Міністерство освіти і науки України
Національний університет водного господарства та природокористування
Кафедра менеджменту
Реферат
з дисципліни „Основи менеджменту”
на тему:
Процес та етапи управлінського контролю


Зміст
Вступ……………………………………………………………………………………….3
Процеси управлінського контролю………………………………………………….4
Функції контролю…………………………………………………………………….4
функції управління на сучасному етапі……………………………………………..5
принципи управлінського контролю………………………………………………..6
Етапи управлінського контролю……………………………………………………..9
Зовнішній та внутрішній контроль………………………………………………...10
Висновок………………………………………………………………………………….13
Список використаної літератури………………………………………………………..14
Вступ
В цьому рефераті відкривається досить цікава тема, а саме «процеси та етапи управлінського контролю».
Ефективне управління організацією неможливе без чітко налагодженої системи контролю за результатами діяльності і процесами, що протікають усередині неї і в зовнішньому оточенні. Вивчивши матеріал даного розділу, можна дізнатися, для чого потрібен контроль, яким правилам він підкоряється, на що направлений, з яких етапів складається процес контролю, які його різновиди існують.
Процеси управлінського контролю:
1.1. Функція контролю.
Контроль – це особливий вид діяльності на підприємстві, який зосереджений на спостереженні за процесом управління та на його оцінці. Контроль є кінцевою функцією менеджменту. У самому загальному виді контроль означає процес порівняння (зіставлення) фактично досягнутих результатів із запланованими.
Деякі організації створили цілі системи контролю. Їх функції складаються в посередництві між планами і діяльністю, тобто система контролю забезпечує зворотний зв’язок між чеканнями, визначеними первісними планами менеджменту, і реальними показниками діяльності організації. І той, хто має сучасні і точні системи контролю, має більше шансів вижити. Для менеджменту характерно велика кількість не тільки різних видів планів, але і видів і систем контролю. Усі системи контролю завжди базувалися на ідеї зворотного зв’язку, а саме: вони зіставляють реальні досягнення з прогнозними даними. У результаті установлюються відхилення для того, щоб або виправити негативні впливи, або підсилити дію, якщо результати позитивні.
Контроль є таким типом діяльності щодо управління, який дає змогу вчасно виявити проблеми, розробити і здійснити заходи, спрямовані на коригування ходу та змісту робіт в організації до того часу, коли проблеми набудуть ознак кризи.
Остаточна мета контролю полягає в тому, щоб обслуговувати різні плани і цілі менеджменту.
Безсумнівно, що в майбутніх контрольних системах будуть використані нові пристосування і нові досягнення, однак базис, на якому вони створюються, залишиться тим же.
Функція контролю не є кінцевим пунктом усього процесу управління організацією. На практиці такого кінцевого пункту не існує взагалі, тому що кожна управлінська функція спонукувана інший. Виникає свого роду поступовий круговий рух. Наприклад, інформація, отримана в процесі контролю, може використовуватися на етапі планування, організації і мотивації співробітників.
Менеджери високого рівня велику частину свого робочого часу витрачають на здійснення функцій планування і контролю, а більш низького рівня більше зайняті підбором кадрів, організацією їхньої праці. Однак на всіх рівнях управління вони у визначеній мірі використовують і виконують усі чотири функції управління: планування, організації, мотивації і контролю. Менеджерів на всіх рівнях оцінюють по двох основних критеріях: результативності (тобто можливості досягти бажаного результату) і ефективності (можливості досягти результату з найменшими витратами).
Кожна функція менеджменту являє собою сферу дії визначеного процесу управління, а система управління конкретним видом діяльності - це сукупність функцій, зв’язаних єдиним управлінським циклом. Основні функції мають самостійність і випливають одна за іншою поки кожна конкретна не виконається.
1.2. Функції управління на сучасному етапі.
Проблема дослідження функцій управління в сучасних умовах є найбільш актуальною, суперечливою і трудомісткою. Функції управління не є незмінними, раз і назавжди сформованими. Вони постійно модифікуються і поглиблюються. Розвиток і поглиблення кожної з розглянутих функцій управління відбувається не тільки під впливом внутрішніх закономірностей їхнього удосконалювання, але і під впливом вимог розвитку інших функцій.
Розвиток кожної з функцій управління обумовлюється впливом об'єктивних вимог. Будучи частиною загальної системи управління, кожна з функцій повинна удосконалюватися в напрямку, зумовлюваному загальними цілями і задачами в конкретних умовах. Це приводить до зміни змісту кожної функції.
