Обычно в компетенцию главы протокольного отдела входит
планирование и проведение государственных церемоний. Помимо дней независимости,
для празднования которых устанавливается фиксированная дата, церемонии
проводятся по поводу: инаугураций, визитов, юбилеев государственного значения
и похорон.
Для проведения вышеуказанных мероприятий детальные планы
составляются предварительно за несколько недель или даже месяцев (исключения возможны лишь в случае
похорон), и Министерство проводит консультации с дуайеном дипломатического
корпуса, если весь дипломатический корпус вовлечен в их разработку.
При подготовке большинства мероприятий
важна координация действий между различными учреждениями, и в обычную практику
входит создание ad hoc (лат. для
данного случая, специальный. —- Примеч. ред.) комитетов
по планированию и координационных комитетов, в которые могут входить
представители полиции (для контроля за парковкой и регулированием дорожного
движения), армии (для формирования оркестра и почетного караула), представители
прессы, гражданских властей и, если ожидается присутствие — в любом количестве — иностранных гостей, работники таможни, иммиграционной службы и
аэропорта.
В случае визита главы зарубежного
государства, члена правительства или иного высокого гостя глава соответствующего
дипломатического представительства приглашается на все официальные собрания и
вечера, которые посещает вышеуказанное лицо, и наоборот, высокопоставленный визитер
принимает гостей в резиденции главы представительства либо в другом месте,
соответствующем рангу и положению гостя (по принципу: глава представляемого
государства принимает главу государства пребывания, министр иностранных дел
представляемого государства — министра
иностранных дел государства пребывания, глава церкви — главу церкви).
Официальный дипломатический визит начинается в тот момент, когда
лицо, наносящее визит, прибывает в столицу государства (что
является первым пунктом в программе визита), и именно в месте прибытия
происходит церемония его официального приема. Во время приема звучит национальный
гимн государства, которое представляет визитер, отдается честь его
национальному флагу и выставляется почетный караул. Если порт, аэропорт или
пограничный участок, на который прибывает высокий гость, находится на
значительном удалении от столицы, его может встречать и сопровождать до столицы
официальный представитель или представители местных властей. Организуется специальный
мотоциклетный или конный эскорт, сам визитер размещается в повозке или в
автомобиле (в зависимости от расстояния). Общим правилом при рассадке официальных
гостей в процессии является размещение их в транспортных средствах по
старшинству в убывающем порядке, причем лицо, которому по старшинству отдается
предпочтение, садится за флагом.
В общепризнанную практику входит приглашение официальным гостем
принимающего его лица нанести ответный визит в представляемое им государство
по прошествии некоторого времени.