих багаточисельними формами контролю, бо вони будуть поглинати всю їх увагу.
Встановлюйте жорсткі, але такі, що можна досягти стандарти. Чіткий і ясний стандарт створює мотивацію вже тим, що точно говорить працівникам, чого чекає від них організація, але ці цілі повинні бути реальними.
Винагороджуйте за досягнення стандарту. Це буде мотивувати співробітників на повну самовіддачу на користь організації.
4. Характеристика ефективного контролю
Для того, щоб контроль міг використовувати своє справжнє завдання, він повинен мати наступні властивості:
стратегічна направленість, тобто відображати загальні пріоритети організації і підтримувати їх.
Орієнтація на результати. Кінцева мета контролю заключається в тому, щоб зібрати інформацію, встановити стандарти і виявити проблеми, в тому, щоб вирішити завдання, що стоять перед організацією.
Відповідність справі, тобто об‘єктивно вимірювати і оцінювати те, що дійсно важливо.
Своєчасність контролю заключається не у виключно високій швидкості або частоті проведення, а в погодинному інтервалі, між проведенням оцінок, який адекватно відповідає явищу, що контролюється.
Гнучкість контролю. – Простота контролю. Надлишкова складність контролю веде до безпорядку.
Економічність контролю. Будь-який контроль, який коштує більше ніж він дає для досягнення цілей, не покращує контролю над ситуацією, а спрямовує роботу по неправильному шляху, що є ще одним синонімом втрати контролю
Інформаційно-управлячі системи в плануванні і контролі (ІУС).
ІУС – це формальна система, яка поставляє керівникам інформацію, необхідну їм для прийняття рішень. Ефективна ІУС приймає до уваги відмінності між рівнями управління, сферами дії, а також зовнішніми обставинами і дає кожному керівникові інформацію тільки того типу і якості, яка йому необхідна.
Основними етапами створення ІУС є аналіз системи прийняття рішень, проектування системи обробки інформації, а також створення системи управляючих впливів і її контроль.
Для підвищення ефективності ІУС необхідно залучити користувачів до процесу створення системи, проводити навчання користувачів, концентрувати увагу лише на потрібній інформації, забезпечувати високі економічні показники роботи системи, отримувати необхідний штат технічних працівників для її обслуговування, проводити тестування ІУС, а також модернізувати її у відповідності з виникаючими змінами.
Висновок
Ефективне становлення ринкових відносин в Україні багато в чому визначається формуванням сучасних управлінських відносин, підвищенням керованості економіки. Саме менеджмент, управління забезпечує зв'язаність, інтеграцію економічних процесів в організації.
Менеджмент -- найважливіше поняття в ринковій економіці. Його вивчають економісти, підприємці, фінансисти, банкіри і всі, хто стосується бізнесу.
«Управляти -- означає вести підприємство до його мети, витягуючи максимум можливості з існуючих ресурсів». Фахівцям нового годині необхідні глибокі знання по менеджменту, а для цього треба чітко представляти суть і поняття менеджменту.
Зміна умов виробничої діяльності, необхідність адекватного пристосування до неї системи управління, позначаються не тільки на удосконалюванні його організації, але і на перерозподілі функцій управління по рівнях відповідальності, формам їхньої взаємодії і т.д. Мова йде насамперед про таку систему управління (принципах, функціях, методах, організаційній структурі), що породжена об’єктивною необхідністю і закономірностями ринкової системи господарювання, зв’язаними з задоволенням у першу чергу індивідуальних потреб, забезпеченням зацікавленості працівників у найвищих кінцевих результатах, що ростуть доходами населення, регулюванням товарно-грошових відносин, широким використанням новітніх досягнень науково-технічної революції. Усе це жадає від промислових фірм, адаптації до ринкових умов, подолання виникаючих протиріч в економічному і науково-технічному процесах. Першорядна задача менеджменту полягає в створенні організаційної культури, творчого інноваційного клімату, що стимулюють працівників на нововведення. Керівники підприємств покликані стати ініціаторами в області реалізації технологічних і організаційних змін.
Тому, найважливішим фактором успіху, стає безупинне теоретичне і практичне навчання керівників нового типу: високопрофесійних, компетентних у широкому колі економічних, соціальних і технологічних питань, з високим почуттям відповідальності за результати діяльності підприємства.
Яким би прогресивним і передової ні був закордонний досвід, цінність його складається не тільки в тім, щоб служити зразком для наслідування, але головним чином у тім, щоб бути ключем до аналізу власного досвіду і практики, вміти в них розібратися й одержати матеріал для порівнянь і зіставлень.
Сучасна теорія і практика менеджменту, здобувають особливе значення:
По-перше, перехід української економіки на ринкові відносини вимагає вивчення форм і методів управління, на рівні основної господарської ланки — виробничого відділення (малі підприємства). Практичне використання такого досвіду, на вітчизняних підприємствах — одна з першочергових задач.
По-друге, широкий вихід вітчизняних малих підприємств на ринки, обумовлюють необхідність глибокого вивчення і знання практики менеджменту.
Це висуває високі вимоги до підготовки фахівців-менеджерів і в першу чергу тих, котрі будуть зайняті в економічній сфері діяльності і зв’язані з підготовкою і прийняттям рішень у цій області. Знання ними проблем теорії і практики менеджменту є обов’язковим.
Список використаної літератури
Бабаев Л.В. Малий бізнес. Ринок і суспільство. 1—2. М — МП. 1992.
Сучасний менеджмент: теорія і практика/під. Ред. Г. В. Щекіна – К. МЗУУП,1994
Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. – 3-е изд. – М.: Гардарики, 1999. – 528 с.
Завадський Й.С. Менеджмент: «Management». – 2-е. вид. – К.: Українсько-фінський інститут менеджменту і бізнесу, 1998. – Т. 1. – 542 с.
Колот А.М. Мотивація, стимулювання й оцінка персоналу: Навч. посібник. – К.: КНЕУ, 1998. – 224 с.
Кредісов А.І., Панченко С.Г., Кредісов В.А. Менеджмент для керівників. – К.: Т-во «Знання», КОО, 1999. – 556 с.
Кузьмін О.Є. Сучасний менеджмент: Навчально-прикладний посібник. – Львів: Центр Європи, 1995. – 176 с.
www.studentu.org.ua
www.examen.od.ua