Так, зміст поняття «маркетинг» спочатку було зв'язано зі збором і аналізом усіх факторів, що відносяться до сфери звертання товарів і послуг, забезпечення збуту продукції. Але надалі зміст цього поняття перетерпіло істотні зміни і йому стали додавати принципово нове значення.
Функція планування також придбала якісно нові риси й особливості. Ця функція розвивається і доповнюється нині функцією маркетингу.
У зв'язку з цим помітні зміни перетерпіло зміст функції контролю, що тісно зв'язаний зі здійсненням функції планування і сприяє його більш повної реалізації.
Концепція маркетингу за багато років свого існування перетерпіла ряд змін. Сьогодні найбільшу популярність придбала модель “маркетингового управління”, тобто довгострокового планування і прогнозування, що спирається на дослідженнях ринку, поводження і звичок покупця, використання комплексних методів формування попиту і стимулювання посередників, задоволення потреб конкретних цільових груп покупців. У центрі сучасної концепції маркетингу знаходиться споживач. І якщо до останнього часу можливість одержання його “рентгенівського знімка” представлялася практично не реальною, то зі становленням інтерактивних каналів зв'язку мрії про “прозорий” покупці стали здобувати реальні форми.
Сучасне суспільство надає усе більшій кількості своїх членів право вибору при покупці товарів і послуг. І вибір цей у першу чергу базується на якості обслуговування. Споживач вже оцінив переваги інтерактивного контакту з продавцем, головними з який є швидка реакція на запити, висока швидкість виконання замовлень, зручність одержання майже необмеженої інформації.
Відмінною рисою INTERNET як нової інфраструктури маркетингу і збуту є той факт, що тут поки не діє основний принцип ринкової економіки: попит народжує пропозицію. Досвід багатьох країн свідчить, що не споживач визначає обсяг цифрових послуг. Навпроти, постачальники і виробники дійдуть висновку про необхідність сплигнути на підніжку експресу, що відходить, “INTERNET”. І розуміється це не тільки питаннями престижу, але і побоюванням, що кращі місця на цьому перспективному ринку розхапають інші.
1.3.Принципи управлінського контролю.
Функції контролю
Помилки в процесі контролю
Контроль є однією з основних функцій управління. Він включає діяльність по формуванню його стандартів, перевірці і оцінці їх виконання, здійсненню коректуючих кроків.
По мірі обхвату об'єкту контроль може бути суцільним або вибірковим (при перевірці великої партії виробів об'єкти відбираються і випробовуються навмання); вимагати або не вимагати руйнування останніх; відбуватися в нормальному або посиленому режимі. Контроль здійснюється керівником, спеціально призначеними для цього особами (контролерами), а також самими працівниками (самоконтроль).
Контролю підлягають перш за все: найважливіші характеристики виробничого, технічного, кадрового потенціалу, фінансового стану фірми; проміжні і кінцеві результати виконання планових завдань; показники витрачання ресурсів; економічна ефективність і якість; величина запасів і інші.
Контроль вирішує в системі управління декілька задач.
По-перше, допомагає вивчити становище справ в організації і виявити в її внутрішньому або зовнішньому середовищі чинники, які можуть зробити істотний вплив на її діяльність.
По-друге, дозволяє відстежити недостатньо чітко виражені тенденції розвитку, їх напрям, глибину і відповідно скоректувати плани.
По-третє, контроль допомагає своєчасно виявити неминучі в роботі будь-якої організації порушення і вади, помилки, промахи і оперативно вжити необхідні заходи для їх усунення.
По-четверте, результати контролю служать основою оцінки і винагороди персоналу.
По-п'яте, контроль орієнтує, на що потрібно звертати особливу увагу надалі.
В процесі контролю можуть мати місце об'єктивні і суб'єктивні помилки. До ним можна віднести: контроль випадково, що не попереджує відхилення, а здійснюваний їм навздогін; тотальний контроль, що породжує несамостійність і утриманство людей; відсутність інформування контрольованих про результати; поверхневий контроль з недовір'я, наприклад за відсутністю з робочого місця і ін.
основні поняття
Контроль — діяльність по формуванню стандартів управління, перевірці і оцінці їх виконання, здійсненню коректуючих кроків.
Завдання контролю: вивчає положення справ в організації; відстежує тенденції її розвитку; виявляє порушення і помилки; є основою винагороди; орієнтує, на що потрібно звертати увагу.
яким повинен бути контроль?
Контроль здійснюється відповідно до певних принципів. Перш за все, він повинен бути всеосяжним, тобто тримати в полі зору основні сфери діяльності організації і процеси, що протікають в ній. Зрозуміло, йдеться не про дріб'язковість, вимозі перевіряти все — це дорого і практично неможливо. Тут потрібен розумний підхід, що дозволяє разом з тим одержати достатньо повну і об'єктивну картину того, що відбувається.
Такий контроль не під силу одній людині або невеликій групі людей. До нього потрібно привертати весь персонал організації або його значну частину, бо кращий контроль — це самоконтроль зацікавлених в результатах своєї праці виконавців.
Система контролю повинна мати чітку стратегічну спрямованість, задану пріоритетами розвитку організації. Другорядні сфери її діяльності ретельно перевіряти доцільно далеко не завжди, а деякі і зовсім не має сенсу, оскільки це відволікає багато сил і засобів.
Головна мета контролю — не пошук, а запобігання помилкам, що значно дешевше. Тому контроль є невід'ємним елементом процесу планування на всіх його стадіях.
Ефективний контроль повинен пов'язуватися не тільки з процесом планування, але і із змінами в структурі організації і системі управління нею, тому важливою вимогою, що пред'являється до нього, є гнучкість.
Контроль повинен бути своєчасним, дозволяти усувати порушення перш, ніж вони приймуть небезпечні розміри, інакше він буде вічний спізнюватися і виявиться на практиці даремним.
Важливою вимогою до системи контролю є економічність. Остання означає, що вигоди, приношувані контролем, повинні перевищувати витрати на його проведення. Тому мінімізуються всі пов'язані з контролем витрати на технічні засоби, збір, переробку і зберігання інформації. Відсутність економічного ефекту від контролю свідчить про те, що він не покращує ступені володіння керівництвом реальною ситуацією.
Ефективний контроль індивідуалізувався, націлений на конкретні процеси, результати, вимагає обліку особистих якостей людей, їх положення, зв'язків в колективі.
Орієнтованість на людину означає не тільки об'єктивність контролю, але і його доброзичливість, виключення якого б то не було стеження за людьми, пошуків «козлів відпущення», створення сприятливого морально-психологічного клімату. А це можливо лише в умовах максимальної відвертості, гласності його проведення.
В той же час, бажано уникати надмірного контролю над людьми, тим більше з недовіри до ним, бо окрім марної трати засобів і зайвих емоцій це нічого не дає. З іншого боку, слабкий контроль, а тим більше безконтрольність є ознакою, що свідчить про байдуже відношення керівництва до людей і справ організації. Потрібно мати на увазі, що можливість зайвий раз поговорити з керівником, встановити з ним тісний контакт, обговорити всілякі проблеми відповідає бажанню більшості виконавців.
Нарешті, контроль повинен відповідати характеру контрольованого процесу, а мета його — бути зрозумілою всім.
основні поняття
Вимоги до організації контролю:
— залучення максимального числа співробітників;
— спрямованість на запобігання помилкам;
— гнучкість;
— своєчасність;
— економічність;
— індивідуалізованість;
— орієнтованість на людину.
2.Етапи процесу контролю
Процес контролю складається з декількох етапів. Спочатку визначаються параметри функціонування і розвитку організації, які необхідно контролювати, і джерела інформації про них. Ці параметри на практиці приймають вид різного роду стандартів і нормативів, що відображають закладені в плани завдання. Може йтися про нормативи витрачання матеріальних ресурсів на одиницю продукції або об'єм робіт, нормах грошових витрат, показниках ефективності, термінах виконання або тривалості тих або інших робіт і т.п.
До нормативів і стандартів пред'являються такі вимоги, як наукова обгрунтованість, гнучкість (здатність змінюватися відповідно до нових умов), надійність, здійснимість в звичайних умовах (дуже високі нормативи лякають, а дуже низькі — розхолоджують)., точність віддзеркалення реальних процесів. Відповідність цим вимогам дозволяє нормативам служити критеріями оцінки підрозділів і окремих осіб.
Не все, що потрібно контролювати, вдається виразити в кількісних показниках, наприклад морально-психологічний клімат в колективі. Це ускладнює процес контролю. Але у ряді випадків останній можна здійснити, орієнтуючись, скажімо, на різні реакції людей.
Потім створюється модель функціонування організації, де відображаються потоки ресурсів, інформації, місця утворення проміжних і кінцевих результатів. Ці так звані «точки контролю» є найбільш відповідними місцями для спостережень і вимірювань.
Вимірювання — найбільш трудомісткий і дорогий елемент контролю. На них припадає левова частка витрат. Саме величина останніх часто і зумовлює, чи варто займатися контролем. Адже його завдання полягає, перш за все, в знаходженні шляхів скорочення витрат, а не в їх збільшенні.
В процесі спостережень накопичується інформація про стан і результати функціонування об'єкту контролю. Вона повинна бути точною, такою, що дає можливість ухвалювати обгрунтовані рішення.
Інформація зіставляється з нормативами, що дозволяє визначити, є чи ні відхилення від них, наскільки ці відхилення знаходяться в межах допустимого, чи не пора здійснювати ті, що коректують дії і якщо діяти — то як, з якою інтенсивністю. Тут найважче — оцінити фактичну ситуацію і визначити, чи мають насправді місце відхилення, оскільки іноді самі стандарти можуть виявитися нереальними.
Допустиму величину відхилень, в межах якої вони не повинні викликати тривоги, встановлює вище керівництво фірми. При цьому дуже важлива точність, бо, якщо допустимий масштаб їх дуже великий, можна вчасно не відмітити проблеми, і фактичні відхилення стануть загрозливими. Якщо ж він незначний, організація реагуватиме на будь-які відхилення, що руйнівно.
Нарешті, що завершує етап процесу контролю полягає в коректуванні діяльності організації: перегляді цілей, планів, перерозподілі завдань, вдосконаленні технології виробництва і управління.
Але до неї потрібно відноситися вельми обережно. Якщо справи йдуть непогано і поставлені цілі в основному досягаються, краще не вносити зайвих змін. Адже, за винятком особливих випадків, ті або інші відхилення далеко не завжди порушують нормальний хід роботи і не так вже значно впливають на кінцеві результати. Тим часом, боротьба з ними обходиться недешево, тому її, по можливості, прагнуть уникати.
На практиці існують два шляхи коректуючих дій. Перший полягає в усуненні причин, що породжують відхилення, їх ліквідації або нейтралізації. Другий шлях полягає в зміні самих стандартів діяльності, які можуть бути і помилковими, оскільки, наприклад, часто встановлюються на основі прогнозів.
основні поняття
Етапи контролю:
1. Виявлення параметрів діяльності організації, що підлягають контролю (стандарти, нормативи тощо).
2. Створення моделі функціонування організації і визначення «точок контролю».
3. Здійснення спостережень і обробка інформації.
4. Ухвалення і виконання рішень про коректуючі дії.
2.1.Зовнішній і внутрішній контроль
Контроль ділиться на внутрішній і зовнішній. Зовнішній здійснюється керівництвом або спеціальними співробітниками — контролерами. При внутрішньому контролі виконавці самі стежать за своєю роботою, її результатами і вносять, в міру необхідності, зміни у власну діяльність.
Ідея зовнішнього контролю грунтується на тому непорушному факті, що люди краще виконують свої обов'язки, якщо знають, що за. ними спостерігає керівник або спеціальний співробітник (уявіть, що відбудеться, якщо викладач раптом покине аудиторію). Психологи вважають, що на це є декілька причин.
Найбільш очевидна полягає в тому, що за наслідками контролю відбувається оцінка персоналу і пов'язані з нею заохочення, покарання, просування по службі.
Пильний контроль може означати також, що даній сфері діяльності керівництво надає велике значення. Тому за неї варто триматися і проявити хоч би показну старанність.
Нарешті, оскільки підсумки контролю звичайно широко освітлюються в колективі, багато хто прагне працювати краще, для того, щоб прославитися. Іншими словами, додаткова старанність виявляється тут унаслідок честолюбства.
Тому систему контролю необхідно конструювати так, щоб запобігти поведінці, орієнтованій на перевіряючих.
По-перше, повинна бути передбачена так званий «захист від хитруна». Таким терміном позначають тих, хто, нічого не роблячи, намагається створити видимість активної і добросовісної роботи, показати керівництву не те, що є насправді, а то, що воно бажало б бачити. Ради подібної показухи закидаються дійсно важливі і потрібні справи, блокується важлива інформація, що ставить під сумнів «досягнення», представляються «дуті» показники. Приклади таких дій удосталь можна знайти в гоголівському «Ревізорі».
Чим вищий ступінь бюрократизації управління організацією, тим частіше подібна орієнтована на контроль поведінка співробітників має місце. Вони більше часу витрачають на обман начальства, чим на виконання власних обов'язків. Особливо часто це буває, якщо чітко визначені вимоги до роботи, а результат не проходить ринкову оцінку споживачем.
По-друге, цілі, які ставляться перед людьми при системі зовнішнього контролю, повинні бути достатньо важкими, такими, що не дають виконавцям «засинати на ходу», що не залишають лазівок для ледарів. Вважається, що найбільшою мірою вони стимулюють тоді, коли у виконавця є 50%-а упевненість в їх досягненні.
По-третє, за підсумками зовнішнього контролю обов'язково повинне слідувати заохочення, а якщо необхідно, і покарання.
Сьогодні разом із зовнішнім всього більшого поширення набуває так званий внутрішній контроль, або самоконтроль. У його рамках працівникам надається право самим стежити за ходом виробництва, результатами виконання завдань. Самоконтроль ефективний в умовах сприятливого морально-психологічного клімату, що дозволяє виконавцям трудитися легко і вільно, брати активну участь в постановці цілей своєї діяльності, вчасно виявляти проблеми і знаходити шляхи їх рішення.
На практиці внутрішній і зовнішній контроль застосовуються в певному співвідношенні, залежному:
— стилю керівництва організацією (при авторитарному, коли менеджер тримає себе по відношенню до підлеглих деспотично, переважає зовнішній контроль; при демократичному — самоконтроль);
— можливості одержати надійну оцінку результатів діяльності працівників і запитати з них персонально за доручену справу. Якщо така можливість є, переважно зовнішній контроль; інакше — внутрішній (творчу діяльність наприклад контролювати, неможливо);
— характеру підлеглих (для недобросовісних, неакуратних людей більше підходить зовнішній контроль; для добросовісних і педантичних — внутрішній); буває, що з ледарями і прогульниками батьки разом вивчають уроки, у щоденники ж відмінників навіть і не заглядають;
— взаємостосунків в колективі (при сприятливих краще внутрішній контроль; при несприятливих — зовнішній, дозволяючий вольовим шляхом згладжувати або запобігати можливим конфліктам);
— прийнятої системи винагороди за результати діяльності (в умовах переважання індивідуальних форм на першому місці знаходиться зовнішній контроль; при колективних — внутрішній).
основні поняття
Зовнішній контроль — здійснюється керівниками і спеціальними працівниками (контролерами).
Умови успіху: наявність «захисту від хитруна»; оптимальна трудність завдань; заохочення по підсумках.
Внутрішній контроль (самоконтроль) — здійснюється самими співробітниками з метою виявлення слабких місць, резервів.
Умови успіху: наявність сприятливого морально-психологічного клімату, надання виконавцям можливості самостійно визначати завдання і основні параметри своєї діяльності.
Чинники, що впливають на співвідношення зовнішнього і внутрішнього контролю:
стиль керівництва організацією;
можливість одержати надійну оцінку діяльності виконавців;
характер підлеглих;
взаємостосунки в колективі;
прийнята система винагороди.
Висновок
Контроль є однією з основних функцій управління. Він включає діяльність по формуванню його, стандартів, перевірці і оцінці їх виконання здійснюється коректуючи кроки.
Це досить складна тема і одним рефератом її розкрити не можливо, але ми все-таки торкнулися основних розділів контролю, а саме: система управлінського контролю, головної мети управлінського контролю, основні поняття, принципи та етапи управлінського контролю. Намагалися побудувати складні внутрішню та зовнішню систему контролю, в чому полягає основна суть.
Список використаної літератури.
1.Віханський О. С., Наумов О. І. Менеджмент : Підручник. – М.: Гардарики, 1999.
2. Веснін В.Р. «Основи менеджменту», М., - 1997.
3. Галькевич Р.С. Набоков В.И. «Основи менеджменту», М., - 1998.
4. Герчикова И.Н. «Менеджмент: підручник для вузів».
5. Кабанов А.Я. «Управління персоналом організації» 1997.
6.Кредісов А. І. Панченко Є. Г. , Кредісов В. А. Менеджмент для керівників. – К.: “Знання” КОО, 1999.
7. Ленд П.Е. «Менеджмент - мистецтво управляти»1995.
8. Максимцов М.М. Ігнатьєва А.В. «Менеджмент»1998.